Yritykset kasvavat sekä orgaanisesti että ostamalla muita yrityksiä. Yrityskauppa tai fuusio tarjoaa nopean kasvuloikan, mutta erillisten toimintojen yhdistäminen ei ole helppo tehtävä: organisaatioilla on omat prosessinsa, toimintatapansa ja järjestelmänsä. Edessä on päätöksiä: jatketaanko molemmissa yrityksissä omilla prosesseilla ja järjestelmillä, siirrytäänkö molemmat toisen yrityksen toimintamalliin vai luodaanko kokonaan uusi malli, joka yhdistää molempien parhaat puolet? Samaan aikaan yritysten päivittäisen toiminnan on jatkuttava keskeytyksettä.
Kun yritykset yhdistyvät, pyritään saavuttamaan synergiaetuja: kokonaiskustannusten tulisi pienentyä, kun yksi hallinto hoitaa kahden organisaation toiminnot. Toimintoja vertailemalla voidaan valita parhaat käytännöt ja oppia toiselta organisaatiolta hyviä toimintatapoja.
Liian usein siirtymävaihe on kuitenkin täynnä paniikkia, stressiä ja turhautumista. Miten asia voitaisiin hoitaa mahdollisimman vähin vaurioin? Mikä on sopiva määrä suunnittelua, jotta ei jumituta kokousbyrokratiaan, mutta toisaalta ei syöksytä suin päin sekavan arjen keskelle? Muista kolme P.tä: prioriteetit, prosessit ja päätökset! Eikä vain paperilla, vaan käytännön jokapäiväisessä työssä.
Prioriteetit
Missä järjestyksessä toimintoja aletaan yhdistää? Mitä voidaan yhdistää, muuttaa tai karsia siten, ettei liiketoiminta häiriinny? Mistä saadaan suurimmat hyödyt? Mikä on helpointa yhdistää?
Miten kokonaisuutta haluttaisiin ohjata?
Prosessit
Molempien organisaatioiden toiminta täytyy hahmottaa pääpiirteissään paperille. Kuka tekee ja mitä?
Mitä tehdään jatkossakin rinnakkain molemmissa?
Onko prosesseja, jotka etenevät yritysten välillä - esim. toinen myy toiselle?
Päätökset
Nopeat analyysit ja päätöksenteko ovat kriittisiä. Muuten väliaikaiset toimintamallit jäävät pysyviksi, koska ei ehditty keksiä parempia. Tai vielä pahempaa: tehdään oletuksia, jotka ovat erilaisia eri organisaatioissa.
Järjestelmänäkökulmasta tärkeitä päätöksiä ovat ne, millä järjestelmillä jatketaan yhteistä toimintaa. Toimintaa ohjaavat ERP-järjestelmät ovat usein keskeisessä roolissa yhdistämisen viemisessä käytäntöön: ne ovat päivittäisiä työkaluja, joissa päätetään, miten asioita tehdään ja kuka niitä tekee. Futural/Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä skaalautuu helposti sisältämään monen yrityksen toiminnot. Yhden järjestelmän käytöstä saadaan monia hyötyjä:
Kustannussäästöt
Moninkertaiset ylläpitomaksut, integraatiot, hallinnointikustannukset saadaan pois.
Yhteiset prosessit
Kun käytetään samaa työvälinettä, toiminnasta tulee luontaisesti yhtenäistä.
Rooleilla määritellään, mitä toimenpiteitä henkilö saa tehdä.Yritystiedolla määritellään, missä hän saa tehdä kyseisiä toimenpiteitä.
Raportointi
Kaikista toiminnosta saadaan helposti yhteismitallista raportointia.
Tuplatyö pois
Tietoa voidaan siirtää organisaatiosta toiseen ilman hankalia integraatioita.
Reitityksillä voidaan määrittää, miten tieto ja prosessit kulkevat yritysten välillä. Esim. yhden yrityksen ostotilaus voi automaattisesti luoda toiselle yritykselle myyntitilauksen.
Pohditko usean yrityksen hallinnointia yhdessä helppokäyttöisessä toimintaympäristössä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan Futural-järjestelmän mahdollisuuksista!
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö, joka työntää mielellään lusikkansa kaikkien soppaan