Yhdistyksen jäsenrekisteri on keskeinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan jäsenten tietoja, parantamaan viestintää ja tehostamaan yhdistyksen toimintaa. Jäsenrekisteriohjelmiston hankkiminen tai vaihtaminen on tärkeä päätös. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi seitsemän tärkeää seikkaa, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun yhdistys hankkii jäsenrekisteriä.
1. Tietosuoja ja GDPR
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa tiukat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. Jäsenrekisterin on täytettävä nämä vaatimukset. Tärkeää on varmistaa, että palveluntarjoaja noudattaa GDPR:ää ja että jäsenrekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyy hyvä kooste yhdistystoiminnan tietosuoja-asioista.
2. Helppokäyttöisyys
Järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen, jotta aika ei huku järjestelmäasioihin vaan järjestön tärkeiden asioiden käsittelyyn. On hyvä valita ratkaisu, joka on intuitiivinen ja jossa on selkeät ohjeet ja tukipalvelut. Koulutusta ja käyttöönottoa tukevat materiaalit voivat olla hyödyllisiä erityisesti, jos järjestelmää käyttää moni henkilö.
3. Toiminnallisuudet ja skaalautuvuus
Yhdistysten tarpeet voivat vaihdella suuresti. On tärkeää kartoittaa etukäteen, mitä toiminnallisuuksia jäsenrekisteriltä vaaditaan. Näitä voivat olla esimerkiksi jäsentietojen hallinta, viestintätyökalut, tapahtumien hallinta ja laskutuksen hallinta. Jäsenrekisterin tulisi olla myös skaalautuva, jotta se pystyy kasvamaan yhdistyksen mukana ja mukautumaan muuttuviin tarpeisiin.
4. Integraatiot
Hyvä jäsenrekisteri voidaan integroida muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten verkkosivuihin, kirjanpito-ohjelmiin ja maksupalveluihin. Tämä vähentää manuaalista työtä ja minimoi virheiden mahdollisuuden. Ennen jäsenrekisterin hankkimista on hyvä selvittää, miten hyvin se integroidaan nykyisiin järjestelmiin.
5. Kustannukset
Kustannukset ovat aina merkittävä tekijä yhdistykselle. On tärkeää arvioida sekä alkuinvestoinnin että jatkuvien kustannusten suuruus. Vertaile eri palveluntarjoajien hintoja ja harkitse, mikä ratkaisu tarjoaa parasta vastinetta rahalle. Muista ottaa huomioon myös mahdolliset piilokustannukset, kuten koulutus ja tukipalvelut.
7. Asiakaspalvelu ja tuki
Hyvä asiakaspalvelu ja tuki ovat arvokkaita erityisesti silloin, kun kohdalle sattuu ongelmia tai kysymyksiä. Selvitä, millaista tukea palveluntarjoaja tarjoaa ja kuinka nopeasti he vastaavat tukipyyntöihin. Hyvä palvelu voi säästää aikaa ja vaivaa pitkällä aikavälillä.
Jäsenrekisterin hankkiminen on yhdistykselle merkittävä päätös, joka vaikuttaa moniin yhdistyksen toimintoihin. Huolellinen suunnittelu ja eri vaihtoehtojen vertailu auttavat löytämään parhaan mahdollisen ratkaisun yhdistyksen tarpeisiin. Kun tietosuoja, helppokäyttöisyys, toiminnallisuudet, integraatiot, kustannukset, käyttöehdot ja asiakaspalvelu on otettu huomioon, yhdistyksellä on hyvät edellytykset hankkia jäsenrekisteri, joka tukee sen toimintaa tehokkaasti ja turvallisesti.
Ota yhteyttä, niin pohditaan yhdessä yhdistyksenne tarpeita!