Viime viikolla kirjoitin aiheesta monta kokkia sopassa - miten useaa organisaatiota voidaan hallinnoida yhdessä ympäristössä. Järjestelmässä voidaan lokeroida toiminnot ja organisaatiot siten, että jokainen pysyy tarkasti omalla tontillaan. Toisaalta varsinkin pienemmissä yrityksissä yhdellä ihmisellä voi olla monta tonttia hoidettavanaan. Vastuu voi olla "leveä ja matala": Yksi asiantunteva myyjä voi myydä kaikkien yritysten piikkiin tai hankinnat hallitseva ostaja hoitaa kaikkien yritysten materiaalihankinnat. Toimenkuva voi myös olla "kapea ja pitkä": yksi henkilö hoitaa yrityksessä sekä myynnin, ostot että varastonhallinnan.
Miten työntekijä pysyy selvillä siitä, mitä on kulloinkin tekemässä? Aina ei pysykään. Järjestelmäympäristössä kunkin tontin rajat määritellään rooleilla. Täältä löytyy esimerkki roolien käytöstä Futural-ympäristössä. Henkilölle annetut järjestelmäroolit määrittävät, mitä hänellä on oikeus tehdä. Yhdellä henkilöllä voi olla monta roolia ja hän voi hypätä myyntipöydän takaa varastohenkilön haalareihin ja sitten laittaa taloushallinto-hatun päähän ja hoitaa laskutukset.
Henkilöön liitetyt yritykset rajaavat sen, kenen toimintoja käyttäjällä on oikeus tehdä. Futural-järjestelmän oikeassa yläkulmassa käyttäjä näkee, minkä yritysten nimissä hän saa toimia. Rastittamalla yrityksen hän voi valita, minkä firman logolla varustettu hattu hänellä on päässä. Kun yritys on valittuna, käyttäjä näkee vain siihen yritykseen liitetyt tiedot (esim. myynnit, ostot, tuotteet ja kontaktit).
Toisaalta yritykset voivat jakaa tietoja keskenään. Jos kaikki saavat käyttää samoja tuote- ja kontaktitietoja, ne näkyvät kaikille.
Vaihda hattua - vaihda näkökulmaa
Oletko kuullut ideointitekniikasta de Bonon 6 ajatteluhattua? Siinä keskusteluun osallistujille jaetaan "hatut" eli näkökulmat: valkoinen - faktat ja objektiivisuus
punainen - tunteet ja intuitio
musta - riskit ja pessimismi
keltainen - edut ja optimismi
vihreä - ideat ja luovuus
sininen - tarkkailija, usein keskustelun vetäjä
Erilainen hattu päässä voi nostaa keskusteluun näkökulmia, joita ei muuten ajattelisi tai toisi esille. Roolin takaa on lupa sanoa vapaammin asioita, kuten "mustan hatun kuuluukin olla pessimistinen" tai "vihreä saa heittää tosi luovia ideoita kehiin".
Myös hatun vaihtaminen organisaation sisällä avaa silmiä näkemään asioita eri tavalla. Välillä näin on pakko tehdä, kun joku työntekijä on pois paikalta ja toisen täytyy tulla hätiin hoitamaan hänen hommiaan. Välillä roolien vaihto voidaan tehdä ihan tarkoituksella. Kun olin joskus teatterin markkinoinnissa töissä, vaihdoimme eräänä lauantaina rooleja ja pääsin kokeilemaan ravintolahenkilöstön hommia väliaikatarjoiluissa. Arvostukseni heidän työtään kohtaan nousi entisestään, kun koin käytännössä, miten nopeasti asiat täytyy saada kuntoon ja mitä kaikkea näennäisesti yksinkertaisen toiminnan taustalla tehdään. Seuraavalla kerralla osasin huomioida vähän paremmin ravintolan toimintoja, kun tehtiin teatterin myyntityötä.
Muistetaan välillä vaihtaa hattuja ja poistua omista kuplistamme - se on varsin virkistävää!
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö ja hassu hatuntekijä