Companies grow both organically and by buying other companies. A company acquisition or merger provides a rapid growth spurt. However, combining separate operational functions is not an easy task: organizations have their own processes, operating methods and systems. We are faced with decisions: will both continue with their own processes and systems, will both be combined with the operating model of one of the two companies, or will a new operating model be created that connects both? At the same time, the day-to-day operations of companies should continue without interruption.
When companies merge, synergy benefits are sought: total costs should decrease when one administration handles the operations of two organizations. By comparing operations, you can choose the best ones and learn good practices from the operators of another organization.
Too often, however, the transition is full of panic, stress and frustration. How could the matter be handled with as little damage as possible? What is the appropriate amount of planning so as not to get stuck in meeting bureaucracy, but on the other hand not to run headlong into the middle of a confusing everyday life? Remember the three P's: priorities, processes and decisions! And not just on paper, but in practical daily work.
Prioriteetit
Missä järjestyksessä toimintoja aletaan yhdistää? Mitä voidaan yhdistää, muuttaa tai karsia siten, ettei liiketoiminta häiriinny? Mistä saadaan suurimmat hyödyt? Mikä on helpointa yhdistää?
Miten kokonaisuutta haluttaisiin ohjata?
Prosessit
Molempien organisaatioiden toiminta täytyy hahmottaa pääpiirteissään paperille. Kuka tekee ja mitä?
Mitä tehdään jatkossakin rinnakkain molemmissa?
Onko prosesseja, jotka etenevät yritysten välillä - esim. toinen myy toiselle?
Päätökset
Nopeat analyysit ja päätöksenteko ovat kriittisiä. Muuten väliaikaiset toimintamallit jäävät pysyviksi, koska ei ehditty keksiä parempia. Tai vielä pahempaa: tehdään oletuksia, jotka ovat erilaisia eri organisaatioissa.
Järjestelmänäkökulmasta tärkeitä päätöksiä ovat ne, millä järjestelmillä jatketaan yhteistä toimintaa. Toimintaa ohjaavat ERP-järjestelmät ovat usein keskeisessä roolissa yhdistämisen viemisessä käytäntöön: ne ovat päivittäisiä työkaluja, joissa päätetään, miten asioita tehdään ja kuka niitä tekee. Futural/Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä skaalautuu helposti sisältämään monen yrityksen toiminnot. Yhden järjestelmän käytöstä saadaan monia hyötyjä:
Kustannussäästöt
Moninkertaiset ylläpitomaksut, integraatiot, hallinnointikustannukset saadaan pois.
Yhteiset prosessit
Kun käytetään samaa työvälinettä, toiminnasta tulee luontaisesti yhtenäistä.
Rooleilla määritellään, mitä toimenpiteitä henkilö saa tehdä.Yritystiedolla määritellään, missä hän saa tehdä kyseisiä toimenpiteitä.
Raportointi
Kaikista toiminnosta saadaan helposti yhteismitallista raportointia.
Tuplatyö pois
Tietoa voidaan siirtää organisaatiosta toiseen ilman hankalia integraatioita.
Reitityksillä voidaan määrittää, miten tieto ja prosessit kulkevat yritysten välillä. Esim. yhden yrityksen ostotilaus voi automaattisesti luoda toiselle yritykselle myyntitilauksen.
Pohditko usean yrityksen hallinnointia yhdessä helppokäyttöisessä toimintaympäristössä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan Futural-järjestelmän mahdollisuuksista!
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö, joka työntää mielellään lusikkansa kaikkien soppaan