Hankinnassa jäsenrekisteri?
Onko yhdistyksenne jäsenrekisteriohjelmisto käynyt vanhaksi? Tai onko tarve siirtyä irtonaisista taulukoista ja tiedostoista keskitettyyn jäsentietojen hallintaan? Toivoisitko, että viestintä jäsenille olisi helpompaa ja tapahtumia voisi hallita samassa paikassa kuin jäsenrekisteriäkin?
Mistä pitäisi aloittaa?
1. Kartoita tilanne, tarpeet ja toiveet
A) Mitä teemme?
Hahmota, mitä kaikkea järjestönne tekee. Voit kuvata sen listana, prosessikaaviona tai ihan vain pyytämällä avainhenkilöitä kirjoittamaan lyhyet kuvaukset omista tärkeimmistä tehtävistään.
Nämä kuvaukset eivät helpota vain järjestelmän hankintaa vaan antavat kaikille kokonaiskuvan järjestön prosesseista. Tästä on aina hyötyä!
B) Mitä meillä on?
Mitä järjestelmiä järjestönne tällä hetkellä käyttää? Missä tietoja säilytetään? Miten tiedot, järjestelmät ja tekijät liittyvät toisiinsa?
Mitä kustannuksia nykyiset järjestelmät aiheuttavat? Onko niille saatavissa ylläpitoa tulevaisuudessa?
C) Mitä tarvitaan?
Mitä kohdan A) asioita haluamme tehdä jäsenrekisterijärjestelmän yhteydessä?
Onko kohdan B) listassa jotakin, mikä puuttuu kokonaan / pitäisi korvata uudemmalla / laajemmalla / eri tavalla toimivalla?
Laita toiveet ja tarpeet tärkeysjärjestykseen "must have" ja "nice to have" -otsikoiden alle.
D) Kuka vastaa?
Kohdassa A) on listattu, mitä tehdään. On tärkeää hahmottaa myös, kuka tekee. Jokaiselle toiminnolle ja osa-alueelle pitää olla vastuuhenkilö. Tämän tiedon perusteella pystytään rakentamaan järjestelmiin käyttäjäoikeudet ja -vastuut.
2. Ota mukaan tärkeät henkilöt
Kaikki toiminta muodostuu ihmisistä. Kun otat mukaan joka osa-alueesta osaavia henkilöitä - niin omaa henkilöstöä kuin vapaaehtoisiakin - saavutat ainakin viisi hyötyä:
Osuvin tilannekuva
Ne, jotka tekevät työn, ovat parhaita määrittelemään, minkälaiset työkalut tarvitaan.
Uudet näkökulmat
Kun joku katselee toimintaa uusin silmin, hänen on helpompi kyseenalaistaa vakiintuneita rutiineja. Samalla voidaan myös kehittää kokonaistoimintaa.
Vastuunjako
Et joudu tekemään kaikkea itse tai kuormittamaan muutamaa hallintohenkilöä. Voit jakaa tehtäviä laajemmalle joukolle ja laittaa esimerkiksi kunkin avainhenkilön - vapaaehtoiset mukaan lukien - kirjoittamaan tarinamuodossa, mitä heidän tyypilliseen päiväänsä/viikkoonsa/ vuoteensa kuuluu järjestössänne.
Sisäinen ymmärrys
Aina, kun kuulee tarkemmin kollegoidensa työstä, oppii arvostamaan sitä. Oppii myös ymmärtämään, miten joku itsestä merkityksetön työvaihe onkin tärkeä jollekin toiselle henkilölle tai toiminnalle. Esimerkiksi kouluttaja voi ymmärtää paremmin, että koulutuksesta pitää kerätä ylimääräiseltäkin tuntuvaa tietoa rahoittajan vaatimia tilastoja varten.
Sitouttaminen
Sitoutat ihmiset muutokseen. "Not invented here" -syndrooma on eräs suurimpia muutosvastarinnan syitä. Kun itse pääsee osallistumaan työvälineiden kehittämiseen ja valintaan, sitoutuu myös paremmin käyttämään niitä.
3. Tarkastele nykytoimintaa kriittisesti
Samalla kun keräät kuvaa nykytilanteesta, pohdi kehitysmahdollisuuksia.
Jääkö joku toiminta aina tekemättä, koska se ei ole varsinaisesti kenenkään vastuulla? Usein toimintojen välillä tapahtuvat asiat ovat "ei kenenkään maalla".
Voidaanko tehdä jotakin eri tavoin kokonaisuuden parantamiseksi? Järjestöt kehittyvät usein orgaanisesti. Kukin osa-alue kehittää omaa toimintaansa: verkkokaupan tuotetarjontaa ja käyttökokemusta kehitetään, kouluttajat pohtivat parasta tapaa toteuttaa koulutuksia, hallinto etsii vaihtoehtoja raportoida kokonaisuuksia rahoittajille, jäsenet antavat palautetta toiveistaan. Kaikki optimoivat omaa toimintaansa. Mitä jos koulutusilmoittautumisen yhteydessä olisikin mahdollisuus ostaa verkkokaupasta koulutusmateriaalit? Ja koulutusmateriaalehin lisättäisiin ohjaustietoa, jonka avulla niiden kulutus tilastoituisi suoraan raportointiin?
