Pohditko ERP-järjestelmän tai jäsenrekisterijärjestelmän hankkimista? Kokosimme kuusi vinkkiä, jotka kannattaa pitää mielessä, jos ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmät ovat uusi maailma.
1. Kysymyksessä ei ole tekninen juttu
Vaan ihmisten käytännön tekemisen juttu. Pitää ymmärtää, mitä kukakin tekee tällä hetkellä ja miksi. Ja mitä heidän pitäisi tehdä tulevaisuudessa ja miksi. Vasta sen jälkeen mietitään, millä välineellä tehdään ja mitä. Järjestelmillä voidaan automatisoida rutiineja ja nopeuttaa tekemistä. Mutta automaatio nopeuttaa myös sotkujen syntymistä.
2. Kuvaa prosessit
Huh - kuulostaapa konsultti-jargonilta. Mutta ei ole. Piirrä paperille, mitä organisaatiossasi tapahtuu: kuka tekee mitä, kuka jatkaa siitä, ja mitä sitten tapahtuu. Tee kysymyksiä omalle organisaatiollesi ja mahdollisille järjestelmätoimittajille. Tämä on järkevää tehdä, vaikka ei ottaisi mitään järjestelmää käyttöön. Myös exceleillä pelatessa helpottaa, jos kaikilla on sama käsitys siitä, mitä tässä ollaan päivittäin tekemässä ja miten. Tämä on kartta ja kompassi sille, mitä järjestelmässä pitäisi tehdä. Järjestelmä on vain työkalu sovittujen hommien tekemiseen.
3. Järjestelmä tarvitsee omistajan
Ei pelkkää nimeä, joka saadaan projektisuunnitelmaan ja joka kutsuu kokoukset kasaan. Vaan aktiivinen, konkreettista selvitys- ja koordinointityötä tekevä henkilö, jolla on kiinnostusta oppia joka osa-alueesta vähän ja ymmärtää asioiden välisiä yhteyksiä.
Jos valitset järjestelmän omistajaksi jonkun
a) jolla on vain vähän muita hommia, joten hän ehtisi tehdä tätä
b) yleishallintohenkilön, koska tietojärjestelmät ovat hallinnon asiaa
c) it-henkilön, koska kyseessä on järjestelmä
d) päällikön tai johtajan, koska heille kuuluu kokonaisuudet
mutta henkilö ei sitoudu tai pysty käyttämään aikaa kokonaisuuteen perehtymiseen, niin pieleen menee. Mikä tahansa yllämainituista on hyvä järjestelmän omistaja, jos hänellä on kiinnostusta, aikaa ja kykyä yhdistää eri osa-alueita ja ihmisiä.
Järjestelmän omistaja on se, joka ottaa kopin epämääräisistä, väliinputoavista hommista ja yhdistää oikeat tahot päättämään, mitä asian kanssa tehdään. Hän etsii tarvittaessa ihmisen, jonka tontilla asia on. Hänen ei tarvitse tehdä tai osata kaikkea, eikä myöskään päättää kaikesta. Mutta hän vastaa siitä, että asiat etenevät ja päätöksiä tehdään.
4. Järjestelmä automatisoi ja selkeyttää - mutta myös jäykistää
Jos siirrät toimintasi excel-hallinnoinnista ERP-järjestelmään, saat taatusti selkeämmän ja paremmin hallussa pysyvän kokonaisuuden. Mutta menetät myös joustavuuden. Exceliin voi aina lisätä ylimääräisen rivin, muuttaa vähän laskentakaavaa tai sopia, että oikaistaankin tässä tilanteessa vähän. Toiminnanohjausjärjestelmä on “kone”, joka toteuttaa sille annettuja käskyjä ja pelisääntöjä. Sen tehtävänä on pitää prosessit ruodussa. Kaikki organisaation toimijat joutuvat menemään samojen sääntöjen mukaan. Esimerkiksi jos halutaan, että varastosaldot pysyvät ajan tasalla, järjestelmän ei pitäisi sallia myymistä miinussaldolle. Mitä enemmän haluat erilaisiin tilanteisiin sopivia erikoiskäsittelyjä ja aputoimintoja, sitä monimutkaisemmaksi järjestelmä tulee. Ja aina, kun kierrät järjestelmän säännöt, luot riskin virhetilanteelle.
5. Crap in - crap out
Järjestelmän sisältö on juuri niin laadukasta kuin mitä sinne syötetään. Jos tiedot ovat vanhentuneita, virheellisiä tai puutteellisia, myös järjestelmän tuottama raportointi ja muu näkökulma on virheellistä. Tietojen ylläpito vaatii aikaa, panostusta - ja usein myös suunnittelua.
6. Kustannukset aliarvioidaan - aina
Järjestelmäprojektin hintalappu on paljon suurempi kuin pelkkä ohjelmistoasennus ja ylläpitomaksu. Koska vain murto-osa projektista on tekniikkaa, varaa rahaa myös selvittelyyn ja parhaiden ratkaisujen etsimiseen. Mitä enemmän satsaat projektiin oman henkilöstön työpanosta, sen suuremman hyödyn kokonaisuudesta saat. Usein myös pieni satsaus ulkopuolisen asiantuntijan konsultointiin saattaa ohjata oman väen näkökulmat oikeille raiteille ja kokonaisuus mietitään oman työn, ei ulkopuolisen järjestelmän kannalta. Kannattaa varata rahaa myös koulutukseen, koska monesti ongelma saattaa olla, että käyttäjät eivät ole ehtineet tai älynneet perehtyä järjestelmän kaikkiin ominaisuuksiin.
Teknisen järjestelmän saaminen käytännön työvälineeksi vaatii siis organisaatiolta itseltään sitoutuneita ihmisiä sekä riittävästi aikaa ja rahaa. Lisäksi tarvitaan käytännön tasolla oleva näkemys siitä, mitä halutaan tehdä ja miten.
Harkitsetko ERP-järjestelmän hankkimista? Futural-järjestelmä tarjoaa helppokäyttöiset ja monipuoliset välineet toiminnan ohjaamiseen. Ota yhteyttä, niin pohditaan ERP-asioita yhdessä.