Luku 6: Projektinhallinta

Tässä luvussa yhdistellään kaikkia aiemmin käsiteltyjä toimintoja.

Opit seuraamaan projektin etenemistä vaiheittain, hyödyntämään tehtävälistoja, ja liittämään mukaan myynti-, osto- ja valmistusprosesseja.

🧩 Lähtötilanne

Yritys, jonka kanssa olet aiemmin tehnyt yhteistyötä, Messumaakari Oy, ottaa sinuun yhteyttä.

He osallistuvat huonekalumessuille ja haluavat ostaa sinulta kalusteet messuosastolleen.

Päätät lähteä mukaan projektiin — se tarjoaa erinomaista näkyvyyttä yrityksellesi.

Luot toimitusprojektin, jonka avulla varmistat, että huonekalut toimitetaan ajoissa ja tapahtuma onnistuu. HUOM! Et siis ole luomassa tapahtumaa vaan (toimitus)projektia.

🗂️ Projektin luominen

Liittyvä ohje: Projektinhallinta, Asiakas- ja toimittajatiedot

✅ Tehtävä

Luo projekti “Huonekalumessut 2021” seuraavin tiedoin:

Tieto	Arvo
Tapahtuma	Huonekalumessut 2021
Aika	15.–18.3.
Asiakas (huom! merkitse projektille rasti "laskutettava", niin saat asiakaskentän näkyviin)	Messumaakari Oy, Messuilijankatu 12, 13100 Hämeenlinna

○ Luo asiakas, jos et ole tehnyt sitä aiemmin.

ⅈ Voit myös käyttää aiemmin luotua asiakasta tai jättää asiakkaan yhdistämättä, jos et halua linkittää projektiin myyntitapahtumia.

📊 Projektin vaiheet ja tehtävät

Päätät seurata projektin etenemistä tehtävälistojen avulla.

✅ Tehtävät

1. Luo projektille vaiheet:
   • Tehtävät
   • Tekeillä
   • Valmis
2. Kirjaa projektin tehtävät:

Tehtävä	Kuvaus	Määräaika	Suunnitellut tunnit	Huomio
Tarjoa tuotteet	Asiakas haluaa messuille 3 pöytää, 12 tuolia ja 4 nojatuolia	15.1.	1
Hanki tuotteet ja osat	Tilaa tarvittavat tuotteet – tarkista varasto	20.1.	2	Ei voi tehdä ennen kuin asiakas on hyväksynyt tarjouksen
Valmista tuotteet	Valmista tarvittavat tuotteet	28.2.	10	Ei voi tehdä ennen kuin osat ovat saapuneet
Tilaa kuljetus	Pyydä kuljetustarjoukset (toimitus klo 9.00 mennessä)	10.3.	1
Pakkaa ja lähetä tuotteet	Toimita tuotteet messuille	12.3.	3

🔄 Projektin etenemisen prosessi

Asiakkaan yhteydenotto 
→ Tarjous ja myyntitilaus 
→ Osien hankinta 
→ Valmistus 
→ Kuljetus ja toimitus 
→ Laskutus 
→ Projekti valmis

💬 Tarjouksen tekeminen ja tunnit

Valitset tapahtumaan sopivat tuotteet ja teet asiakkaallesi tarjouksen, jossa tarjoat tuotteet puoleen hintaan yhteistyön merkeissä.

✅ Tehtävät

• Luo tarjous asiakkaalle.
• Kirjaa käytetyt tunnit projektitehtävälle.
  ➢ Siirrä tehtäväkortti Tekeillä-sarakkeeseen.

Sovitte, että asiakas käy tarjouksen läpi ja palaatte asiaan myöhemmin.

■ Aikatauluta toimenpide (soitto muistutuksena) tehtäväkortille.

☎️ Tarjouksen hyväksyntä ja myyntitilaus

Asiakas hyväksyy tarjouksen puhelimitse.

✅ Tehtävät

• Tee tarjouksesta myyntitilaus.
• Merkitse aikataulutettu toimenpide tehdyksi.
• Kirjaa käytetyt tunnit tehtävälle.
  ➢ Siirrä tehtäväkortti Valmis-sarakkeeseen.

📦 Osien tilaaminen ja valmistus

Tarkistat varastotilanteen — osa tuotteista on hankittava tai valmistettava itse.

✅ Tehtävät

• ➢ Siirrä “Hanki tuotteet” -kortti Tekeillä-sarakkeeseen.
• Tee ostotilaus tarvittaville osille.
• Kirjaa käytetyt tunnit tehtävälle.
• Kun osat saapuvat:
  ➢ Siirrä Osto-tehtävä Valmis-sarakkeeseen.
  ➢ Siirrä Valmistus-tehtävä Tekeillä-tilaan.
• Luo valmistustilaus ja valmista tuotteet.

🚚 Kuljetus ja toimitus

Tuotteet ovat valmiit ja varastossa. Nyt voit järjestää niiden kuljetuksen messuille.

✅ Tehtävät

• ➢ Siirrä Valmistus-kortti Valmis-sarakkeeseen.
• Kirjaa valmistukseen käytetyt tunnit projektitehtävälle.
• Tee toimitustilaus tuotteista.
• Luo lasku myyntitilaukselta ja laskuta asiakasta.
• ➢ Siirrä viimeinen tehtäväkortti Valmis-tilaan.

🧭 Projektin seuranta

📘 Muista:

• Pidä projektinäkymässä huolta, että jokainen tehtävä siirtyy oikeaan vaiheeseen.
• Kirjaa kaikki tunnit tehtävittäin, jotta projektin työmäärä ja kustannukset voidaan arvioida jälkikäteen.
• Käytä Futural ERP:n projektiraportteja nähdäksesi kokonaiskuvan työn etenemisestä ja kannattavuudesta.

🎉 Valmis!

Onnittelut! Olet onnistuneesti:

• luonut ja hallinnoinut projektin alusta loppuun,
• hyödyntänyt tarjous-, osto-, valmistus- ja toimitustoimintoja,
• kirjannut työtunnit ja laskuttanut asiakkaan, sekä
• varmistanut, että toimitus valmistui ajoissa messuille.