Futural - CFP
Call For Papers
Call for Papers (CFP)-prosessi alkaa, kun konferenssi tai tapahtuma julkaisee kutsun tutkijoille ja asiantuntijoille ja pyytää lähettämään esitysehdotuksia, abstrakteja tai papereita, jotka sopivat konferenssin aiheeseen.
Tämän jälkeen lähetetyt paperit käyvät läpi vertaisarvioinnin, jossa asiantuntijat arvioivat niiden laadun ja relevanssin. Lopuksi valitut esitykset hyväksytään esitettäväksi tapahtumassa, ja tekijöille ilmoitetaan päätöksestä.
Prosessin kulku
Kerää ehdotukset
Tarvitaan verkkosivu tai latausportaali, johon puhujat voivat jättää esitysehdotuksensa.
Futural-järjestelmässä kiinnostuneet esittäjät täyttävät esitysehdotuksen, johon voidaan lisätä kohderyhmätietoa, liitteitä, esittäjiä ja tunnisteita. Ehdotuksen laatija luo itselleen tunnuksen, jolla hän voi tarkastella ja muokata ehdotuksiaan ja niiden tilaa portaalissa.
Arvioi ehdotukset
Arvioijille pitää toimittaa heille sopivat abstraktit anonyymeinä.
Futural järjestelmässä arvioijat jaetaan ryhmiin.
Esitysehdotukset kohdistetaan arvioitsijaryhmille.
Arvioijat kirjautuvat portaaliin, jossa he tekevät sekä numeerisen että kirjallisen arvioinnin.
Päätökset ja viestintä
Ohjelmatiimi valitsee arviointien perusteella sopivat esitykset. Futural-järjestelmässä hyväksyntä- tai hylkäysviestit voidaan automatisoida.
Laatijat saavat hyväksymisen/hylkäämisen perusteet sähköpostitse ja näkevät ne myös portaalista.
Luo ohjelmakartta
Luo salit ja sopivat aika-slotit ja tauot.
Yksi järjestelmä, kaikki prosessit
Hyödyt keskitetyssä järjestelmässä
Kun abstraktien hallinta toimii saumattomasti samassa järjestelmässä ilmoittautumisten, ohjelman, puhujaviestinnän ja logistiikan kanssa, koko tapahtuman tiedonkulku virtaviivaistuu. Ei enää manuaalisia siirtoja tai tietojen päivittämistä useisiin paikkoihin – kaikki tapahtuman osa-alueet ovat hallittavissa yhdestä selkeästä näkymästä.
Selkeä ja yhtenäinen viestintä puhujille
Kun puhujien tiedot, abstraktit ja ohjelma ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä, viestintä sujuu ilman ylimääräistä työtä.
Hyväksyntäilmoitukset, ohjeet, muistutukset ja aikataulut lähtevät automaattisesti oikeille puhujille – ajallaan ja yhtenäisellä ilmeellä.
Järjestäjälle tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista viestittelyä ja varmuutta siitä, että kokonaisuus pysyy hallinnassa. Puhujalle se näkyy selkeänä, johdonmukaisena ja stressittömänä kokemuksena aina ehdotuksen lähettämisestä itse tapahtumapäivään saakka.
Koordinointi järjestäjätiimissä
Koko järjestäjätiimi näkee reaaliaikaisesti, missä vaiheessa prosessi etenee, kun työvaiheet löytyvät ja elävät yhdessä järjestelmässä. Abstraktien määrä, arviointien tilanne ja tulevat tehtävät ovat näkyvissä yhdellä silmäyksellä, ilman tiedon etsimistä eri kanavista.
Tiimisi voi keskittyä olennaiseen, eli sisältöihin, päätöksiin ja onnistuneen tapahtuman rakentamiseen, koska kaikilla on sama, ajantasainen kokonaiskuva.
Tiedot kulkevat automaattisesti vaiheesta toiseen: esitysehdotuksesta arviointiin, siitä hyväksyntään ja suoraan ohjelmaan. Tämä minimoi virheiden riskin ja poistaa Excel- ja sähköpostirumban.
Laajenna toimintaa - järjestelmä laajenee kanssasi
Yhden järjestelmän kokonaisuus skaalautuu saumattomasti, yhtä sulavasti pienen seminaarin tarpeisiin kuin suuren kansainvälisen konferenssin vaatimuksiin. Kun kaikki tapahtuman osa-alueet on rakennettu toimimaan yhdessä, prosessit pysyvät selkeinä ja hallittavina, vaikka osallistujamäärät, ohjelman laajuus tai esitysten määrä kasvaisivat merkittävästi. Tämä tuo varmuutta järjestäjille ja mahdollistaa sen, että tapahtuma voi kasvaa ilman, että hallinta muuttuu raskaammaksi.
Modulaarinen järjestelmä tuo mahdollisuuden myös laajentaa esimerkiksi verkkokaupan hallinnan samaan kokonaisuuteen.
Lue lisää aiheesta
Asiakastarina: ITK-konferenssi
ITK-konferenssi hoitaa konferenssijärjestelyt Futural-tapahtumahallintajärjestelmän avulla.
Tutustu tarkemmin
Sujuva konferenssi ei synny sattumalta
Blogikirjoitus: Abstraktinhallinta tehostaa konferenssin suunnittelua automatisoimalla esitysehdotusten keruun, arvioinnin ja aikataulutuksen. Yhdistetty järjestelmä vähentää virheitä ja selkeyttää koko prosessia.
5 tärkeää kysymystä konferenssin järjestämisessä
Blogikirjoitus: Viisi vinkkiä, jolla kannattaa hoitaa tapahtuman markkinointi, tapahtumailmoittautumisten kerääminen, tapahtuman ohjelmakartta ja tapahtuman maksujen kerääminen.
Jatka lukemista
