Kirjanpitokauden lukitus

Kirjanpitokausien lukitus, Odoo 19

Kun kuukausi (tai muu kausi) on käsitelty valmiiksi ja halutaan varmistaa, ettei kukaan enää vahingossa tai tahallaan muuta kyseisen kauden kirjanpitoa, voidaan kausi lukita. Lukitus toimii päiväkirjakohtaisesti ja se voidaan tehdä yksitellen tai useampi päiväkirja kerrallaan.

Lukitus:

• Suojaa jo raportoidut luvut. Jos ALV-ilmoitus tai kuukausiraportti on jo lähetetty viranomaiselle tai johdolle, jälkikäteen tehty muutos rikkoisi raportoidun ja kirjanpidon todellisuuden vastaavuuden.
• Estää vahingot. Ilman lukitusta käyttäjä voi kirjata laskun tai oikaisun väärällä (vanhalla) päivämäärällä huomaamattaan, jolloin jo suljettu kausi muuttuu.
• Tukee tilintarkastusta ja jäljitettävyyttä.
• Mahdollistaa porrastetun pääsyn. "Muu kuin kirjanpitäjä" -lukituksella tavalliset käyttäjät (esim. myyjät, ostajat) eivät voi enää kirjata vanhaan kauteen, mutta kirjanpitäjä voi vielä tehdä korjauksia ennen lopullista sulkemista.

Aseta ensin "Muiden kuin kirjanpitäjän lukituspäivä" heti kauden päätyttyä, jotta tavalliset käyttäjät eivät enää kirjaa menneelle kaudelle, mutta kirjanpito voi vielä tehdä täsmäytyksiä ja korjauksia. Aseta "Lukituspäivä" (kaikille) vasta, kun kausi on lopullisesti käsitelty ja raportoitu.

Mihin moduuleihin lukitus vaikuttaa?

Lukitus ei ole pelkästään Laskutus-moduulin sisäinen asia, vaan se vaikuttaa kaikkeen, mikä tuottaa kirjanpitovientejä, riippumatta siitä, missä moduulissa tapahtuma syntyy. Käytännössä tämä koskee mm.:

• Myynti / Laskutus – asiakaslaskujen ja hyvityslaskujen vahvistaminen
• Ostot – ostolaskujen ja niiden hyvitysten kirjaaminen
• Käyttöomaisuus / poistot – automaattiset poistokirjaukset
• Palkat/kulut, jos niistä syntyy kirjanpitovientejä samaan päiväkirjaan