Call Fof Papers
Call for Papers (CFP)-prosessi alkaa, kun konferenssi tai tapahtuma julkaisee kutsun tutkijoille ja asiantuntijoille lähettää esitysehdotuksia, abstrakteja tai papereita, jotka sopivat konferenssin aiheeseen.
Tämän jälkeen lähetetyt paperit käyvät läpi vertaisarvioinnin, jossa asiantuntijat arvioivat niiden laadun ja relevanssin. Lopuksi valitut esitykset hyväksytään esitettäväksi tapahtumassa, ja tekijöille ilmoitetaan päätöksestä.
Kerää ehdotukset
Tarvitaan verkkosivu tai latausportaali, johon puhujat voivat jättää esitysehdotuksensa.
Futural-järjestelmässä Kiinnostuneet esittäjät täyttävät esitysehdotuksen, johon voidaan lisätä kohderyhmätietoa, liitteitä, esittäjiä ja tunnisteita. Ehdotuksen laatija luo itselleen tunnuksen, jolla hän voi tarkastella ja muokata ehdotuksiaan ja niiden tilaa portaalissa.
Arvioi ehdotukset
Arvioijille pitää toimittaa heille sopivat abstraktit anonyymeinä.
Futural järjestelmässä arvioijat jaetaan ryhmiin.
Esitysehdotukset kohdistetaan arvioitsijaryhmille.
Arvioijat kirjautuvat portaaliin, jossa he tekevät sekä numeerisen että kirjallisen arvioinnin.
Päätökset ja viestintä
Ohjelmatiimi valitsee arviointien perusteella sopivat esitykset. Futural-järjestelmässä hyväksyntä- tai hylkäysviestit voidaan automatisoida.
Laatijat saavat hyväksymisen/hylkäämisen perusteet sekä sähköpostitse että näkevät ne portaalista.
Yksi järjestelmä, kaikki prosessit
Kun abstraktien hallinta toimii saumattomasti samassa järjestelmässä ilmoittautumisten, ohjelman, puhujaviestinnän ja logistiikan kanssa, koko tapahtuman tiedonkulku virtaviivaistuu.
Ei enää manuaalisia siirtoja tai tietojen päivittämistä useisiin paikkoihin – kaikki tapahtuman osa-alueet ovat hallittavissa yhdestä selkeästä näkymästä.
Lue lisää
Selkeä ja yhtenäinen viestintä puhujille
Kun puhujien tiedot, abstraktit ja ohjelma ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä, viestintä sujuu ilman ylimääräistä työtä.
Hyväksyntäilmoitukset, ohjeet, muistutukset ja aikataulut lähtevät automaattisesti oikeille puhujille – ajallaan ja yhtenäisellä ilmeellä.
Järjestäjälle tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista viestittelyä ja varmuutta siitä, että kokonaisuus pysyy hallinnassa. Puhujalle se näkyy selkeänä, johdonmukaisena ja stressittömänä kokemuksena aina ehdotuksen lähettämisestä itse tapahtumapäivään saakka.
Koordinointi järjestäjätiimissä
Kun kaikki työvaiheet elävät yhdessä ja samassa järjestelmässä, koko järjestäjätiimi näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa prosessi etenee. Abstraktien määrä, arviointien tilanne ja tulevat tehtävät ovat näkyvissä yhdellä silmäyksellä, ilman tiedon etsimistä eri kanavista.
Tämä vähentää merkittävästi sisäistä koordinaatiota, sähköpostiketjuja ja manuaalista raportointia. Tiimi voi keskittyä olennaiseen – sisältöihin, päätöksiin ja onnistuneen tapahtuman rakentamiseen – koska kaikilla on sama, ajantasainen kokonaiskuva.
Tiedot kulkevat automaattisesti vaiheesta toiseen: esitysehdotuksesta arviointiin, siitä hyväksyntään ja suoraan ohjelmaan. Tämä minimoi virheiden riskin ja poistaa Excel- ja sähköpostirumban.
Jatka lukemista
Dynaaminen ohjelmakartta näppärästi
Kun hyväksytyt abstraktit siirtyvät automaattisesti ohjelmanrakennustyökaluun, järjestäjän ei tarvitse kopioida tietoja tai sovittaa palasia käsin.
Kaikki olennainen on heti näkyvillä: esitysten teemat, puhujien saatavuus, salikapasiteetit ja aikataululliset rajoitteet.
Tämä tarjoaa selkeän, yhdellä silmäyksellä hahmotettavan kokonaiskuvan, jonka avulla ohjelman rakentaminen muuttuu nopeaksi, loogiseksi ja jopa luovaksi työksi. Sen sijaan että aikaa kuluisi tietojen siirtelyyn ja ristiriitojen selvittelyyn, järjestäjä voi keskittyä laadukkaan ja tasapainoisen ohjelman suunnitteluun.
Lue lisää
Laajenna toimintaa - järjestelmä laajenee kanssasi
Yhden järjestelmän kokonaisuus skaalautuu saumattomasti – yhtä sulavasti pienen seminaarin tarpeisiin kuin suuren kansainvälisen konferenssin vaatimuksiin.
Kun kaikki tapahtuman osa-alueet on rakennettu toimimaan yhdessä, prosessit pysyvät selkeinä ja hallittavina, vaikka osallistujamäärät, ohjelman laajuus tai esitysten määrä kasvaisivat merkittävästi.
Kasvun ei tarvitse tarkoittaa monimutkaistumista: sama työkalu, samat toimintatavat ja sama näkymä toimivat myös silloin, kun tapahtuma laajenee. Tämä tuo varmuutta järjestäjille ja mahdollistaa sen, että tapahtuma voi kasvaa ilman, että hallinta muuttuu raskaammaksi.