Tapahtumahallinta
Konferenssi on tapahtuma, joka kokoaa tietyn aihepiirin asiantuntijat yhteen keskustelemaan, kouluttautumaan, jakamaan tutkimustuloksia sekä kuulemaan alan kehityksestä ja tulevaisuuden näkymistä. Konferenssinosallistuja voi olla puhuja, joka esittelee tutkimuksensa tuloksia tai käytännön kokemuksia. Osallistuja voi olla myös konferenssivieras, joka tulee seuraamaan esityksiä sekä saamaan uusia ideoita ja näkökulmia. Onnistuneen konferenssin järjestäminen vaatii paljon suunnittelua ja eri kokonaisuuksien hallintaa, joita kaikki ei välttämättä tule ajatelleeksi. Olemme koonneet viisi tärkeää seikkaa, jotka tulee ottaa huomioon konferenssin järjestämisessä.
1. Tapahtuman kohdeyleisö?
Tyytyväinen osallistuja on merkki onnistuneesta konferenssista. Hahmota selkeästi, mitä kohdeyleisöä tavoittelet.
Mikä heitä kiinnostaa? Mitä he ovat aiemmin nähneet? Mitä voit tehdä, jotta tuotat aidosti jotakin uutta ja hyödyllistä? Mitkä puhujat houkuttelisivat juuri heitä? Mihin he ovat valmiita matkustamaan kuullakseen aiheesta?
2. Tapahtuman oikea ajankohta?
Varmista, ettei samaan aikaan ole menossa muita tapahtumia, jotka kiinnostavat samaa kohdeyleisöä tai puhujia. Loma-aikana tai muiden suurten tapahtumien aikaan ei myöskään kannata järjestää omaa tapahtumaa. Kulut sekä järjestäjälle että osallistujille kasvavat, jos majoitus- ja muuta palvelukapasiteettia varaavat muutkin toimijat.
Kun ajankohta on määritetty, aloita markkinointi. Konferenssi tarvitsee selkeät webbisivut, joista löytyy kaikki kävijän tarvitsema tieto. Lisää sivustolle informaatiota sitä mukaa, kun konferenssin kokonaisuus alkaa rakentua. Sivustoa käyvät katsomassa sekä potentiaaliset kävijät että puhujat.
3. Tapahtuman sisältö?
Aihepiirin valinta on vaikea päätös. Pyritäänkö houkuttelemaan mahdollisimman laaja kävijäjoukko vai keskitytäänkö johonkin pieneen aihealueeseen?
Puhujien valinta on konferenssin tärkein osa-alue. Mielenkiintoiset puhujat ja aiheet houkuttelevat kävijöitä. Konferenssi koostuu yleensä kahdenlaisista puheenvuoroista: pääpuheenvuoroista (keynote speakers) sekä muista esityksistä. Keynote speakerit ovat kutsuvieraita, jotka konferenssin järjestäjä kutsuu esiintymään. Erityisesti akateemisissa konferensseissa muut esitykset hankitaan usein avoimella Call For Papers (CFP) -prosessilla. CFP-prosessissa mahdolliset puhujat esittävät esityksensä lyhennelmiä, joiden perusteella järjestäjät valitsevat konferenssin sisältöön sopivat esitykset.
4. Kuinka tapahtumaan hankitaan kävijöitä?
Jotta paikalle saadaan mahdollisimman paljon yleisöä, tapahtumaa kannattaa markkinoida monipuolisesti. Nettisivujen lisäksi kannattaa lähestyä potentiaalisia kävijöitä esimerkiksi sähköpostimarkkinoinnilla. Myös kumppaniverkosto on hyvä viestinnän kanava.
Konferenssiosallistujien ilmoittautuminen tapahtumaan tulee olla helppoa ja vaivatonta. Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan osallistujalta kerätä yhteystietojen lisäksi myös tietoa vaikkapa erityisruokavalioista tai majoittumisesta, jos konferenssi osallistumiseen kuuluu tarjoiluita tai majoitusta. Osallistujista kerätyt tiedot tulee säilyttää turvallisesti ja noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen määräyksiä. Jos konferenssi on osallistujille maksullinen, toimiva verkkokauppa ja monipuoliset maksutavat (kuten lasku, Paytrail) helpottavat osallistujien ilmoittautumista tapahtumaan.
Konferenssiosallistujien kokemuksesta voidaan tehdä ainutlaatuinen ja jokaiselle sopiva. Esimerkiksi isommissa konferensseissa osallistuja voi löytää ohjelmakartasta itseään kiinnostavat puheenvuorot ja luoda näistä itselle oman konferenssiohjelman. Osallistuja voi näin suunnitella etukäteen päivänsä sekä tulostaa oman osallistujakorttinsa.
5. Millä järjestelmällä tapahtuma hoidetaan?
Konferenssikokonaisuus sisältää paljon toisiinsa linkitettyjä elementtejä ja toimijoita, jonka vuoksi konferenssi vaatii tuekseen hyvin toimivat työvälineet. Futural-järjestelmä tarjoaa SaaS-palveluna helppokäyttöiset toiminnallisuudet, joista voit koostaa teidän konferenssiinne sopivan kokonaisuuden. Voit hallinnoida koko konferenssin yhdessä paikassa tai sitten yhdistää tarvittavat toiminnallisuudet muuhun toimintaympäristöösi.
Call for papers
Ehdotusten vastaanotto verkossa
Ehdotusten jakaminen arvioitsijoille
Arviointi
Hyväksynnästä/hylkäämisestä tiedottaminen
Tapahtuman Ilmoittautumiset
Yhden tai useamman osallistujan ilmoittaminen
Eri hintaiset liput (esim early bird)
Mahdollisuus laskutukseen tai Paytrail-verkkomaksuun
Integraatiot taloushallintojärjestelmiin
Tapahtuman ohjelmakartta
Hyväksyttyjen esityksten koostaminen ohjelmaksi
Dynaamisen ohjelmakartan julkaisu web-sivuilla
Mahdollisuus tallentaa oma kävijäpolku ohjelmakartassa
Helppokäyttöiset web-sivutoiminnallisuudet
Tapahtuman jälkimarkkinointi
Automaattinen palautteen kerääminen
Tapahtuman analysointi ja raportointi
Massasähköpostimarkkinointi rajatuille kohderyhmille
Kiinnostuitko? Lue täältä lisää Futural toiminnanohjausjärjestelmän ja jäsenrekisterin mahdollisuuksista. Jos kiinnostuit, ota yhteyttä, niin rakennetaan yhdessä teidän tarpeisiinne sopiva kokonaisuus.
Karoliina Nisula
on kokenut kokonaisuuksien koordinaattori