Lähtötilanne
Yritys, jonka kanssa olet aiemmin tehnyt yhteistyötä, Messumaakari Oy, ottaa sinuun yhteyttä.
He osallistuvat huonekalumessuille ja haluavat ostaa sinulta kalusteet messuosastolleen.
Päätät lähteä mukaan projektiin — se tarjoaa erinomaista näkyvyyttä yrityksellesi.
Luot toimitusprojektin, jonka avulla varmistat, että huonekalut toimitetaan ajoissa ja tapahtuma onnistuu. HUOM! Et siis ole luomassa tapahtumaa vaan (toimitus)projektia.
Projektin luominen
Liittyvä ohje: Projektinhallinta, Asiakas- ja toimittajatiedot
✅ Tehtävä
Luo projekti “Huonekalumessut 2021” seuraavin tiedoin:
| Tieto | Arvo |
|---|---|
| Tapahtuma | Huonekalumessut 2021 |
| Aika | 15.–18.3. |
| Asiakas (huom! merkitse projektille rasti "laskutettava", niin saat asiakaskentän näkyviin) | Messumaakari Oy, Messuilijankatu 12, 13100 Hämeenlinna |
○ Luo asiakas, jos et ole tehnyt sitä aiemmin.
ⅈ Voit myös käyttää aiemmin luotua asiakasta tai jättää asiakkaan yhdistämättä, jos et halua linkittää projektiin myyntitapahtumia.
Projektin vaiheet ja tehtävät
Päätät seurata projektin etenemistä tehtävälistojen avulla.
✅ Tehtävät
-
Luo projektille vaiheet:
- Tehtävät
- Tekeillä
- Valmis
- Kirjaa projektin tehtävät:
| Tehtävä | Kuvaus | Määräaika | Suunnitellut tunnit | Huomio |
|---|---|---|---|---|
| Tarjoa tuotteet | Asiakas haluaa messuille 3 pöytää, 12 tuolia ja 4 nojatuolia | 15.1. | 1 | |
| Hanki tuotteet ja osat | Tilaa tarvittavat tuotteet – tarkista varasto | 20.1. | 2 | Ei voi tehdä ennen kuin asiakas on hyväksynyt tarjouksen |
| Valmista tuotteet | Valmista tarvittavat tuotteet | 28.2. | 10 | Ei voi tehdä ennen kuin osat ovat saapuneet |
| Tilaa kuljetus | Pyydä kuljetustarjoukset (toimitus klo 9.00 mennessä) | 10.3. | 1 | |
| Pakkaa ja lähetä tuotteet | Toimita tuotteet messuille | 12.3. | 3 |
🔄 Projektin etenemisen prosessi
Asiakkaan yhteydenotto → Tarjous ja myyntitilaus → Osien hankinta → Valmistus → Kuljetus ja toimitus → Laskutus → Projekti valmis
💬 Tarjouksen tekeminen ja tunnit
Valitset tapahtumaan sopivat tuotteet ja teet asiakkaallesi tarjouksen, jossa tarjoat tuotteet puoleen hintaan yhteistyön merkeissä.
Tarjouksen tekeminen ja tunnit
Valitset tapahtumaan sopivat tuotteet ja teet asiakkaallesi tarjouksen, jossa tarjoat tuotteet puoleen hintaan yhteistyön merkeissä.
✅ Tehtävät
- Luo tarjous asiakkaalle.
-
Kirjaa käytetyt tunnit projektitehtävälle.
➢ Siirrä tehtäväkortti Tekeillä-sarakkeeseen.
Sovitte, että asiakas käy tarjouksen läpi ja palaatte asiaan myöhemmin.
■ Aikatauluta toimenpide (soitto muistutuksena) tehtäväkortille.
Tarjouksen hyväksyntä ja myyntitilaus
Asiakas hyväksyy tarjouksen puhelimitse.
✅ Tehtävät
- Tee tarjouksesta myyntitilaus.
- Merkitse aikataulutettu toimenpide tehdyksi.
-
Kirjaa käytetyt tunnit tehtävälle.
➢ Siirrä tehtäväkortti Valmis-sarakkeeseen.
Osien tilaaminen ja valmistus
Tarkistat varastotilanteen — osa tuotteista on hankittava tai valmistettava itse.
✅ Tehtävät
- ➢ Siirrä “Hanki tuotteet” -kortti Tekeillä-sarakkeeseen.
- Tee ostotilaus tarvittaville osille.
- Kirjaa käytetyt tunnit tehtävälle.
-
Kun osat saapuvat:
➢ Siirrä Osto-tehtävä Valmis-sarakkeeseen.
➢ Siirrä Valmistus-tehtävä Tekeillä-tilaan. - Luo valmistustilaus ja valmista tuotteet.
Kuljetus ja toimitus
Tuotteet ovat valmiit ja varastossa. Nyt voit järjestää niiden kuljetuksen messuille.
✅ Tehtävät
- ➢ Siirrä Valmistus-kortti Valmis-sarakkeeseen.
- Kirjaa valmistukseen käytetyt tunnit projektitehtävälle.
- Tee toimitustilaus tuotteista.
- Luo lasku myyntitilaukselta ja laskuta asiakasta.
- ➢ Siirrä viimeinen tehtäväkortti Valmis-tilaan.
Projektin seuranta
📘 Muista:
- Pidä projektinäkymässä huolta, että jokainen tehtävä siirtyy oikeaan vaiheeseen.
- Kirjaa kaikki tunnit tehtävittäin, jotta projektin työmäärä ja kustannukset voidaan arvioida jälkikäteen.
- Käytä Futural ERP:n projektiraportteja nähdäksesi kokonaiskuvan työn etenemisestä ja kannattavuudesta.