Verkkokauppa on monen yrityksen elinehto. Asioinnin täytyy olla asiakkaalle mieluista, mutta myös esiripun toisella puolella kaivataan sujuvuutta.
Kun yritys suunnittelee verkkokaupan ja ERP-järjestelmän yhdistämistä, ensimmäinen päätös liittyy toteutustapaan. Verkkokauppa voidaan toteuttaa ERP-järjestelmän omana verkkokauppamoduulina, valmiin integraation kautta olemassa olevaan verkkokauppa-alustaan tai täysin yritykselle räätälöitynä ratkaisuna. Valinta vaikuttaa merkittävästi kokonaisuuden monimutkaisuuteen, ylläpitoon ja järjestelmäarkkitehtuuriin.
Päädyttäessä integraatioon vaaditaan selkeitä päätöksiä siitä, missä järjestelmässä tietoa ylläpidetään ja miten järjestelmät keskustelevat keskenään. Hyvin toteutettu integraatio automatisoi prosesseja, vähentää manuaalista työtä ja varmistaa tiedon ajantasaisuuden.
Olemme koonneet alle keskeisiä asioita, jotka kannattaa huomioida silloin kun suunnitellaan ERP:in ja verkkokaupan integrointia.
Yleiset periaatteet
Integraation suunnittelu alkaa peruslinjausten määrittelystä.
Integraation laajuus
Määritä, mitä tietoja synkronoidaan (esim. tuotteet, hinnat, varastosaldot, asiakkaat ja tilaukset).
Synkronoinnin suunta
Tiedonsiirto voi olla yksisuuntaista tai kaksisuuntaista. Usein tuotetiedot tulevat ERP:stä verkkokauppaan ja tilaukset kulkevat verkkokaupasta ERP:iin.
Ajastus
Synkronointi voi olla reaaliaikaista, ajastettua tai manuaalista.
Virheenkäsittely ja lokitus
Integraation tulee käsitellä virheet hallitusti ja tarjota lokitus sekä mahdollisuus uudelleenyrittämiseen.
Suorituskyky ja tietoturva
Suurten tuotekatalogien käsittely, API-rajapinnat ja turvallinen tiedonsiirto on huomioitava suunnittelussa.
Versionhallinta
Sekä ERP että verkkokauppa kehittyvät, joten integraation on kestettävä rajapintojen muutokset.
Tuotetiedot
Tuotedata on usein integraation laajin osa.
Master data
Määritä, kumpi järjestelmä toimii tuotetietojen pääjärjestelmänä.
Tuotteiden luonti ja päivitys
Voidaanko tuotteita luoda molemmissa järjestelmissä vai vain yhdessä?
Hinnastot ja verot
Perushinnat, alennukset, asiakashinnastot ja verokannat on määriteltävä selkeästi.
Variantit ja attribuutit
ERP:n ja verkkokaupan tuoterakenteiden tulee olla yhteensopivia.
Tuotetunnisteet
SKU-, EAN- tai muut tunnisteet ovat keskeisiä synkronoinnin kannalta.
Päivitettävät tiedot
Tyypillisiä synkronoitavia tuotetietoja ovat:
- Nimi ja kuvaus
- Kategoriat
- Tekniset tiedot ja ominaisuudet
- Paino ja mitat
- Varastosaldo
- SEO-tiedot
Ohjelmistojen välillä on tehtävä valintoja muunkin kuin myytävänä olevien tuotteiden datan siirtymisestä. Tuotteen valinnan lisäksi verkkokaupan käyttäjä täyttää asiakastiedot, maksaa tuotteista ja haluaa seurata tuotteiden kuljetusta. Lisäksi tilauksesta ja maksusta saadaan vahvistus ja kuitti sähköpostiin.
Asiakastiedot
Asiakastietojen hallinta on olennainen osa integraatiota, ja se vaikuttaa varsinkin tilausten käsittelyn sujuvuuteen, mutta myös asiakaskokemukseen.
