"Myyjä" on tuttu ammattinimike kaikille, mutta miksi tämän sisar "Ostaja" esiintyy paljon vähemmän arkikielessä?
Onnistunut ostoprosessi voi olla toimialasta riippuen jopa tärkeämpää kuin myynti, joten myös ostoja varten täytyy olla kunnolliset työkalut. Konsulttitoimistolla on kevyemmät ostotarpeet kuin jälleenmyyjällä tai valmistavalla teollisuudella, mutta jokaisella toimijalla näitä tarpeita kuitenkin on.
Ostot voivat olla esimerkiksi toimiston kahvitarvikkeita, alihankittua palvelua, jälleenmyytäviä tuotteita, tai itse valmistettavien tuotteiden komponentteja.
Ostovastaavan rooli on monella tavalla samanlainen kuin myyjän: omat tuotteet ja niihin liittyvät markkinat täytyy tuntea, pitää osata neuvotella sopimuksia ja huolehtia toimitusten aikatauluista.
Oston logiikka
Kuten myynneissäkin, on Futural-järjestelmässä tarjous ja tilaus yksi tietue, joka kulkee tilasta toiseen. Näin ei tarvitse huolehtia tiedon siirtymisestä, tai sen pirstaloitumisesta moneeen paikkaan.
Jokaisen oston matka alkaa Tarjouspyyntö-vaiheella, jossa rakennetaan tiedot siitä mitä ollaan tilaamassa, kuka on toimittaja, ja ehkä jopa alustavia toimitusehtoja.
Tarjouspyyntö lähetetty tarkoittaa että tarve on toimittajan tiedossa, ja odotetaan vastausta pyydetylle tilaukselle.
Lopulta Ostotilaus tarkoittaa että oston sisällöstä on päästy yksimielisyyteen, ja osto ja toimitusaika on vahvistettu.
Tuotteen toimittajatiedot
Tuotteille saadaan toimittajakohtaisia tietoja helpottamaan tilauksia.
Voit listata erilaiset toimittajat, näiden hinnat ja toimitusviiveet,
ja jopa toimittajakohtaiset tuotenimet ja -koodit.
Tuotetta voidaan siis käsitellä sisäisesti omalla nimikkeellä (tässä "Komponentti A"),
mutta aina toimittajalta tilatessa käytetään toimittajan nimikettä, jolloin ei synny epäselvyyksiä.
Toimittajat listataan preferenssijärjestykseen sen perusteella, keneltä ensisijaisesti tilataan.
Esim. allaolevassa kuvassa ensisijainen toimittaja on "Toimittaja Oy",
tämän toimitusnopeuden takia, vaikka yksikköhinta onkin korkeampi.
Oston perustiedot
Ostotilauksen tärkeimpiin tietoihin kuuluvat toimittaja ja tilattavat tuotteet.
Olemassaolevan toimittajan voi hakea toimittajarekisteristä kirjoittamalla osan nimestä,
tai tässä kohdassa voi luoda myös uuden toimittajan.
Riveille voi luoda uuden tuotteen, tai hakea tuoterekisteristä olemassaolevia.
Jos olemassaolevalla tuotteella on toimittajakohtainen hinta, tuotenimi tai kuvaus,
ne näytetään automaattisesti rivillä.
Ensimmäisellä rivillä on meidän edellisen kohtamme "Komponentti A",
mutta sitä kutsutaan toimittajan termillä "[K1] Komponentti 1"
väliotsikoita ja kuvausrivejä jäsentämässä rakennetta.
Tilaukselle voidaan asettaa mm. toimittajaviite, toivottu määrä- ja saapumisaika, lisätietoja,
vastuuhenkilö, incoterm ja maksuehdot.
Viestintä
Ostoilta löytyy muistakin toiminnallisuuksista tuttu viestintäominaisuus,
jonka avulla voidaan viestiä sisäisesti ja toimittajan kanssa,
sekä kirjata suunniteltuja toimenpiteitä.
Tarjouspyynnöstä tilaukseksi
Ostotarjouspyynnön voi joko vahvistaa heti (jos osto on neuvoteltu tai tehty jo etukäteen),
tai sen voi lähettää toimittajalle sähköpostilla suoraan järjestelmästä.
Tarjouspyynnön voi myös kopioida kokonaisuudessaan parilla klikkauksella,
jos haluaa joko lähettää saman tarjouspyynnön useammalle toimittajalle,
tai käyttää aiempaa ostotarjousta tai -tilausta pohjana uudelle.
Ostotilaus ja vastaanotto
Sen jälkeen kun ostotilaus on vahvistettu, siitä muodostuu automaattisesti vastaanotto.
Poikkeuksena ostotilaukset joilla ei ole fyysisiä tuotteita, esim. palveluostot.
Vastaanoton kautta pystytään nopeasti tarkastamaan
saapuneet tuotteet ja tulouttamaan ne varastoon.
Viimeksi käsiteltiin CRM-toiminnallisuutta, seuraavana on vuorossa varastonhallinta.