Uuden järjestelmän hankinta on aina iso investointi. Oli kyse sitten toiminnanohjausjärjestelmästä, asiakkuudenhallintajärjestelmästä tai jäsenrekisteristä, yksi kysymys nousee ylitse muiden: mitkä ominaisuudet ovat meille aivan välttämättömiä – ja mitkä voidaan jättää myöhemmäksi?
Jos kaikkea yritetään toteuttaa kerralla, projekti venyy helposti sekä aikataulun että budjetin osalta. Ratkaisu löytyy selkeästä ja käytännönläheisestä menetelmästä: MoSCoW-priorisoinnista.
Mikä on MoSCoW-menetelmä?
MoSCoW jakaa järjestelmätarpeet neljään kategoriaan:
Must (Pakolliset)
Ilman näitä järjestelmä ei toimi.
Esimerkki: Jäsenrekisterin on vähintään tallennettava ja haettava jäsenten yhteystiedot.
Should (Tärkeät)
Eivät ole täysin välttämättömiä, mutta parantavat järjestelmän hyötyä merkittävästi.
Esimerkki: Mahdollisuus lähettää uutiskirjeitä suoraan jäsenrekisteristä.
Could (Toivottavat)
Mukavia lisäominaisuuksia, jos aikaa ja budjettia riittää.
Esimerkki: Profiilikuvien tallennus jäsenten tietoihin.
Won’t
(Ei nyt)
Ominaisuuksia, jotka jätetään tarkoituksella pois tästä vaiheesta ja mahdollisesti toteutetaan myöhemmin.
Esimerkki: Integrointi sosiaalisen median kanaviin.
Näin käytät MoSCoW-menetelmää vaihe vaiheelta
1. Kerää tarpeet
Kokoa kaikki käyttäjien ja sidosryhmien toiveet.
Esimerkki: Asiakaspalvelijat painottavat helppoa hakutoimintoa, johto taas raportointia.
2. Luokittele tarpeet
Käy lista läpi yhdessä ja päätä, mikä kuuluu mihinkin luokkaan.
Esimerkki: Taloushallinto voi nähdä laskutuksen automaation “Must”-tason vaatimuksena, mobiilikäyttöliittymän taas “Should”-tasona.
3. Tarkista ja hyväksy
Varmista, että kaikki ovat samaa mieltä priorisoinnista. Tämä ehkäisee väärinymmärryksiä ja yllätyksiä.
4. Hyödynnä suunnittelussa
Keskity ensin “Must”-vaatimuksiin. Jos aikataulu kiristyy, voidaan “Could”-ominaisuudet siirtää seuraavaan vaiheeseen.
Miksi MoSCoW kannattaa?
MoSCoW tekee priorisoinnista selkeää ja läpinäkyvää. Se auttaa pitämään projektin hallinnassa ja varmistaa, että tärkeimmät tarpeet toteutuvat varmasti. Samalla se luo yhteisen kielen, jonka avulla eri käyttäjäryhmät ja projektitiimi voivat keskustella prioriteeteista ilman turhaa epäselvyyttä.
Kun tiedät, mikä on pakollista ja mikä voi odottaa, vältät projektin paisumisen – ja saat käyttöösi järjestelmän, joka palvelee oikeasti organisaatiosi ydintarpeita.
Haluaisitko laittaa tarpeet tärkeysjärjestykseen? Ota meihin yhteyttä, niin autamme priorisoimaan tarpeenne selkeästi ja varmistamaan, että järjestelmäprojekti onnistuu aikataulussa ja budjetissa.
Karoliina Nisula
Projektien PriorisointiPäällikkö