CRM = Customer Relationship Management myös jäsenrekisterin yhteydessä
Tyypillisimmillään CRM-järjestelmiä käytetään ohjaamaan toimintaa (maksavien) asiakkaiden kanssa: kontakteja, liidejä, myyntejä, ym. Toisaalta, käyttöä ei tarvitse rajata asiakkaisiin, vaan CRM hallitsee kaikkea vuorovaikutusta yhteistyötahojen kanssa. Se on oiva lisä jäsenrekisteriin.
CRM-järjestelmien kirjo on laaja ja termiä "CRM" käytetään hyvin monenlaisista kokonaisuuksista. Toisinaan CRM sekoitetaan ERP-järjestelmään. CRM kuitenkin keskittyy asiakkuuksien ja kontaktien hallintaan, kun taas ERP-järjestelmä on koko organisaation toimintaa ohjaava kokonaisuus. Monissa ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmissä on CRM-moduuli, joka kytkee yhteistyökumppanien hallinnan muuhun toimintaan.
Järjestön verkostoyhteistyö jäsenrekisterin yhteydessä
Järjestöillä on usein paljon yhteistyöverkostoja. Sponsorit tukevat taloudellisesti. Vapaaehtoiset tarjoavat työpanoksensa yhteisiin projekteihin. Kouluttajat ja asiantuntijat ovat käytettävissä erilaisiin toimintoihin. Jäsenet maksavat jäsenmaksujaan. Järjestöllä voi myös olla maksavia asiakkaita, jotka ostavat koulutuksia tai yksittäisiä tuotteita verkkokaupasta.
Verkostojen hallinta on usein hajanaista. Tietoja säilytetään monissa eri rekistereissä Excelistä sähköpostimarkkinointi-ohjelmistoihin. Yhteystietojen pitäminen ajan tasalla voi aiheuttaa haasteita. Myös GDPR-vaatimukset rekisterien pitämisestä tulisi huomioida kaikissa tilanteissa.
Futural CRM hallitsee jäsenrekisterin lisäksi yhdistyksen kumppanit
Odoo-pohjainen Futural jäsenrekisteri sisältää välineet järjestöjen kumppanien hallintaan. Se on kytketty myös Futural Society jäsenrekisteri- ja järjestöohjelmistoon. Futural CRM-toiminnallisuuksien avulla järjestö voi hallinnoida yhteistyöhankkeita helposti ja selkeästi. Hallinnointi ei ole enää erillistä byrokratiaa vaan oleellinen ja selkeä osa järjestön ydintoimintaa. CRM on hyödyllinen lisä myös oppilashallintojärjestelmään.
Yhdistyksen
kontaktit
Sama toimija voi tehdä yhteistyötä monissa eri rooleissa: henkilöjäsenenä, verkkokaupan asiakkaana, koulutuksen osallistujana, vapaaehtoisena kouluttajana...
Keskitetyn kontaktihallinnan avulla yhdistyksen yhteystiedot pysyvät ajan tasalla. Kaikki toimijat tietävät, mitä kyseisen tahon kanssa on tehty ja kenen toimesta.
Yhdistyksen sopimukset
Eri tahojen kanssa voidaan tehdä monenlaisia yhteistyösopimuksia.
Niihin voi liittyä (toistuvais)laskutusta tai ne voivat olla yleistason runkosopimuksia.
Sopimukset pysyvät hallinnassa yhden järjestelmän sisällä. Laskutettavista sopimuksista voidaan luoda automaattisesti laskut ja lähettää ne vastaanottajille järjestemästä suoraan sähköpostiin tai integraation kautta taloushallinnon järjestelmiin.
Yhdistyksen liidiprosessi
Mielenkiintoiset keskustelut tuottavat ideoita yhteistyöstä. Hyvät aikeet saattavat kuitenkin hautautua päivittäisten kiireiden alle ja unohtua.
Ideat voidaan tallentaa liideiksi, ohjataan jollekin hoidettavaksi ja aikataulutetaan. Raportointi näyttää aina ajantasaisen tilanteen.
Lue lisää yhdistyksen liidien käsittelystä Futural-järjestelmässä.
Yhdistyksen markkinointi
Yhdistyksen tapahtumista olisi hyvä viestiä kaikille mahdollisille tahoille, mutta miten ne löydetään?
Jäsenrekisterijärjestelmään kytketty uutiskirje/ sähköpostimarkkinointi mahdollistaa kontaktitiedon etsimisen eri toiminnoista: kontaktitiedoista, liideistä, laskutusasiakkaista, tms. Postitus saadaan rajattua niihin, jotka ovat antaneet markkinointiluvan. Tieto lähetetystä postituksesta tallentuu kontaktille.
Tutustu tarkemmin Crm-järjestelmään Futuralissa
Olisiko organisaatiollasi kiinnostus hallinnoida yhteistyökumppaneita selkeänä kokonaisuutena? Ota yhteyttä, niin saat kuulla lisää Futural-järjestelmän mahdollisuuksista!
Karoliina Nisula
on kehityspäällikkö, jonka mielestä yhteistyössä on voimaa
karoliina.nisula@tawasta.fi