Keskittyminen on ihan perusjuttu silloin kun halutaan oppia uutta, tehdä kunnolla töitä tai olla luovia – silti ajatus usein harhailee heti kun yrittää keskittyä. Muutamassa minuutissa tulee vilkaistua puhelinta tai vastattua viestiin.
Tässä ei ole kyse vain tahdonvoimasta – maailma ympärillä on muuttunut. Työpäivät ovat pirstaleisia. Koko ajan pitää olla tavoitettavissa. Koko ajan tulee keskeytyksiä. Jokainen katko kuitenkin hajottaa ajattelun niin, että takaisin pääsee kunnolla vasta yli 20 minuutin päästä (Mark et al., 2008). Samalla Teamsit, Slackit, sähköpostit ja chatit vievät aivokapasiteettia vähän joka suuntaan (Ophir et al., 2009). Jatkuva tavoitettavuus ruokkii työyhteisön käsitystä siitä, että nopea reagointi on tehokkuutta. Todellisuudessa se heikentää keskittymistä ja kuormittaa mieltä.(Mazmanian et al., 2013).
Luolaihmisen pää digitaalisessa maailmassa
Ihmisaivot eivät ole muuttuneet radikaalisti tuhansiin vuosiin, mutta maailma ympärillä on. Elämä on täynnä keskeytyksiä: push-ilmoituksia, sähköposteja, sosiaalista mediaa ja jatkuvaa moniprosessointia. Pelkkä ilmoitus puhelimen näytöllä – vaikka siihen ei edes reagoitaisi – voi heikentää keskittymistä merkittävästi (Stothart et al., 2015).
Neurotieteilijät puhuvat dopamiinijärjestelmän ylivirittyneisyydestä. Jokainen uusi viesti, tykkäys tai notifikaatio laukaisee pienen dopamiiniannoksen, mikä vahvistaa taipumusta tarkistaa laite yhä uudestaan (Montague et al., 2004). Tämä tekee älylaitteista erityisen koukuttavia ja vaikeuttaa pitkäjänteistä tarkkaavaisuutta.
Pitikö olla hoppu, nyt se on leikin loppu!
Näin huuteli takavuosina TV-pelihahmo Hugo. Muistatteko sen peikon, joka matkusti junaraitella ja pelaajan piti siirrellä sitä raiteelta toiselle puhelimen numeronäppäimillä, kun radalle tuli este? Samalla tavoin meidän aivojemme tietoinen ajattelu toimii. Kun luulet tekeväsi yhtä aikaa montaa ajatusprosessia, aivosi itse asiassa vaihtavat tosi nopeasti raiteelta toiselle. Ja kylläpä tuntuu tehokkaalta! Tutkimus kertoo kuitekin muuta. Tämä raiteelta toiseen hyppiminen vie energiaa ja laskee tehokkuutta jopa 40 % (Rubinstein et al., 2001). Kun rinnakkaisia raiteita on liian monta, ajatusjunat saattavat ajaa kolarin, kuten Hugo-pelissä kävi.
Tiimillä kohti työrauhaa
Keskittyminen ei ole pelkkä yksilösuoritus – se on koko porukan juttu. Kun työyhteisö pelaa samaan suuntaan, kaikilla on paremmat mahdollisuudet tehdä rauhassa töitä. Yhdessä voidaan sopia hiljaisista työjaksoista, viestintäkäytännöistä ja siitä, ettei palavereita roiskita pitkin päivää ilman syytä. On iso juttu, jos työpaikalla on kulttuuri, jossa ei oleteta vastausta minuutin sisään ja jossa on ihan ok sanoa: "Teen nyt keskittymishommaa, palataan tähän kohta." Esihenkilöt voivat näyttää mallia varaamalla itsekin aikaa rauhalliseen työskentelyyn ja kunnioittamalla muiden keskeytyksettömyyttä. Kun keskittyminen hyväksytään ja sitä arvostetaan yhdessä, arki helpottuu, kiire hellittää – ja työn laatu paranee kuin huomaamatta.
Hyvin toimivat järjestelmät ovat keskittymisen paras kaveri. Kun ERP pyörittää prosesseja taustalla ja projektinhallintatyökalut näyttävät selkeästi kuka tekee mitä ja milloin, ei tarvitse käyttää aikaa säätämiseen, viestien penkomiseen tai tiedon metsästämiseen. Hommat pysyvät järjestyksessä ja turha moniprosessointi vähenee – vähemmän stressiä ja enemmän järkevää tekemistä.
Kun järjestelmät tukevat työn rytmiä eivätkä sotke sitä, on paljon helpompi keskittyä olennaiseen – eikä tarvitse koko ajan miettiä, onko joku asia nyt hoidossa vai ei.
Lisäävätkö teidän järjestelmänne työrauhaa vai aiheuttavatko ne lisäkuormitusta? Jos vastaus on jälkimmäinen, ota yhteyttä, niin laitetaan järjestelmät palvelemaan ihmisiä, eikä päinvastoin!
Karoliina Nisula
ylivilkas projektipäällikkö, jota työyhteisö rauhoittaa