Yritykset kasvavat sekä orgaanisesti että ostamalla toisia yrityksiä. Yritysostolla tai fuusiolla saadaan nopea kasvuloikka. Erillisten operatiivisten toimintojen yhdistäminen ei kuitenkaan ole helppo tehtävä: organisaatioilla on omanlaisensa prosessit, toimintatavat ja järjestelmät. Ollaan päätösten edessä: jatkavatko molemmat omilla prosesseillaan ja järjestelmillään, yhdistetäänkö molemmat jomman kumman yrityksen toimintamalliin vai luodaanko uusi, molempia yhdistävä toimintamalli? Samaan aikaan yritysten päivittäisen toiminnan pitäisi jatkua keskeytyksettä.
Yritysten yhdistyessä tavoitellaan synergiahyötyjä: kokonaiskulujen pitäisi pienentyä, kun yksi hallinto hoitaa kahden organisaation toimintaa. Toimintaa vertaillessa päästään valitsemaan parhaat päältä ja opitaan hyviä käytänteitä toisen organisaation toimijoilta.
Harmillisen usein siirtymä on kuitenkin täynnä paniikkia, stressiä ja turhautumisia. Miten homma saataisiin hoidettua mahdollisimman vähin vaurioin? Mikä on sopiva määrä suunnittelua, jotta ei juututa palaveribyrokratiaan, mutta toisaalta ei juosta suinpäin keskelle sekavaa arkea? Muista kolme P:tä: prioriteetit, prosessit ja päätökset! Eikä vain paperilla, vaan käytännön päivittäisessä työssä.
Prioriteetit
Missä järjestyksessä toimintoja aletaan yhdistää? Mitä voidaan yhdistää, muuttaa tai karsia siten, ettei liiketoiminta häiriinny? Mistä saadaan suurimmat hyödyt? Mikä on helpointa yhdistää?
Miten kokonaisuutta haluttaisiin ohjata?
Prosessit
Molempien organisaatioiden toiminta täytyy hahmottaa pääpiirteissään paperille. Kuka tekee ja mitä?
Mitä tehdään jatkossakin rinnakkain molemmissa?
Onko prosesseja, jotka etenevät yritysten välillä - esim. toinen myy toiselle?
Päätökset
Nopeat analyysit ja päätöksenteko ovat kriittisiä. Muuten väliaikaiset toimintamallit jäävät pysyviksi, koska ei ehditty keksiä parempia. Tai vielä pahempaa: tehdään oletuksia, jotka ovat erilaisia eri organisaatioissa.
Järjestelmänäkökulmasta tärkeitä päätöksiä ovat ne, millä järjestelmillä jatketaan yhteistä toimintaa. Toimintaa ohjaavat ERP-järjestelmät ovat usein keskeisessä roolissa yhdistämisen viemisessä käytäntöön: ne ovat päivittäisiä työkaluja, joissa päätetään, miten asioita tehdään ja kuka niitä tekee. Futural/Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä skaalautuu helposti sisältämään monen yrityksen toiminnot. Yhden järjestelmän käytöstä saadaan monia hyötyjä:
Kustannussäästöt
Moninkertaiset ylläpitomaksut, integraatiot, hallinnointikustannukset saadaan pois.
Yhteiset prosessit
Kun käytetään samaa työvälinettä, toiminnasta tulee luontaisesti yhtenäistä.
Rooleilla määritellään, mitä toimenpiteitä henkilö saa tehdä.Yritystiedolla määritellään, missä hän saa tehdä kyseisiä toimenpiteitä.
Raportointi
Kaikista toiminnosta saadaan helposti yhteismitallista raportointia.
Tuplatyö pois
Tietoa voidaan siirtää organisaatiosta toiseen ilman hankalia integraatioita.
Reitityksillä voidaan määrittää, miten tieto ja prosessit kulkevat yritysten välillä. Esim. yhden yrityksen ostotilaus voi automaattisesti luoda toiselle yritykselle myyntitilauksen.
Pohditko usean yrityksen hallinnointia yhdessä helppokäyttöisessä toimintaympäristössä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan Futural-järjestelmän mahdollisuuksista!
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö, joka työntää mielellään lusikkansa kaikkien soppaan