Arki organisaatiossa pyörii usein monen järjestelmän ja prosessin varassa, ja niiden todellinen merkitys huomataan yleensä vasta, kun jokin hajoaa. Kun jokin osa kokonaisuudesta takkuaa, seuraukset näkyvät nopeasti: manuaalinen työ lisääntyy, virheitä syntyy, vastuut hämärtyvät ja tieto pirstaloituu. Taustalla on usein yksi tekijä, joka jää helposti varjoon: järjestelmän tai prosessin omistajuus.
Kuka ottaa kopin, kun ongelma kuuluu monen osaston ruutuun? Tai silloin, kun se ei selkeästi kuuulu kenenkään ruutuun? Kuka huolehtii siitä, että järjestelmä palvelee organisaatiota ja kehittyy sen mukana?
Omistaja, on se, joka etsii asialle vastuuhenkilön tai ratkaisun. Hän kokoaa oikeat ihmiset yhteen, selvittää taustat ja huomioi kaikkien tarpeet.
Omistaja on erotuomari, joka varmistaa, että toimitaan sovittujen pelisääntöjen mukaan - ja että toiminnalle on pelisäännöt. Kun moni taho käyttää samaa järjestelmää, tarpeet saattavat mennä ristiin. Yhden käyttäjäryhmän toive aiheuttaisi toiselle ryhmälle hankalia tilanteita.
Omistaja seuraa, palveleeko järjestelmä oikeasti käyttäjiä ja miten sitä pitäisi kehittää. Hän toimii linkkinä teknisen maailman ja käytännön työn välillä, kuuntelee käyttäjiä, tulkitsee palautetta ja huomaa ajoissa muutostarpeet. Ilman omistajuutta työntekijät helposti kehittävät kiertoteitä, tieto hajaantuu ja syntyy rinnakkaisia todellisuuksia, joissa kukaan ei ole varma, mikä on ajantasainen tieto – tai kuka siitä vastaa.
Omistajuus ei ole pelkkiä arjen tulipaloja, vaan myös strategista ajattelua. Järjestelmän pitäisi tukea organisaation tavoitteita ja olla linjassa strategian kanssa. Kun tämä toteutuu, järjestelmä muuttuu pelkästä työkalusta aidoksi toiminnan mahdollistajaksi: se tukee päätöksentekoa, tekee olennaisen näkyväksi ja auttaa ohjaamaan resursseja oikeisiin asioihin. Lisäksi selkeä omistajuus jäsentää roolit ja vastuut, mikä tekee ongelmien ratkaisusta ja kehitystyöstä sujuvampaa. Samalla käyttäjäkokemus paranee, kun apua saa nopeasti ja kehitys etenee jatkuvasti.
Hyvin hoidettu omistajuus tuo organisaation arkeen vakautta, läpinäkyvyyttä ja jatkuvuutta. Se varmistaa, ettei kriittinen tieto ole vain yksittäisten ihmisten päässä ja että organisaatio kestää paremmin henkilöstömuutoksia. Lopulta kyse ei ole vain siitä, miten järjestelmä toimii, vaan siitä, miten koko organisaatio toimii. Kun joku kantaa vastuun kokonaisuudesta, työstä tulee hallittavampaa, tavoitteet saavutettavampia ja arki sujuvampaa – yhdessä, tietoisesti ja kestävästi.
Onko teillä langat käsissä? Tarvittaisiinko kokonaisuuksiin selkeyttä ja omistajuutta? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä sopivia kehityssuuntia!
Karoliina Nisula
Kehityspäällikkö ja järjestelmän omistaja