Master data
Kumpi järjestelmä hallinnoi asiakasrekisteriä, ERP vai verkkokauppa.
Tietojen synkronointi
Yleisiä synkronoitavia tietoja:
- Yhteystiedot
- Toimitusosoitteet
- Laskutusosoitteet
Toimitukset ja logistiikka
Toimitus- ja logistiikkatietojen synkronointi varmistaa sujuvan tilausprosessin ja ajantasaisen varastotilanteen.
Toimitustilaukset
ERP voi luoda toimitustilaukset automaattisesti verkkokaupan tilausten perusteella.
Toimitustavat ja rahtisäännöt
Painoon, kokoon, hintaan perustuvat laskennat.
Seurantatiedot
Lähetyksen seurantalinkki ja toimitusstatus voidaan palauttaa verkkokauppaan.
Asiakasviestintä
On hyvä määrittää, mistä järjestelmästä lähtevät tilaus- ja toimitusviestit.
Tilaus- ja laskutiedot
Tieto tilauksen sisällöstä ja maksuliikenteestä täytyy siirtyä saumattomasti ohjelmien välillä.
Tilausten siirto
Tyypillistä on, että verkkokaupassa tehdyt tilaukset synnyttävät ERP:iin myyntitilauksen.
Maksutiedot
Maksutapahtumat voidaan siirtää ERP:iin maksupalvelun kautta. Tällöin maksetusta tilauksesta voidaan synnyttää myyntitilaus maksettuun muotoon.
Laskutus
On päätettävä:
- luodaanko laskut ERP:ssä vai erillisessä taloushallinnon ohjelmassa
- missä järjestelmässä hallitaan laskujen numerointi ja maksujen täsmäytys
Kirjanpito
Laskutiedot voidaan siirtää kirjanpitoon ERP:n kautta tai erillisellä integraatiolla kirjanpidon järjestelmään.
Valmiit integraatiot
Monien ERP-järjestelmien ja verkkokauppojen välillä on saatavilla valmiita integraatiomoduuleja. Esimerkiksi Odoon ja yleisten verkkokauppa-alustojen, kuten WooCommercen ja Shopifyn välille löytyy ratkaisuja, jotka hoitavat perustoiminnot:
- tuotteiden synkronointi
- varastosaldojen päivitys
- tilausten siirto ERP
- asiakastietojen luonti
Valmiit integraatiot nopeuttavat käyttöönottoa, mutta niitä joudutaan usein mukauttamaan yrityksen prosesseihin, esimerkiksi hinnoittelun, varastorakenteiden tai toimituslogiikan osalta.
Integraatio vai yksi järjestelmä?
Kun verkkokauppa ja ERP ovat erillisiä järjestelmiä, syntyy käytännössä kaksi rinnakkaista logistiikkaketjua: verkkokaupan oma logiikka ja yrityksen sisäinen toiminnanohjaus.
Vaihtoehtona on hyödyntää ERP-järjestelmän omaa verkkokauppaa. Modulaarisessa Odoo-järjestelmässä verkkokauppatoiminto voidaan liittää mukaan ERP:n käyttöönoton yhteydessä tai ottaa käyttöön myöhemmässä vaiheessa. Tällöin verkkokauppa toimii suoraan ERP:n käyttöliittymänä, ja asiakas-, tuote-, hinta-, varasto-, tilaus- ja laskutiedot ovat suoraan samassa järjestelmässä reaaliaikaisesti. Myös helppo maksaminen on hoidossa, avoimen lähdekoodin periaatteiden mukaisesti olemme jakaneet tekemämme Paytrail-integraation.
Siksi integraatiotavan valinta kannattaa arvioida huolellisesti jo projektin alkuvaiheessa.
Kiinnostuitko? Katso miltä verkkokauppaympäristö näyttää demosivuillamme ja tutustu verkkokauppamoduuliin. Tuotteen julkaisu verkkokauppaan onnistuu helposti tuotekortilla, ohjeet siihen löydät verkkosivuiltamme.