Työelämä on muuttunut merkittävästi viime vuosikymmeninä. Fyysisesti raskas työ on vaihtunut psykososiaaliseen kuormitukseen. Työsuojelu.fi jakaa kuormitustekijät kolmeen osaan: työn järjestelyyn, työn sisältöön ja työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen.
Tietotyössä kuormittavat esimerkiksi jatkuvat keskeytykset ja multitaskaus, epäselvät vastuualueet, huonot työvälineet ja puutteelliset pelisäännöt niiden käytöstä.
Työelämä pirstaloituu toisiaan seuraaviin projekteihin. Palloja on koko ajan ilmassa ja tulee helposti tunne, että jotakin on unohtunut. Jatkuva keskeneräisyyden tunne nakertaa koko ajan takaraivossa. Mikä neuvoksi?
Hallinnan tunne vähentää kuormitusta. Kaikki pelisäännöt ja prosessit eivät ole byrokratiaa vaan hallintaa. Kun työn sisältö ja tehtävät poukkoilevat kuin pallot asiasta toiseen, määrämuotoinen toimintamalli antaa selkeyttä ja rungon tekemiseen. Vanhat kunnon tehtävälistat ovat loistava tapa siirtää asiat kuormittamasta aivoja odottamaan vuoroaan.
Tehtävälistojen tekemiseen on monia välineitä. Joku pitää muistilappuja työpöydällä. Toinen hallitsee ToDo-listojaan jollakin siihen tarkoitetulla sovelluksella. Haasteeksi saattaa muodostua monien eri järjestelmien välillä surffailu, mikä taas aiheuttaa tuskastumista ja kuormitusta.
Odoo-pohjaisessa Futural-järjestelmässä tehtävälistat ovat mukana työvälineessä. Kun esim. laadit myyntitilausta, voit laittaa itsellesi muistiin, että asiakkaalle pitää soittaa tästä tilauksesta ja varmistaa toimitusaika. Avoin tehtävä ja sen deadline näkyvät myyntitilauksella sekä sinulle että muille. Kaikki pysyvät kartalla keskeneräisistä asioista.
Tehtävä tulee myös omalle tehtävälistallesi, jossa kaikki muutkin tehtävät eri prosesseista (esim. varastohallinta, projektit, myynti, laskutus, CRM, ym.) ovat hyvässä järjestyksessä odottamassa vuoroaan.
Kun saat homman tehtyä, voit kuitata tehtävän tehdyksi ja laittaa samalla muistiinpanot näkyviin. Taas kaikki näkevät, mitä on tehty ja koska. Ei juosta samojen pallojen perässä eivätkä asiat unohdu tai jää oletuksien varaan.
Tehtäviä voidaan myös ohjata muille. Näin jokaisen omat tehtävälistat ovat synkassa koko organisaation kanssa.
Miten teidän organisaatiossanne huolehditaan kokonaisuuksista? Niistä kaikista kymmenistä pienistä ja isoista asioista, joita nousee esiin tekemisen yhteydessä, kahvipöydässä, käytävillä ja palavereissa? "Voitko tsekata tämän?" "Otatko kopin tuosta?" "Älä unohda soittaa heille!"
Jos kokonaisuudessa olisi parantamisen varaa, ota yhteyttä! Katsotaan yhdessä teidän prosessejanne ja otetaan pallot haltuun.
