Kilpailija hommasi erpin, pitäiskö meidänkin? Mikä se sellainen erppi edes on? Jotakin tietokonehommia. Kuulostaa monimutkaiselta. Ei meillä ole aikaa sellaista pyörittää, kun täytyy tehdä oikeita töitä. Kyllä Excelillä pärjätään.
ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning eli yrityksen resurssien suunnittelu. ERP-järjestelmä on yrityksen toiminnanohjaukseen tarkoitettu järjestelmä. Mitä se toiminnanohjaus sitten on?
Organisaatio = toimintaa
Organisaatio (s.) yhteen kuuluvien elinten (henkilöiden, laitosten) järjestäminen tarkoituksenmukaiseksi, toimivaksi kokonaisuudeksi (Nykysuomen sanakirja)
Yrityksen toimintaan kuuluu ostaminen, myyminen ja usein myös valmistaminen. Verottaja vaatii kirjanpidon ja työntekijät palkkaa. Järjestöillä jäsentietojen ylläpito ja jäsenmaksujen laskutus ovat tärkeä osa toimintaa. Oppilaitoksissa organisoitavaa toimintaa on opetus, oppilastietojen hallinta, suoritusten seuranta ja yhteistyö muiden tahojen kanssa.
Tätä kaikkea ohjaa ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä.
Toiminta = prosesseja
Organisaation toiminta muodostuu prosesseista, jotka taas koostuvat yksittäisistä toimenpiteistä (transaktioista). Prosessit kulkevat määrätyssä järjestyksessä monen toimijan käsien läpi. Toimijoille on määritetty roolit, joiden perusteella heillä on oikeus käsitellä tietoa ja tehdä toimenpiteitä.
Esimerkki: Myyjä tekee tarjouksen, jonka asiakas vahvistaa myyntitilaukseksi. Sen seurauksena varasto keräilee tuotteet ja tekee toimituksen. Talousosasto luo ja lähettää laskun. Prosessit käyttävät samoja perustietoja (master dataa), esimerkiksi asiakas- ja tuotetietoja.
ERP-järjestelmässä prosessit on rakennettu etenemään tietyssä järjestyksessä huomioiden jokaisen toimijan osuus. Esimerkki: jos tuotteet on jo lähetetty, myyntitilauksen kpl-määrää ei voi muuttaa, koska tuotteet on jo kuitattu lähetetyiksi ja syntyisi virheellistä tietoa.
Koska kaikki tieto tallentuu järjestelmään, sieltä saadaan raportoitua myös selkeä kokonaiskuva organisaation toiminnasta: Paljonko on myyty mitäkin tuotetta? Kenelle ja koska? Näin yrityksen johto pystyy tekemään tulevaisuutta ohjaavia päätöksiä.
ERPin eli toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksia
Modulaarinen järjestelmä
Toiminnanohjausjärjestelmä muodostuu yleensä moduleista, joista kutakin käytetään johonkin toimintoon: myynti, ostot, valmistus, projektinhallinta, laskutus, CRM, sähköpostimarkkinointi, jne.
Järjestelmästä voidaan ottaa käyttöön juuri ne toiminnot, joita organisaation täytyy ohjata.
Tarvittaessa kokonaisuuteen voidaan lisätä uusia moduleita.
Integroitu järjestelmä
Modulit on integroitu eli kytketty toisiinsa. Ne käyttävät samoja tietoja. Esimerkiksi yhteystiedot talletetaan vain yhteen paikkaan ja sieltä niitä voivat käyttää laskutus, jäsenrekisteri, koulutuksenhallinta, ym. Tämä vähentää päällekkäistä työtä ja virheen mahdollisuuksia.
Kun yhdessä modulissa tehdään toimenpide, se vaikuttaa toiseen. Esimerkiksi varastosiirto luo kirjanpidon viennin tai myynti synnyttää ostoehdotuksen.
Reaaliaikainen järjestelmä
Eri toimintoja palvelevat modulit tallentavat tietoa yhteen tietokantaan. Tietojen jako osastojen välillä on helppoa.
Päätöksiä voidaan tehdä nopeasti ajantasaisen tiedon perusteella. Päätöstenteossa katsotaan kokonaisuuksia osaoptimoinnin sijaan.
ERP-järjestelmä kuvastaa organisaatiota: toimiiko jokainen osasto itselleen vai kokonaisuuden kannalta parhaalla mahdollisella tavalla?
Erppi on monimutkainen juttu. Se vaatii suunnittelua, ylläpitoa ja panostusta. Toisaalta panostus voi tuoda merkittäviä hyötyjä ja helpotusta organisaatiolle. Harkitsetko ERP-järjestelmän hankkimista? Lue tästä kuusi vinkkiä toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan.
Odoo-pohjainen Futural toiminnanjausjärjestelmä tarjoaa helppokäyttöiset työvälineet arjen toiminnan pyörittämiseen. Katso täältä yleiskuvaus toiminnanohjausjärjestelmästä Odoosta Mimmit koodaa-webinaarisarjassa. Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, niin suunnitellaan organisaatiollesi juuri siihen sopiva kokonaisuus.
Karoliina Nisula
on kehityspäällikkö, joka tykkää toiminnasta ja sen ohjaamisesta