Hämeen ammatti-instituutti on monialainen toisen asteen oppilaitos, jonka vahvat juuret ulottuvat lähes 200 vuoden taakse Mustialan maatalousoppilaitokseen ja Evon metsäoppilaitokseen. Hämeen ammatti-instituutti ja Hämeen ammattikorkeakoulu muodostavat yhdessä Suomen johtavan luonnonvara-alan koulutuskokonaisuuden toiselta asteelta ammattikorkeakouluun ja aina tutkimusyksiköihin saakka.
Ammatillisessa oppilaitoksessa opiskelu ei ole enää entisen tapaan lukuvuosisidonnaista, vaan oppilaitokseen haetaan opiskelemaan yhteishaun lisäksi myös ympäri vuoden jatkuvassa haussa. Opiskelija hankkii osaamista osallistumalla lähiopetukseen, suorittamalla verkko-opintoja tai kartuttamalla osaamistaan työelämässä oppien ja suorittaa ammatillisen tutkinnon osoittamalla osaamisensa näytöissä.
Vuoden 2018 ammatillisen koulutuksen reformin tuoma uudenlaisen oppimisen tapa vaati uudenlaiset työvälineet myös opiskelijahallintoon. "Lähdimme rohkeasti tekemään asioita aivan uudella tavalla. Tawastan kanssa yhteistyössä suunnittelimme ja toteutimme Olli opiskelijahallintojärjestelmän, joka perustuu Futural Edu-oppilashallintotuotteeseen.
Ohjelmiston hankinta käynnistettiin tarvemäärittelyllä. Haluttiin selkeä, web-pohjainen, reformin mukainen järjestelmä, joka yhdistää lain edellyttämän dokumentaation ja raportoinnin ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Ajattelutapa lomakkeiden täyttämisestä järjestelmään tallentamista varten käännettiin ylösalaisin – kirjataan tiedot järjestelmään, joka tuottaa tarvittaessa lomakkeen. Lomakkeen voi halutessaan tulostaa, mutta hyväksyntä voidaan myös tehdä sähköisesti. Visuaalisesta näkymästä toivottiin havainnollista, paljon informaatiota sisältävää, nopealla vilkaisullakin tilannepäivityksen tuottavaa mallia. Lisäksi visuaalisen näkymän piti olla niin opiskelijoille, opettajille kuin työpaikkaohjaajillekin sama."
Moderni oppilashallinto
OLLI-opiskelijahallintojärjestelmästä yhdessä muiden järjestelmien ja toimijoiden kanssa muodostui ammatillisen oppimisen ekosysteemi, joka valittiin vuoden digitaalinen oppimisratkaisu 2021 -kilpailun finalistiksi.
“1990-luvulta peräisin olleesta vanhasta opiskelijahallintojärjestelmästä ja toimintamalleista, on valtava harppaus ja vanhasta poisoppiminen iso työ. Uuden järjestelmän looginen toimintakokonaisuus on tuonut meidät 2020-luvulle suoraan reformin mukaisen ammatillisen koulutuksen ytimeen. Aiemmin eri järjestelmiin tallennetut tiedot on koottu yhdeksi selkeäksi, toimintaprosesseja tukevaksi kokonaisuudeksi. Sähköpostin ja excel-tiedostojen lähettelyn sijaan opettajat/ohjaajat tallentavat opiskelijaan liittyvät tiedot suoraan yhteen paikkaan. Järjestelmään tallennetaan tieto aina tiedon alkulähteellä, esimerkiksi hoksausprosessin yhteydessä: henkilökunnalla opettajasta asuntolaohjaajaan on oma roolinsa opiskelijatiedon ajantasaisena pitämisessä”, kuvailee OLLI-projektin päällikkö Johanna Holmberg.
Yksilöllinen opintopolku
OLLI kokoaa yhteen opiskelijan opintopolkua tukevan verkoston toimijat, joiden tulee pystyä jakamaan tietoa ja seuraamaan opiskelijan etenemistä. Keskiössä on opiskelija, joka voi edetä omaan tahtiinsa ilman, että yksilöllisten polkujen seuraaminen kuormittaa kohtuuttomasti opettajia ja muuta henkilökuntaa. Reaaliaikainen, opiskelijakohtainen tilannekuva mahdollistaa varhaisen puuttumisen ja opiskelijan ohjaamisen oikeille raiteille ajoissa. Oppiminen rakentuu ePerusteille ja yhteisesti sovituille toimintamalleille, joten se tarjoaa jokaiselle opiskelijalle mahdollisuuden tasalaatuiseen oppimiseen yksilöllisellä opintopolulla.
Opiskelijan opintopolkua voivat seurata ja tukea myös muut toimijat kuin opettajat tai ohjaajat: työpaikkaohjaaja voidaan kytkeä niihin toimintoihin, joita opiskelija opiskelee hänen ohjauksessaan ja tarvittaessa esimerkiksi opinto-ohjaajalle tai muulle tukiorganisaatiolle voidaan sallia pääsy opiskelijan tietoihin. Myös huoltaja voi seurata opiskelijan polkua omasta liittymästään.
Johanna on tyytyväinen myös siihen, että sama peruspohja palvelee sekä liiketoimintaa että oppilashallintoa: “Olemme pystyneet kehittämään toiminnallisuuksia, jotka eivät normaalisti kuulu ollenkaan oppilashallinnon toimintaympäristöön.” CRM, maksullinen palvelutoiminta ja verkkokauppa ovat tämän hetken kehityskohteina.
Tekniset ominaisuudet eivät kuitenkaan Johannan mielestä ole pääasia: “Vahvin osuus projektissamme on ehdottomasti ollut joustava yhteistyö Tawastan asiantuntijoiden kanssa Heillä on ollut kyky ymmärtää toiveitamme ja viedä ne vielä astetta pidemmälle. Meillä on jatkuva tekemisen meininki ja yhdessä pallotellaan toinen toistaan innovatiivisempia kehitysideoita.
Futural on joustava ja modulaarinen. Aluksi oli vaikea uskoa, miten nopeasti ja ketterästi pystyttiin kokeilemaan uusia ideoita käytännössä. Eikä tehokkuus ollut pelkästään teknisten välineiden ansiota. OPH:n integraatiot esim. Koski-tietovarantoon ja eHoksiin rakennettiin asiantuntevasti ja odotettua paljon nopeammin. Aina, kun OPH:n järjestelmissä tai prosessiohjauksessa on tapahtunut muutoksiamuutoksia, tai tehdyt muutokset ovat aiheuttaneet virhetilanteita järjestelmän käytössä, on Tawasta pystynyt reagoimaan niihin hämmästyttävän nopeasti.”