Vaikka ette etenisi jäsenrekisterihankinnassa, tällaisesta tarkastelusta on paljon hyötyä. Se kannattaa kirjata ylös ja tarkastella säännöllisin väliajoin, koska toiminta kehittyy koko ajan.
Mitä jos koulutusilmoittautumisen yhteydessä olisikin mahdollisuus ostaa verkkokaupasta koulutusmateriaalit? Ja koulutusmateriaalehin lisättäisiin ohjaustietoa, jonka avulla niiden kulutus tilastoituisi suoraan raportointiin?
4. Kokoa jäsenrekisterin tarvemäärittely
Kokoa yllä löydetyt selkeäksi dokumentiksi, jonka voit lähettää mahdollisille jäsenrekisterien järjestelmätoimittajille. Pyri selkeyteen ja sopivaan tarkastelun tasoon. Listaa konkreettisesti asiat, joita jäsenrekisterin pitää pystyä tekemään (must have) ja asiat, jotka olisivat mukava lisä toimintaan (nice to have). Tämä helpottaa sekä teitä itseänne että mahdollisia toimittajia arvioimaan, mitä asioita tulee painottaa.
Pyri konkretiaan. Liian epämääräiseen määrittelyyn on vaikea tarttua. Esimerkiksi tarve "viestintä jäsenten kanssa" voi tarkoittaa hyvin monenlaisia asioita uutiskirjeestä jäsenportaaliin ja automaattiviesteistä yksilölliseen viestintään. Toisaalta liian pienet yksityiskohdat hämärtävät toimintaa. Liian yksityiskohtaiset kuvaukset vievät huomion pois kokonaisuudesta. Jos esimerkiksi kuvataan vaatimuksena nykyisen järjestelmän toiminta yksityiskohtaisesti, on riskinä että hankitaan tai teetetään täsmälleen vanhan kopio. Se ei useinkaan ole paras ratkaisu.
Ole avoin uusille toimintavoille. Pohtikaa yhdessä mikä on kunkin järjestelmävaatimuksen taustalla oleva tarve. Hankittava järjestelmä saattaakin vastata siihen jo, vaikka toimintalogiikka olisi hieman erilainen kuin aiemmin. Joissain yksityiskohdissa voi olla parempi opetella toimimaan uuden järjestelmän toimintamallia noudattaen, kuin pyrkiä väkisin säilyttämään nykyinen tapa.
Mikä sitten on sopiva yksityiskohtien taso? Järjestelmätoimittajan on hyvä ymmärtää, mihin lopputulokseen pyritään ja miksi. Tämä on usein tärkeämpää kuin tarkka kuvaus siitä, mitä nappeja halutaan painaa ja missä järjestyksessä. Kun toimittaja hahmottaa mitä ja miksi, hän voi antaa vaihtoehtoisia ja joskus jopa parempia tapoja saada kyseinen lopputulos aikaan.
Käy läpi tarvemäärittely ulkopuolisen silmin. Ovatko kaikki kohdat ymmärrettäviä sellaiselle, joka ei tunne järjestönne toimintaa? Jos lukisit vastaavan dokumentin jonkun muun toiminnasta, saisitko siitä riittävän kokonaiskuvan?
5. Tutustu toimittajiin ja ratkaisuihin
Mitä on tarjolla? Tutustu jäsenrekisterien toimittajiin ja ratkaisuihin. Ota yhteyttä vastaavankaltaista toimintaa tekeviin järjestöihin ja kysy, minkälaiset jäsenrekisteritoiminnot heillä on.
Lähetä tarvemäärittely sopivaksi katsomillesi jäsenrekisteritoimittajille ja pyydä heitä demoamaan toiminnallisuuksia konkreettisesti. Demotilaisuus on mahdollisuus oppia uutta. Keskustele, kysele, kyseenalaista. Pidä selkeästi mielessä "must have "ja "nice to have" -lista. Mutta toisaalta, huomioi tulevaisuuden kehitysmahdollisuudet ja järjestön tulevat tarpeet.
Nyt voit koota saamiesi tietojen pohjalta tarjouspyynnön, jonka voit lähettää virallisesti hyvältä vaikuttaville toimittajille. Muista huomioida hankintalain vaatimukset, jos järjestönne saa julkista rahoitusta.
Lue täältä lisää vinkkejä järjestelmähankintaan
Tarvitsetko apua järjestelmähankinnassa? Tai haluatko demon jäsenrekisterijärjestelmän mahdollisuuksista? Ota yhteyttä, niin keskustellaan asiasta lisää!
Karoliina Nisula
On kehityspäällikkö, joka osallistuu järjestötoimintaan myös vapaa-ajallaan