Syksyllä 2020 kaikki kunnalliset ammatilliset oppilaitokset siirtyivät vuosityöaikaan. Työaikaan lasketaan kaikki opettajalle määrättävät työtehtävät: opetus ja ohjaus, niiden esi- ja jälkityöt, kokoukset, palaverit, tapaamiset, kouluttautumiset yms. Kokonaistyöaikaan perustuva suunnittelu tehdään vuosittain tai lukukausittain. Jokaiselle opettajalle laaditaan henkilökohtainen työaikasuunnitelma, joka määrittelee, kuinka paljon aikaa käytetään eri työtehtäviin. Suunnitelma laaditaan yhteistyössä opettajan ja esimiehen (esimerkiksi koulutuspäällikön tai rehtorin) kanssa.
Joustavuutta - mutta myös haasteita
Vuosityöaika lisää joustavuutta siihen, miten työaika jaetaan eri tehtävien kesken. Kaikki työtehtävät katsotaan osaksi kokonaisuutta, eikä työaikaa ole sidottu tiukasti esimerkiksi opetustunteihin. Jos työaikaa tarvitaan yli kokonaistyöajan esimerkiksi projektityön tai opetuskuormituksen vuoksi se kompensoidaan lisäpalkkioina tai vapaa-aikana.
Työajan jakaminen eri tehtävien kesken vaatii hyvää ajanhallintaa. Kokonaisuus voi aiheuttaa kuormitusta, jos työaikasuunnitelmat eivät ole realistisia tai muuttuvat ennakoimattomasti.
Suunnittelutyö on hajautunut lukujärjestysohjelmistoihin, oppilashallinto- ja työajanseurantajärjestelmiin ja moniin apuohjelmiin.
Esisuunnittelu tehdään usein taulukkolaskentaohjelmassa, esim. Excel-taulukoissa. Tämä tarjoaa joustavuutta ja on monelle käyttäjälle tuttu työkalu, mutta sen käyttö monimutkaisissa aikataulutustarpeissa vaatii manuaalista työtä, mikä lisää virhemahdollisuuksia ja vaatii paljon aikaa sekä resursseja. Tieto hajautuu eri asiakirjoihin, mikä hankaloittaa työaikojen ja resurssien kokonaisvaltaista hallintaa. Excelin käyttö suunnittelun apuvälineenä voi myös lisätä päällekkäisyyksiä, sillä samaa tietoa saatetaan joutua siirtämään taulukosta toiseen tai yhdistämään eri lähteistä.
Kun vuosisuunnitelman pohjalta ryhdytään laatimaan lukujärjestyksiä ja muita tarkempia aikataulutuksia, monimutkaisuus kasvaa. Opetussuunnitelmien ja resurssien kohdentaminen vaatii usein muutoksia, joita ei ole helppo päivittää kokonaisvaltaisesti, jos kaikki tieto on hajautettuna eri järjestelmiin tai dokumentteihin. Prosessin monivaiheisuus voi myös vaikeuttaa kaikkien osapuolten, kuten opettajien ja opiskelijoiden, työkuormien optimointia, mikä puolestaan vaikuttaa suoraan oppilaitoksen toiminnan tehokkuuteen ja oppimistuloksiin.
Jos suunnitelma ja toteuma eivät kytkeydy toisiinsa, seuranta ja kehittäminen on vaikeaa. Läpinäkyvyyden puute voi johtaa tilanteisiin, joissa resursointitarpeet ja todellinen tilanne eivät kohtaa. Tästä seuraa ylikuormitusta tai resurssien vajaakäyttönä. Yhteyden puute vaikeuttaa myös jatkuvaa kehittämistä, sillä on vaikeaa tarkastella, missä määrin suunnitelmat vastaavat käytännön toteutusta ja mitkä ovat niiden mahdolliset kehittämiskohteet.
Me Futuralilla otamme vuosisuunnittelun osaksi oppilashallinnon kokonaisuutta. Kehitämme suunnitteluprosessin välineitä karkean tason kokonaisaikataulusta yksittäisten opettajien vuosisuunnitelmaan ja opetettavien kokonaisuuksien lukujärjestyksiin. Samassa järjestelmässä voidaan myös seurata toteumaa ja hyödyntää kerättyjä tietoja seuraavien vuosien suunnittelussa.
Haluatko kuulla lisää ratkaisustamme? Ota yhteyttä, niin keskustellaan asiasta lisää!