Kesälomien riemut ja haasteet - työelämässä
Heinäkuu lähestyy ja jokavuotinen lomallelähtijän muistilista alkaa kiertämään intrassa ja sähköposteissa. Muista laittaa sähköpostiin poissaoloviesti! Kuka tuuraa loman ajan ja missäkin asiassa? Tärkeille asiakaskontakteille pieni varoitus poissaolosta jo etupeltoon. Entäs puhelujen siirto?
Kesälomalta paluu taas saattaa tuntua dramaattiselta: Mitähän kaikkea töissä on tapahtunut näiden viikkojen aikana? Vastaus ei yleensä ole niin dramaattinen. Postilaatikko saattaa olla aika täynnä, mutta viimeistään ensimmäisessä viikkopalaverissa selviää totuus: hommat ovat pyörineet normaalisti ja palaverissa on ihan perusmeno. Toivottavasti näin käy myös sinun organisaatiossasi.
Työterveyslaitos on kerännyt mainioita vinkkejä lomallelähtöön. Valmistaudu lomaan hyvissä ajoin, jotta saat siitä kaiken irti.
Kuulostaako tutulta?
Kollegan kesäloma saattaa valmistautumisesta huolimatta aiheuttaa haastavia tilanteita:
Massasähköpostiin on livahtanut toimimaton ale-koodi ja markkinointivastaava on lomalla!
Kesätyöntekijä korjasi asiakastietoja - mutta väärin.
Asiakas soittaa närkästyneenä lähetetystä laskusta ja taloushallinnon työntekijä on poissa seuraavat kaksi viikkoa. Osaako kukaan muu hakea tätä laskua?!
Työkaverilla on asiakasprojekti kesken. Olikos jossain postit-lappu projektin etenemisestä heinäkuussa...?
Keskitetyn järjestelmän hyödyt
Mikä avuksi?
Kun organisaation toiminta on keskitettynä yhteen toiminnanohjausjärjestelmään, on käyttöliittymä tuttu kaikille järjestelmän käyttäjille. Niin sähköpostimarkkinointi, laskujen lähetys, verkkokaupan hallinnointi kuin huoltotilauksetkin löytyvät saman ohjelman takaa, ja mikä parasta, saman Helpdesk-numeron takaa.
Futuralissa sama toimintalogiikka toistuu jokaisessa käyttöön otetussa moduulissa. Jos omassa käytössäsi on esimerkiksi jäsenrekisteri- ja laskutus-moduuli, ei sähköpostimarkkinoinnin moduuli näytä enää ihan niin pelottavalta.
Entäs kesätyöntekijä? Hänelle annetaan kesätyöntekijän hattu. Kesätyöntekijän roolilla voi olla oikeus nähdä tietoja, mutta asiakaskorttia ei ole oikeus muokata.
Väärin lähetetty lasku? Huh, laskutus-moduulissahan toimii haku-ominaisuus täsmälleen samoin kuin huolto-moduulissa! Hyvityslaskun ohjeetkin löytyvät toimittajan sivulta.
Kynällä kirjoitetut muistilaput saat unohtaa. Kun ohjelmisto mahdollistaa viestinnän järjestelmän sisältä, projektilla näkyy kollegan lähettämät viestit asiakkaalle. Täällähän on myös sisäinen muistiinpano projektin etenemisestä. Kätevää! Asiakkaan terveiset lomalta palaavalle työkaverille voi kirjata samaan paikkaan.
Sinä tiedät työsi sisällön, me tunnemme järjestelmät. Ota yhteyttä ja mietitään yhdessä miten rakennamme juuri sinun organisaatiolle sopivan ratkaisun, vaikka ensi kesäksi.
Kesälomaansa valmistautuva projektiassistentti,
Iisa Kiskola