Käyttäjät ja roolit

Futural -järjestelmissä käyttöoikeuksia hallitaan käyttäjätunnusten ja roolien avulla. Järjestelmän käyttäjä on toimija, joka voi kirjautua järjestelmään käyttäjätunnuksellaan ja tehdä toimenpiteitä, jotka on sallittu hänen roolilleen. 

Rooli sisältää henkilön toimenkuvan tarvitsemat käyttöoikeudet (esimerkiksi myyntipäällikkö, myyjä, ostaja, varastohenkilö, hallintosihteeri). Organisaatiossa voi olla monta henkilöä samassa roolissa tekemässä samankaltaista työtä, esimerkiksi useita myyjiä ja ostajia. Toisaalta yhdellä henkilöllä voi olla monta roolia (myyjä, varastohenkilö, ostaja). Roolien määritys on organisaation tehtävä. Roolien liittäminen allaoleviin teknisiin elementteihin on järjestelmätoimittajan tehtävä.

Roolit muodostetaan perusjärjestelmässä olevista ryhmistä. Ryhmät sisältävät yleisluontoisia koosteita toiminnallisuuksista kuten "Yhteystietojen luonti" (joka voi liittyä moneen rooliin) tai Myynti / käyttäjä (joka liittyy nimenomaan tietyn tason myyntitoimintoon).

Käyttöoikeudet voidaan rajata roolille toimintokohtaisesti luku-, kirjoitus-, luonti- ja poisto-oikeuksiin. (Esimerkki: myyjä-rooli saa luku-, kirjoitus- ja luontioikeudet myyntitilauksiin kun taas myyntipäällikkö-rooli saa niihin myös poisto-oikeudet.)

Käyttöoikeuksien lisäksi voidaan edelleen rajata tai sallia pienempiä toimintokoknaisuuksia tietuesääntöjen avulla. Tietuesääntö tarkoittaa yksittäistä, rajatumpaa käyttöoikeutta tiettyyn toimintoon tai tiettyyn tietosisältöön. (Esimerkki: myyjä-rooli saa nähdä vain omat tilauksensa ja tehdä niille yllämainittuja toimenpiteitä, kun taas myyntipäällikkö-rooli saa laajemmat oikeudet.) 

Käyttäjän tekemien näkyvien toimenpiteiden lisäksi järjestelmä tekee taustatoimenpiteitä, joihin käyttäjäoikeudet ja tietuesäännöt voivat vaikuttaa. (Esimerkki: jos myyjälle rajataan oikeus katsella vain omia myyntitilauksiaan, hän ei pääse tekemään mitään toimenpiteitä, joissa tarkasteltaisiin muiden tekemiä myyntitilauksia.) Vaikka teknisesti on mahdollista tehdä hyvin yksilöllisesti rajattuja rooli-oikeuksia, niistä saattaa aiheutua päänvaivaa juuri tästä syystä.

Käyttäjäorganisaation kannattaa määritellä käyttäjille mahdollisimman selkeät ja suoraviivaiset roolit. Mitä enemmän yksilöllisiä rooleja on, sitä monimutkaisemmaksi kokonaisuus käy hallita. Yksilöllisyyttä käyttäjien oikeuksiin kannattaa rakentaa tekemällä monta roolia, joista voidaan yhdistellä erilaisia toimenkuvia. Roolien ja niiden käyttäjäoikeuksien pohdintaan kannattaa panostaa aikaa järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Roolien toimenkuvat ja tarvittavat oikeudet kannattaa kirjoittaa auki, jotta sekä organisaatio että järjestelmätuki ymmärtävät, mitä roolin oikeudet sisältävät.

Työnjako käyttäjäorganisaation ja järjestelmätoimittajan välillä:

• Käyttäjäorganisaatio määrittelee ja dokumentoi roolit ja niille kuuluvat oikeudet

• Järjestelmätoimittaja rakentaa roolit määrittelyjen mukaan

• Käyttäjäorganisaatio valitsee kullekin käyttäjälle kuuluvat roolit