Toimintaa ohjaavan ERP-järjestelmän (Enterprise Resource Planning) hankkiminen on yritykselle merkittävä investointi, joka voi tuoda huomattavia hyötyjä toiminnan tehostamisessa ja tietojen hallinnassa. Ennen hankintaa on kuitenkin tärkeää kartoittaa yrityksen tarpeet huolellisesti, jotta valittu järjestelmä vastaa parhaalla mahdollisella tavalla yrityksen vaatimuksia. Kokosimme yhteen keskeisimpiä vaiheita ja huomioon otettavia seikkoja orgaisaation tarpeiden kartoittamiseksi.
Nykytilan analysointi
Kaikki lähtee nykyisten prosessien, järjestelmien ja käytäntöjen kartoituksesta. On tärkeää ymmärtää, miten yrityksen eri osastot/henkilöt toimivat tällä hetkellä ja mitä haasteita ne kohtaavat. Nykytilan analysointi auttaa tunnistamaan prosessit, jotka kaipaavat parannusta ja joissa ERP-järjestelmä voisi tuoda eniten hyötyä.
Tarpeiden määrittely
Seuraavaksi on tärkeää määritellä yrityksen tarpeet tarkasti. Tämä voidaan tehdä keräämällä tietoa eri osastoilta ja työntekijöiltä.
Tee alustava tarvekartoitus analyysityökalullamme.
Osallistaminen ja viestintä
Kaikkien yrityksen osastojen ja avainhenkilöiden osallistaminen tarpeiden kartoittamiseen on tärkeää. Tämä varmistaa, että ERP-järjestelmä kattaa koko organisaation tarpeet ja että kaikki osapuolet ovat sitoutuneita hankkeeseen. Säännöllinen viestintä ja tiedonvaihto ovat avainasemassa projektin onnistumisessa.
Tutustu organisaation rooleihin
Prosessien uudelleenmäärittely
ERP-järjestelmän käyttöönotto tarjoaa hyvän mahdollisuuden tarkastella ja uudelleenmääritellä yrityksen prosesseja. On tärkeää miettiä, miten prosesseja voidaan yksinkertaistaa ja tehostaa uuden järjestelmän avulla. Tämä voi vaatia muutoksia toimintatapoihin, mutta pitkällä aikavälillä se voi tuoda merkittäviä parannuksia tehokkuuteen ja tuottavuuteen.
Teknisten vaatimusten määrittely
Integraatiotarpeet: Mitä muita järjestelmiä ERP-järjestelmän on integroitava? Tustu Futural-järjestelmän integrointimahdollisuuksiin.
Käytettävyys: Mitä laitteita ja ohjelmistoja käytetään järjestelmän käyttämiseen? Kokeile täällä Futural-järjestelmän käyttöä.
Tietoturva: Mitä tietoturvavaatimuksia järjestelmän on täytettävä?
Skaalautuvuus: Miten järjestelmän tulee mukautua yrityksen kasvuun ja muutoksiin?
Budjetointi ja resurssit
On tärkeää määritellä budjetti ERP-järjestelmän hankinnalle ja käyttöönotolle. Budjetin tulee kattaa järjestelmän hankintakustannukset, käyttöönoton, koulutuksen sekä mahdolliset ylläpitokustannukset. Lisäksi on hyvä kartoittaa, millaisia resursseja (esim. henkilöstö ja aika) hankkeeseen tarvitaan.
Toimittajien arviointi ja valinta
Toiminnallisuuksien vertailu: Kuinka hyvin eri järjestelmät vastaavat yrityksen tarpeita?
Referenssit ja asiakaskokemukset: Millaista palautetta muut asiakkaat ovat antaneet järjestelmästä ja toimittajasta?
Kustannukset: Mitä eri järjestelmien kokonaiskustannukset ovat?
Tuki ja ylläpito: Millainen tuki ja ylläpitojärjestelmä toimittajalla on?
Ota yhteyttä niin kerromme lisää meistä!
ERP-järjestelmän hankinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa yrityksen toimintaan pitkällä aikavälillä. Huolellinen tarpeiden kartoittaminen varmistaa, että valittu järjestelmä vastaa yrityksen erityistarpeita ja tuo merkittäviä hyötyjä toiminnan tehostamisessa. Tarvekartoituksen lisäksi ERP-järjestelmän hankinta on aina laaja ja monitahoinen kokonaisuus. Lue täältä vinkkimme järjestelmän hankintaan.