Sujuva konferenssi ei synny sattumalta
Konferenssin järjestäminen on usein kuin palapeli: paloja on paljon, ne liikkuvat ja niiden pitää sopia yhteen juuri oikealla hetkellä. Yksi palapelin tärkeistä osista on abstraktien eli esitysehdotusten hallinta – prosessi, jossa kerätään esitysehdotuksia, arvioidaan ne ja rakennetaan ohjelma niiden pohjalta.
Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta jokainen tapahtumajärjestäjä tietää, että todellisuus on kaikkea muuta.
Mitä abstraktien hallinta käytännössä tarkoittaa?
Abstraktien hallinta kattaa koko ketjun siitä hetkestä, kun Call for Papers julkaistaan, siihen saakka kun hyväksytyt esitykset löytävät oikean paikkansa konferenssin ohjelmassa. Prosessi menee yleensä suurinpiirtein näin:
Abstraktien vastaanotto
Tarvitaan verkkosivu tai latausportaali, johon puhujat voivat jättää esitysehdotuksensa kaikkine tarvittavine lisätietoineen.
Arviointi-prosessi
Arvioijille jaetaan heille sopivat abstraktit anonyymeinä. Arvioijat antavat pisteet ja kirjalliset kommentit suoraan järjestelmään.
Päätökset ja viestintä
Ohjelmatiimi valitsee arviointien perusteella sopivat esitykset. Esittäjille lähetetään hyväksyntä- tai hylkäysviestit.
Esitysten aikataulutus
Hyväksytyt esitykset aikataulutetaan useisiin rinnakkaisiin sessioihin huomioiden päällekkäisyydet aiheissa, puhujissa, kohderyhmissä, ym.
Mikä tekee tästä haastavaa?
Kun abstrakteja tulee kymmeniä tai satoja kokonaisuuden hallinta on työlästä, virhealtista ja kuormittavaa.
1. Suuri määrä liikkuvia osia
Eri esitystyypit, teemat, puhujat ja aikataulutoiveet luovat kokonaisuuden, jossa yhden muutoksen vaikutukset heijastuvat helposti kaikkialle.
2. Arvioijien koordinointi
Arvioijia voi olla kymmenistä satoihin. Jokaisen on saatava oikeat abstraktit oikeaan aikaan ja palautteen täytyy olla vertailukelpoista.
3. Yhtenäisen ohjelman rakentaminen
Hyväksytyt esitykset täytyy aikatauluttaa loogisesti: rinnakkaissessiot, salikapasiteetit, puhujien käytettävyys ja teemojen jatkumo on sovitettava yhteen.
4. Viestintä, viestintä, viestintä
Puhujille täytyy tiedottaa päätökset, aikataulut, ohjeet ja mahdolliset muutokset – ja mieluiten ilman että sähköpostilaatikko räjähtää.
Tee abstraktien hallinnasta konkreettista
Hyvä abstraktinhallintajärjestelmä ei ole vain lomake, johon syötetään tekstiä. Se on kokonaisvaltainen työkalu, joka automatisoi rutiinin, selkeyttää prosessin ja vapauttaa järjestäjät keskittymään konferenssin sisältöön.
Kun abstraktinhallinta vielä liittyy saumattomasti muuhun tapahtumahallintaan, kaikki konferenssin järjestämiseen liittyvä saadaan hoidettua keskitetysti. Vasen käsi tietää, mitä oikea käsi tekee.
Yksi järjestelmä, kaikki prosessit
Kun abstraktinhallinta on integroitu samaan alustaan ilmoittautumisen, ohjelman, puhujaviestinnän ja logistiikan kanssa, tietoa ei tarvitse siirrellä manuaalisesti tai ylläpitää useissa eri paikoissa. Kaikki tapahtuman osat toimivat yhdestä näkymästä.
Nopea ja yhtenäinen puhujaviestintä
Koska puhujien tiedot ovat samassa järjestelmässä kuin abstraktit ja ohjelma, viestien lähettäminen (hyväksyntäilmoitukset, ohjeet, aikataulut) on helppoa ja automoitavissa. Puhuja saa yhdenmukaisen ja sujuvan kokemuksen alusta loppuun.
Parempi läpinäkyvyys ja koordinointi tiimin sisällä
Kun kaikki työvaiheet ovat yhdessä järjestelmässä, koko järjestäjätiimi näkee prosessin tilan: paljonko abstrakteja on tullut, missä arviointi etenee ja mitä on vielä tekemättä. Tämä vähentää sisäistä koordinointiviestintää ja säästää aikaa.
Vähemmän virheitä ja tuplatyötä
Tiedot kulkevat automaattisesti vaiheesta toiseen: esitysehdotuksesta arviointiin, siitä hyväksyntään ja suoraan ohjelmaan. Tämä minimoi virheiden riskin ja poistaa Excel- ja sähköpostirumban.
Tehokas ohjelman rakennus
Hyväksytyt abstraktit siirtyvät suoraan ohjelmankehitystyökaluun ilman tietojen kopiointia. Järjestäjä näkee yhdellä silmäyksellä teemat, puhujien saatavuuden, salikapasiteetit ja aikataulurajoitteet – ja voi rakentaa kokonaisen ohjelman nopeasti.
Skaalautuvuus ja valmius kasvaa
Yhden järjestelmän kokonaisuus toimii yhtä hyvin pienen seminaarin kuin suuren kansainvälisen konferenssin kanssa. Kun tapahtuma kasvaa, prosessit eivät hajoa tai monimutkaistu, koska kaikki osat on rakennettu toimimaan yhdessä.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, niin hahmotetaan, miten Futural-työkalut voisivat tukea teidän konferenssinne onnistumista.
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö ja Tapahtumien Tehostaja