Hei vaan kaikki! Mitäs tämä palaveri koskee?
"Ahaa, olisinpa tiennyt tämän etukäteen...!"
Puolen tunnin kokous ei vie organisaatiolta puolta tuntia, jos siihen osallistuu kahdeksan henkilöä. Se vie neljä työtuntia – valmistautumiseen ja keskeytyksistä palautumiseen kuluvaa aikaa unohtamatta. Kokouksen todellista työaikakustannusta voi arvioida yksinkertaisesti:
Osallistujien määrä × kokouksen kesto = käytetty työaika
Kymmenen henkilön tunnin palaveri on siis kymmenen työtunnin investointi. Siksi jokaisella kokouksella pitäisi olla selkeä tarkoitus.
Harvard Business Review’ssa julkaistun tutkimuksen mukaan noin 70 prosenttia kokouksista haittaa työntekijöiden mahdollisuuksia saada muuta työtään tehdyksi. Tehottomat kokoukset voivat myös lisätä stressiä ja väsymystä sekä heikentää motivaatiota. (Harvard Business Review).
Hyvä kokous alkaa ennen kokousta
Kokous onnistuu harvoin ilman valmistautumista. Kutsusta pitäisi selvitä:
- Miksi kokous järjestetään?
- Mitä siinä pitää saada aikaan?
- Mihin osallistujien pitää tutustua etukäteen?
- Keitä asian käsittelyyn todella tarvitaan?
Myös osallistujien pitää valmistautua. Jos taustamateriaali avataan ensimmäisen kerran kokouksessa, yhteinen aika kuluu asiaan perehtymiseen. Keskustelu jää helposti pinnalliseksi ja päätökset siirtyvät seuraavaan palaveriin.
Valmistautumisen lisäksi tarvitaan läsnäoloa. Sähköpostien lukeminen ja muiden töiden tekeminen kokouksen aikana eivät edistä yhteistä tavoitetta. Hyvä keskustelu syntyy, kun osallistujat kuuntelevat, kommentoivat ja keskittyvät käsiteltävään asiaan.
Enough of this palaver
Englannin sana palaver ei tarkoita aivan samaa kuin suomen palaveri.
Englannissa sillä tarkoitetaan tavallisesti:
- pitkäveteistä tai turhanpäiväistä puhetta
- tarpeettoman mutkikasta keskustelua tai menettelyä
- etenkin brittienglannissa turhaa hässäkkää tai vaivannäköä
- vanhemmassa käytössä neuvottelua tai keskustelutilaisuutta.
Sanaan liittyy usein kielteinen tai vähättelevä sävy. Esimerkiksi:
What a palaver!
Mitä ihmeen säätämistä! / Onpa tästä tehty hankalaa!
Hyvä kokous johtaa päätöksiin
Onnistuneessa kokouksessa on:
Selkeä tavoite ja tiivis agenda
Ilmoitettuna kokouskutsussa.
Tilaa keskustelulle
Varaa siis tarpeeksi aikaa kokoukselle.
Napakka puheenjohtaja
Kokoaa keskustelun ja varmistaa, että kaikille jää yhteinen käsitys siitä, mitä sovittiin.
Tehdyt päätökset kirjattuina
Vapaamuotoinen muistio tai tehtävien lisääminen suoraan toiminnanohjausjärjestelmään.
Sovitut vastuut ja määräajat
Kokouksen jälkeen kaikki tietävät mitä tehdä seuraavaksi.
Tapa seurata tehtävien etenemistä
Onko palaveri ainoa keino pitää projekti hallinnassa vai voiko tehtävien etenemistä seurata muilla tavoin?
Kaikkeen ei tarvita kokousta
Jos palaverin tarkoituksena on kysyä, missä vaiheessa projektin tehtävät ovat, ongelma saattaa olla kokousten sijaan tiedonhallinnassa.
Odoon projektinhallinnassa työ voidaan jakaa tehtäviksi tai tiketeiksi, joille määritellään vastuuhenkilö, määräaika ja etenemisvaihe. Huomiot, kysymykset ja päätökset voidaan kirjata tehtävän chatteriin. Samassa paikassa säilyvät keskusteluhistoria, liitteet ja seuraavat toimenpiteet.
Näin tieto on kaikkien saatavilla ilman erillistä tilannepalaveria eikä se katoa sähköposteihin tai muistiinpanoihin. Lisätietoa löydät Futuralin viestintää ja chatteria käsittelevästä ohjeesta.
Ennen kokouskutsun lähettämistä kannattaakin kysyä: Tarvitsemmeko yhteistä keskustelua ja päätöksentekoa vai tarvitsemmeko paremmin kirjattua tietoa?
Hyvä kokous maksaa siihen käytetyn ajan takaisin. Huono kokous on kustannus – ja usein yllättävän kallis sellainen.