CRM = Customer Relationship Management
Tyypillisimmillään CRM-järjestelmiä käytetään ohjaamaan toimintaa (maksavien) asiakkaiden kanssa: kontakteja, liidejä, myyntejä, ym. Toisaalta, käyttöä ei tarvitse rajata asiakkaisiin, vaan CRM hallitsee kaikkea vuorovaikutusta yhteistyötahojen kanssa.
CRM-järjestelmien kirjo on laaja ja termiä "CRM" käytetään hyvin monenlaisista kokonaisuuksista. Toisinaan CRM sekoitetaan ERP-järjestelmään. CRM kuitenkin keskittyy asiakkuuksien ja kontaktien hallintaan, kun taas ERP-järjestelmä on koko organisaation toimintaa ohjaava kokonaisuus. Monissa ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmissä on CRM-moduuli, joka kytkee yhteistyökumppanien hallinnan muuhun toimintaan.
Verkostoyhteistyö
Järjestöillä on usein paljon yhteistyöverkostoja. Sponsorit tukevat taloudellisesti. Vapaaehtoiset tarjoavat työpanoksensa yhteisiin projekteihin. Kouluttajat ja asiantuntijat ovat käytettävissä erilaisiin toimintoihin. Jäsenet maksavat jäsenmaksujaan. Järjestöllä voi myös olla maksavia asiakkaita, jotka ostavat koulutuksia tai yksittäisiä tuotteita verkkokaupasta.
Verkostojen hallinta on usein hajanaista. Tietoja säilytetään monissa eri rekistereissä Excelistä sähköpostimarkkinointi-ohjelmistoihin. Yhteystietojen pitäminen ajan tasalla voi aiheuttaa haasteita. Myös GDPR-vaatimukset rekisterien pitämisestä tulisi huomioida kaikissa tilanteissa.
Futural CRM
Odoo-pohjainen Futural toiminnanohjaus sisältää välineet järjestöjen kumppanien hallintaan. Se on kytketty myös Futural Society jäsenrekisteri- ja järjestöohjelmistoon. Futural CRM-toiminnallisuuksien avulla järjestö voi hallinnoida yhteistyöhankkeita helposti ja selkeästi. Hallinnointi ei ole enää erillistä byrokratiaa vaan oleellinen ja selkeä osa järjestön ydintoimintaa. CRM on hyödyllinen lisä myös oppilashallintojärjestelmään.
Kontaktit
Sama toimija voi tehdä yhteistyötä monissa eri rooleissa: henkilöjäsenenä, verkkokaupan asiakkaana, koulutuksen osallistujana, vapaaehtoisena kouluttajana...
Keskitetyn kontaktihallinnan avulla yhteystiedot pysyvät ajan tasalla. Kaikki toimijat tietävät, mitä kyseisen tahon kanssa on tehty ja kenen toimesta.
Sopimukset
Eri tahojen kanssa voidaan tehdä monenlaisia yhteistyösopimuksia.
Niihin voi liittyä (toistuvais)laskutusta tai ne voivat olla yleistason runkosopimuksia.
Sopimukset pysyvät hallinnassa yhden järjestelmän sisällä. Laskutettavista sopimuksista voidaan luoda automaattisesti laskut ja lähettää ne vastaanottajille järjestemästä suoraan sähköpostiin tai integraation kautta taloushallinnon järjestelmiin.
Liidiprosessi
Mielenkiintoiset keskustelut tuottavat ideoita yhteistyöstä. Hyvät aikeet saattavat kuitenkin hautautua päivittäisten kiireiden alle ja unohtua.
Ideat voidaan tallentaa liideiksi, ohjataan jollekin hoidettavaksi ja aikataulutetaan. Raportointi näyttää aina ajantasaisen tilanteen.
Markkinointi
Järjestön tapahtumista olisi hyvä viestiä kaikille mahdollisille tahoille, mutta miten ne löydetään?
ERP-järjestelmään kytketty uutiskirje/ sähköposti-markkinointi mahdollistaa kontaktitiedon etsimisen eri toiminnoista: kontaktitiedoista, liideistä, laskutusasiakkaista, tms. Postitus saadaan rajattua niihin, jotka ovat antaneet markkinointiluvan. Tieto lähetetystä postituksesta tallentuu kontaktille.
Olisiko organisaatiollasi kiinnostus hallinnoida yhteistyökumppaneita selkeänä kokonaisuutena? Ota yhteyttä, niin saat kuulla lisää Futural-järjestelmän mahdollisuuksista!
Karoliina Nisula
on kehityspäällikkö, jonka mielestä yhteistyössä on voimaa
karoliina.nisula@tawasta.fi