Uusia tietojärjestelmiä hankittaessa nousee nopeasti esiin kysymys: ostetaanko kaupan hyllyltä vai tehdäänkö kokonaan oma? Tai sitten pohditaan, kuinka paljon hankittavaa järjestelmää kannattaa räätälöidä.

Mahdollisia ratkaisuja pohdittaessa voi olla vaikea nähdä metsää puilta. Nykyinen toimintaprosessi on selkäytimessä ja uudet järjestelmät tuntuvat vierailta. Etsitään ratkaisua, jossa oma työ jatkuisi samaan tapaan kuin ennenkin. Toisaalta haluttaisiin kehitystä ja järjestelmän tuomia hyötyjä - mutta siten, että oma päivittäinen työ ei muutu.

Uuden järjestelmän käyttöönotto on hyvä hetki tarkastella omia toimintamalleja kriittisesti:

• Onko tämä edelleen paras tapa - ei vain minun tai meidän osaston vaan koko organisaation kannalta? Esimerkiksi ERP-järjestelmissä prosessit on kytketty toisiinsa siten, että yhden osaston toiminta vaikuttaa moneen muuhun. 
• Kuinka tärkeää on, että asia tehdään juuri meidän tavalla, eikä standardijärjestelmän prosessilla? Paljonko se säästää meiltä aikaa? Paljonko siihen kannattaa satsata kehitys- ja ylläpitokustannuksia?
•  Voidaanko sama - tai jopa parempi lopputulos saavuttaa lähestymällä toimintaa eri näkökulmasta?

Kysymykset eivät ole helppoja. Toiminnan pohtiminen paperilla on eri asia kuin käytännön työ. Järjestelmän kokeileminen demoympäristössä asiantuntijan ohjauksessa on eri asia kuin päivittäisrutiini. 

Eräs avainhenkilöistä on järjestelmän omistaja. Hän on asiakasorganisaation asiantuntija, joka vastaa kokonaisuudesta. Hän pohtii, miten eri palaset vaikuttavat toisiinsa ja miten kokonaisuus kannattaisi rakentaa. Onko mielekästä räätälöidä vai pysyä standardiprosessissa.