Yhdistyksen kirjanpito
Yhdistyksen toiminta on innostavaa ja palkitsevaa, mutta se tuo mukanaan myös monia vastuita. Yksi näistä on yhdistyksen kirjanpito. Vaikka kirjanpito saattaa tuntua monimutkaiselta ja aikaa vievältä tehtävältä, se on kuitenkin olennainen osa yhdistyksen toimintaa. Toimintaa taas hoidetaan usein eri paikassa kuin kirjanpitoa. Kuinka nuo kaksi saadaan yhdistettyä?
Annamme tässä muutaman vinkin yhdistyksen kirjanpidon hoitamiseen ja helpottamiseen.
Miksi yhdistyksen kirjanpito on tärkeää?
Yhdistyksen kirjanpito on keskeinen työkalu, joka auttaa ymmärtämään yhdistyksen taloudellista tilannetta ja varmistaa, että yhdistys noudattaa lain vaatimuksia. Tässä muutamia syitä, miksi yhdistyksen kirjanpito on tärkeää:
Lainmukaisuus. Laki edellyttää yhdistyksiä pitämään kirjanpitoa ja raportoimaan taloudellisesta toiminnastaan viranomaisille.
Talouden hallinta. Kirjanpito auttaa seuraamaan yhdistyksen tuloja ja menoja. Tämä on tärkeää varojen hallinnassa ja talousarvion suunnittelussa.
Ymmärrys yhdistyksen toiminnasta. Selkeä ja tarkka kirjanpito antaa yhdistyksen jäsenille, lahjoittajille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden nähdä, mihin yhdistyksen varoja käytetään. Tämä lisää luottamusta ja avoimuutta.
Rahoitusmahdollisuudet. Monet rahoittajat ja avustusohjelmat saattavat edellyttää tarkkaa kirjanpitoa ennen kuin myöntävät varoja yhdistykselle. Hyvin pidetty kirjanpito voi auttaa hankkimaan lisärahoitusta.
Mistä yhdistyksen kirjanpito muodostuu?
Yhdistyksen tulot
Jäsenmaksut
kerätään jäsenrekisterin perusteella
Tapahtumamaksut
kerätään osallistumisen perusteella
Lahjoitukset
yksityishenkilöiltä tai organisaatioilta, verkossa tai laskulla
Avustukset
julkisilta toimijoilta, säätiöiltä tai muilta rahoittajilta
Tuotemyynti
verkossa, käteisellä tai laskulla
Yhdistyksen kulut
Toimisto- ja hallintokulut
esim. pankkikulut, järjestelmämaksut
Tapahtumakulut
esim. tilakulut, organisointi, markkinointi
Henkilöstökulut
se kaikkein tärkein: tekevät kädet!
Muut ydintoiminnan kulut
miksi yhdistys on olemassa: tärkeiden asioiden edistäminen, vaikuttaminen, mahdollistaminen
Koulutuskulut
tiedon jakaminen ja lisääminen on usein tärkeä toiminnan osa-alue
Mihin kaikkeen yhdistyksen kirjanpito liittyy?
Kirjanpito huolehtii raha-asioista. Raha-asiat taas ovat usein seurausta jostakin toiminnasta eli prosessista.
Jäsenrekisteri tuottaa tiedon siitä, keneltä jäsenmaksuja peritään. Monet jäsenrekisterit myös luovat automaattisesti jäsenille jäsenlaskut. Toisaalta jäsenlaskujen maksamista täytyy seurata. Tätä kutsutaan reskontran hallinnaksi. Jäsenmaksureskontra voidaan hoitaa joko kirjanpitojärjestelmässä tai jäsenrekisterissä. Jäsenlaskut ja -maksut päätyvät lopuksi kirjanpitoon. Tietoa voidaan siirtää käsin. Jos siirretään tietoa Excel-muodossa tai integraatiolla käsityön ja virheiden määrä vähenevät.
Tutustu yhdistyksen jäsenrekisterin ja kirjanpidon yhteispeliin
Varainhankinta verkkokaupassa
Yhdistys voi hankkia varoja myymällä tuotteita ja materiaaleja verkkokaupassa. Myös jäsenyyksiä voidaan myydä verkkokaupassa. Verkkokauppa voi kerätä maksut Paytrail-maksunvälittäjän kautta.
Kun verkkokaupasta saadaan tuloja, ne täytyy saada kirjanpitoon muiden tulojen ja kulujen kanssa.
Laskutus tapahtumissa
Tapahtumat tuottavat yrityksille tuloja sekä osallistumismaksuina että mainostuloina. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä maksu samantien verkossa tai laskuttaa jälkeenpäin. Myös nämä maksut voidaan ohjata automaattisesti kirjanpitoon integraation kautta.
5 vinkkiä yhdistyksen kirjanpidon helpottamiseen
Ymmärrys: Hahmota, mistä kaikesta kirjanpitoon menevä materiaali ja tieto muodostuvat. Piirrä tarvittaessa paperille prosessikaavio, se helpottaa hahmottamista.
Osaaminen: Hanki tarvittaessa koulutusta tai ulkopuolinen kirjanpitäjä, joka ymmärtää yhdistyksesi tarpeet. Tee kirjanpitoon liittyville toimijoille hyvät ohjeet, joiden mukaan he pystyvät tuottamaan materiaalin oikeaan paikkaan, oikeaan aikaan.
Tallenna ja säilytä materiaali: Säilytä kaikki kirjanpidon vaatimat tositteet huolellisesti ja toimita ne hyvissä ajoin kirjanpitäjälle. Jos materiaali on jossakin toisessa järjestelmässä kuten jäsenrekisterissä, hahmota, miten se saadaan mahdollisimman vähällä käsityöllä siirrettyä kirjanpitoon.
Säännöllisyys: Tee kirjanpidon vaatimat toimenpiteet säännöllisesti eikä vasta vuoden lopussa. Tämä auttaa välttämään kiirettä ja virheitä.
Järjestelmät ja niiden yhteispeli: Jos yhdistyksen hallintoa hoidetaan monessa järjestelmässä, suunnittele järjestelmien välinen yhteistoiminta. Se voi olla täysin automatisoitu integraatio tai tiedon siirtäminen koonti-exceleinä. Käsin syöttäminen ei ole hyvä vaihtoehto, jos materiaalia on paljon.
Futural jäsenrekisteri integroituu Procountoriin ja Netvisoriin
Futural jäsenrekisterin jäsenmaksulaskutus, verkkokauppa ja tapahtumahallinta voidaan integroida saumattomasti Procountor- tai Netvisor-tilitoimistojärjestelmiin. Integraation avulla jäsenrekisterissä luotavat jäsenlaskut siirtyvät automaattisesti tilitoimistojärjestelmään, joka huolehtii reskontrasta ja palauttaa tiedon siitä, että jäsenmaksu on maksettu.