Hallinnan tunne

Asiat järjestykseen järjestelmään

Välillä tuntuu, että asiat kaatuvat päälle ja on liikaa palloja ilmassa. Miten arkikaaoksen saisi taltutettua? Yritys voi hallita kokonaisuuttaan toiminnanohjausjärjestelmässä ja yhdistykset hallitsevat kokonaisuuksia jäsenrekisterissä.

Miten järjestelmällisyyttä saa edistettyä arkisissa toimissa?

Vinkki 1: Laita tiedot järjestykseen.

Kun tieto on hajallaan monessa paikassa: Excelissä, sähköpostissa, omissa tiedostoissa, Teamsissa tai yhteisissä järjestelmissä, energiaa kuluu jatkuvasti kokonaisuuden hahmottamiseen: Missäs tämä nyt olikaan? Onko se hoidossa? Kenellä se on hoidossa?

Yksi Ihmisen sosiaalisen toiminnan motivaattoreista on varmuus (certainty). Epävarmat tilanteet vaativat alitajunnalta monien mahdollisten skenaarioiden hahmottamista. Ihmisen aivot kuitenkin pyrkivät säästämään kapasiteettiaan kriisitilanteita varten ja siksi ohjaavat meitä motivoitumaan selkeyttä kohti.

Kiireisenä etätyöpäivänä, kun työasiat kaatuvat päälle, huomaan järjesteleväni ohimennessäni tavaroita: vanhat lehdet lehtikoriin, pyyhkeet teinien lattioilta pyykkikoriin, roskat roskakoriin. Kun konkreettisille asioille löytyy paikka ja järjestys, mielikin rauhoittuu.

Vinkki 2: Tee lista käsittelyä vaativista asioista.

Kauppalistan kanssa automarketin käytävillä on helpompi edetä. Kesälomaa varten odottaa jo pitkä todo-lista. Nykyisin ihmisillä on jopa tapana tehdä koko elämää varten olevia bucket-listoja asioista, jotka he haluavat tehdä ennen kuolemaansa.

Jos stressi vaivaa ja työt menevät uniin, asiantuntijat suosittelevat mielessä pyörivien asioiden kirjoittamista paperille. Keskeneräiset asiat jäävät paperille odottamaan ja mieli saa nukahtamisrauhan.

Oletko huomannut, kuinka kiva on pyyhkiä yli valmiiksi saatu homma työlistalta? Hyvänolon tunne johtuu aivojen tuottamasta dopamiini-mielihyvähormonista.

Vinkki 3: Laadi yhteiset toimintamallit ja pelisäännöt.

Jos kaikki muutkin pitävät tiedot järjestyksessä ja hommat tehtävälistoissa, myös kokonaisuus pysyy hallinnassa. Tämä vaatii hyvät, yhteiset työkalut. Futural-paketissa projektinhallinta antaa välineet yhteisille pelisäännöille. Projektitehtävät ovat yhteisiä todo-listoja, joihin laitetut aikataulut, työmäärät ja lisätiedot löytyvät kaikille samanlaisina ja yhteismitallisina. Samankaltaisina toistuvista projekteista voidaan tehdä valmiita mallipohjia, joihin voidaan kerätä edellisistä projekteista opitut toimintamallit. Projektit liittyvät järjestelmässä saumattomasti organisaation muihin toimintoihin. Jos tarvitset selkeyttä tehtävien ja projektien hallintaan, ota yhteyttä, niin pohdimme yhdessä organisaatiollesi sopivan ratkaisun.

Viikonloppuna ryhdyin ikuisuusprojektiin ja järjestelin vanhoja valokuvia sekä digi- että paperimuotoon. Nyt oma elämä tuntuu olevan askeleen enemmän kasassa, kun ainakin osa historiasta on selkeänä kirjoissa ja kansissa.

Mitä sinä aiot tehdä lomallasi? Jos odottamassa on jo pitkä todo-lista, muista kirjoittaa listalle myös se tärkein: hengittele, pysähdy ja vain ole. Aina ei tarvitse suorittaa!

Leppoisaa ja rentouttavaa lomaa!