Reaaliaikainen varastonhallinta ja sujuvat materiaalivirrat ovat jälleenmyyjille ja valmistavalle teollisuudelle elinehto,
mutta hyvin monet muutkin toimijat hyötyvät helppokäyttöisestä varastonhallinnasta.
Komponenttien, osavalmisteiden ja vähittäismyyntitavaroiden lisäksi on varsin hyödyllistä tietää vaikka jäsentuotteiden, oppimateriaalien, nuottien ja varaosien varastosaldot. Varastoon voi kirjata vaikka toimiston kahvipaketit ja kahvimaidot!
Tuotteet
Varastonhallinta rakentuu aina tietysti tuotteiden ympärille.
Tuotehallinnasta voit lukea tarkemmin tuotehallinta-blogikirjoituksesta.
Tuotteista täytyy varaston kontekstissa tietää se,
että tuotteen tyypin on oltava joko Varastoitava tuote, tai Kulutustavara.
Varastonhallinnan kaltaisesti myös Palveluiden "toimittamista"
voidaan seurata projektitehtävien tuntien kautta, ja laskuttaa toimitettujen mukaan.
Osto ja vastaanotto
Aiemmin puhuttiin ostoista, mutta silloin jätettiin vielä vastaanotto käsittelemättä.
Kun tuotteita on ostettu ja ne saapuvat varastoon, on aika ottaa ne sisään varastoon.
Tämä onnistuu hyvin näppärästi, koska Ostotilaus luo automaattisesti
kaikista ostetuista fyysisistä tuotteista Vastaanoton, joka on varastosiirtodokumentti,
jolta löytyy samat tuotteet ja määrät, kuin alkuperäiseltä ostotilaukselta.
Vastaanotolla voit joko kirjata rivikohtaisesti vastaanotettujen tuotteiden määrät,
ja ottaa vastaan alkuperäisestä tarpeesta poikkeavan määrän, tai kuitata koko vastaanoton kerralla sisään.
Jälkitoimitus
Jos et ota koko vastaanottoa kerralla varastoon,
järjestelmä kysyy, haluatko luoda jälkitoimituksen, vai onko tämä siirto jo käsitelty loppuun.
Jälkitoimitukset linkittyvät alkuperäiseen ostotilaukseen, ja löytyvät kaikki sieltä.
Tuotteen varastosaldo
Varastosaldoa ja varaston arvoa voi katsoa raporteista,
tai suoraan yksittäiseltä tuotteelta.
Jos mennään katsomaan tuotteen tietoja, nähdään yhdellä silmäyksellä
mm. varastosaldo, ennuste (+saapuvat, -lähtevät), varastosiirrot, ja tuotteeseen liittyvät ostot.
Tuotteen laskennallinen varastoarvo riippuu sen arvotuskäytänteestä:
Normaalihinta (kiinteä hinta), Keskihinta, tai ostoeräkohtainen FIFO-hinta.
Myynti ja toimitus
Kun tuotteet on myyty, ja myynti vahvistettu, on tuotteet lähetettävä toimitusosoitteeseen.
Itse myyntiä käsiteltiin aiemmin, ja siitä voit lukea tarkemmin täältä.
Vastaavasti kuin ostolla luotiin vahvistettaessa automaattisesti vastaanotto,
luodaan myyntiä vahvistaessa automaattisesti toimitustilaus, eli lyhyemmin toimitus.
Toimitustilaus saa tietonsa suoraan myynniltä:
toimitusosoite, toimitettavat tuotteet, ja aikamääreet.
Toimitus voidaan vastaanoton tavoin kuitata kerralla kokonaan, tai rivikohtaisesti,
jolloin osa tuotteista voidaan jättää jälkitoimitukseen.
Varastonhallinta
Jos varastoa hallinnoivat eri ihmiset kuin myyntiä (ja ostoa),
voi vastaanottoja ja toimituksia seurata myös erillisestä näkymästä, erillisin oikeuksin.
Varastohenkilöstö voi katsoa toimitusten rivinäkymästä,
mitä toimituksia on hoidettavana, myöhässä, tulossa ja toimitettuna.
Osto, varasto, ja myynti voivat siis toimia täysin itsenäisesti omissa lokeroissaan.
Varastonhallinta on hyvin laaja kokonaisuus, ja kävimme siitä vasta aivan perusasiat.
Osto ei ole ainoa reitti josta tuotteita voi varastoon tulla, vaan niitä voi tulla myös esim. siirtona toisesta varastosta tai valmistuksesta.
Pureudutaan valmistukseen myöhemmin, kuten myös uudelleentilauksen sääntöihin, varaston arvostukseen ja inventointiin.
Varastonhallintaan liittyen kannattaa vilkaista myös kuinka ostoja käsitellään.
Seuraavaksi palataan myynteihin, mutta tällä kertaa tavaramyynnin näkökulmasta.