Tietojärjestelmät nielevät rahaa — mutta mihin kaikkeen sitä oikeastaan kuluu? Monessa pk-yrityksessä ja järjestössä järjestelmäkulut piiloutuvat arjen pyöritykseen: vähän sinne, vähän tänne. On erillisiä ohjelmistolisenssejä, palvelintilauksia, tukea, kehitystyötä ja ehkä muutama ulkopuolinen kumppani. Lopputuloksena on hajanaisia kustannuksia, joita harva katsoo kokonaisuutena. Miten tietojärjestelmäkulut muodostuvat – ja miksi niitä kannattaa tarkastella kriittisesti?
Lisenssit
Lisenssit antavat oikeuden järjestelmän käyttöön. Ne voivat perustua esim. käyttäjä-tai jäsenmäärään. Lisenssi voi myös olla kiinteähintainen tai perustua käytettävissä oleviin ominaisuuksiin.
Avoimen lähdekoodin järjestelmissä ei yleensä ole lisenssimaksuja.
Tuki ja ylläpito
Näillä varmistetaan, että järjestelmä on toimiva ja aina käytettävissä. Järjestelmän tietoturva, varmuuskopiot ja bugikorjaukset ovat osa SaaS-järjestelmän ylläpitotyötä. Tukipalvelu ratkaisee järjestelmään liittyviä virheitä ja vastaa käyttäjien kysymyksiin.
Transaktiot
Monissa ohjelmistossa hinnoittelu perustuu transaktioiden määrään. Tilitoimistojärjestelmissä veloitetaan tapahtumista, kuten myynti- ja ostolaskut ja pankkitapahtumat. Massapostitusjärjestelmät voivat veloittaa lähetettyjen sähköpostien perusteella. Tapahtumanhallintajärjestelmillä tapahtuma- ja osallistujamäärä voivat olla laskutusperusteita. Maksujärjestelmät veloittavat provision maksun summasta. Tulostus- ja välityspalvelut veloittavat käsiteltävän määrän mukaan.
Käyttöönotto
Sekä avoimissa että lisensoiduissa järjestelmissä käyttöönotto aiheuttaa työtä. Täytyy määrittää, mitä järjestelmän pitäisi tehdä. Ominaisuudet pitää konfiguroida, eli muokata organisaation tarpeisiin: esim. mitkä roolit saavat käyttää mitäkin toimintoja, maksuehdot, erilaiset jäsentyypit, hinnastot, hankintaehdot...
Koulutus
Koulutus on tärkeä osa järjestelmän käyttöönottoa. Hyväkään työkalu ei toimi, jos sitä ei osata käyttää oikein. Myös koulutusmateriaalit, joihin voidaan myöhemmin palata, helpottavat uusien toiminnallisuuksien omaksumista.
Integraatiot
Integraatioiden avulla eri järjestelmät saadaan keskustelemaan keskenään. Joidenkin järjestelmien välille on olemassa valmiita integraatioita, jolloin aloituskustannukset liittyvät testaukseen ja yhteyksien käyttöönottoon. Joskus integraatio pitää rakentaa alusta saakka. Eri järjestelmiä päivitetään eri tahtiin, ja muutokset vaikuttavat usein myös integraatioihin. Tietoliikenne integraatioissa vaatii myös jatkuvaa valvontaa.
Piilokustannukset?
Todelliset kustannukset eivät aina lopu siihen, mitä laskulle on kirjattu. Yksi usein unohdettu kuluerä on työntekijöiden ajankäyttö: kun järjestelmä on monimutkainen tai huonosti suunniteltu, kuluu aikaa ylimääräiseen klikkailuun, tiedon etsimiseen tai virheiden korjaamiseen. Lisäksi päätöksenteon viivästyminen puutteellisen raportoinnin tai tiedon sirpaleisuuden vuoksi voi tulla kalliiksi – mutta tätä kustannusta ei kukaan budjetoi. Myös järjestelmäriippuvuus eli "lukkiutuminen" yhteen toimittajaan voi aiheuttaa kustannuksia pitkällä aikavälillä, kun siirtymävaihtoehdot kutistuvat ja hinnoittelu muuttuu yksipuoliseksi. Näitä piilokustannuksia ei näe tilinpäätöksessä, mutta ne syövät tehokkuutta ja toimintakykyä hiljalleen, mutta varmasti.
Futural-ratkaisut yrityksille, järjestöille ja oppilaitoksille tehdään avoimen lähdekoodin Odoon Community Edition -järjestelmän päälle. Siinä ei ole lisenssikustannuksia. Avoimuus poistaa toimittajalukkojen aiheuttamat kustannusriskit. Ratkaisuissamme ei myöskään ole transaktiokustannuksia, joten asiakasorganisaation toiminnan kasvu ei suoraan siirry järjestelmäkustannuksiin. Kiinnostuitko ratkaisumallista? Ota yhteyttä, niin keskustellaan mahdollisesta ratkaisusta ja sen kustannuksista!