Tärkeä osa organisaatioiden toimintaa, ja melkein jokaisen yrityksen elinehto, laskutus. Kun tuotteet on kunnossa, asiakkuus on hankittu, myyntitilaus neuvoteltu, ja sovitut tuotteet tai palvelut toimitettu, päästään laskutukseen.
Toimiva laskutus on varsinkin yrityksillä tärkeimpiä toimintoja. Hyvillä käytänteillä ja modernilla järjestelmällä laskutus on vaivatonta, jolloin enemmän aikaa jää siihen oikeasti tärkeimpään asiaan: asiakkaiden tarpeiden täyttämiseen.
Laskun luonti
Laskun voi luoda monesta paikasta. Yleisimmät tavat ovat
- Myynnin kautta, tarjousprosessin jälkeen
- Sopimuksilta, kun kyseessä on toistuvaislaskutus
- "Tyhjästä", eli hoitamatta myyntiprosessia järjestelmässä
Kun myynniltä tai sopimukselta luodaan lasku,
laskulle kulkeutuu kaikki oleellinen tieto automaattisesti mukana,
sekä linkki esim. myyntitilaukseen josta lasku on peräisin.
Vahvistaminen
Laskua voidaan muokata luonnostilassa ennen vahvistamista,
mutta tämä on yleensä tarpeellista ainoastaan jos lasku tehdään tyhjästä.
Jos lasku on peräisin myynniltä tai sopimukselta,
tietojen pitäisi olla lähtökohtaisesti jo kunnossa.
Silloin riittää että laskulta painetaan "Vahvista".
Tässä kohtaa saat virheilmoituksen, mikäli laskulta puuttuu jotain oleellisia tietoja, kuten laskutuspäivä tai verot
Lähettäminen
Vielä lopuksi meidän täytyy lähettää lasku.
Tähän on monia tapoja:
- Liitteenä sähköpostiin
- Verkkolaskuna välityspalvelun kautta
- Tulostuspalvelun kautta kirjeenä
- Taloushallintointegraation kautta
- Käsin tulostettu PDF, joka lähetetään halutulla tavalla
Maksukuittaus
Ei taloushallinnon työ todellisuudessa laskun lähettämiseen pääty.
Vielä täytyy huolehtia että laskun loppusumma tulee maksetuksi.
Mikäli maksua ei ala kuulua, täytyy lähettää maksumuistuksia,
mutta palataan maksumuistutuksiin myöhemmässä blogikirjoituksessa.
Kun maksu saapuu, sen voi saada järjestelmään eri tavoilla
- Pankki-integraation kautta automaattisesti
- Taloushallintointegraation kautta automaattisesti
- Tuomalla pankkiaineistot järjestelmään käsin
- Kuittaamalla maksu käsin
Yksinkertaisimmillaan tässä on kaikki mitä tarvitaan!
Asiakkaiden, tuotteiden, myyntien ja laskujen hallinta.
Futural-järjestelmän ominaisuuksien kirjossa ollaan kuitenkin tehty vasta pintaraapaisu.
Nämä neljä toiminnallisuutta ovat kuitenkin melkein kaikkien monimutkaistenkin toteutusten keskiössä, ja yhdistävänä tekijänä pienimmän yrityksen ja ison organisaation välillä.
Seuraavaksi palataan myyntiketjun alkuun, ja tutkitaan Liidejä ja Mahdollisuuksia, ja ylipäänsä CRM-toiminnallisuutta.
Edellisessä osassa tehtiin Palvelumyyntiä.
Tutustu tarkemmin laskutuksen ja taloushallinnon työkaluihin