Import/Export (v14)
Futural ERP mahdollistaa monien tietojen lataamisen sisään ja ulos excel- tai csv-tiedostoina. Toiminto helpottaa esimerkiksi tuotteiden luomista tai tuotetietojen päivittämistä.
HUOM! Import-toiminnolla voidaan muuttaa tietoja helposti myös vääriksi, joten on tärkeää tutustua toimintoon kunnolla ja testata tietojen lataamista esimerkiksi yhdellä tietueella, tai testiasennuksessa, ennen suurien datamassojen siirtämistä.
Tietojen päivittäminen
Kun halutaan päivittää esimerkiksi tuotetietoja, etsitään päivitettävät tietueet tuotenäkymästä ja valitaan halutut, tai kaikki, tuotteet täppäämällä niiden edessä oleva valintaruutu. Versio 14 antaa mahdollisuuden valita kaikki tuotteet vaikka näkymässä olis vain rajoitettu määrä
Kun tuotteet on valittu, painetaan Toiminto-valikon alta Vienti / Export-painiketta.
Avautuvassa ikkunassa valitaan "Päivitä data/I want to update data" (tuontiyhteensopiva vienti), joka mahdollistaa tietojen päivittämisen. Tiedostomuodoksi voidaan valita XLSX tai CSV, versio 14 tukee molempia formaatteja.
Oikealla puolella näkyvät kentät, "Vietävät kentät / Fields to export", siirretään tiedostoon ja niitä voi poistaa klikkaamalla roskakorikuvaketta. Kenttien järjestystä voi muuttaa siirtämällä niitä hiirellä.
Vasemman puoleisesta taulukosta valitaan kaikki kentät, joita halutaan päivittää, tai
joihin halutaan lisätä tietoa. Rivit painetaan aktiiviseksi ja klikataan plus + -painiketta.
Saat lisää valittavia kenttiä klikkaamalla ryhmien edessä olevaa nuolikuvaketta.
Tietojen päivittämisessä tärkeimmät kentät ovat "ID / External ID" -kenttä, joka tulee tiedostoon automaattisesti kun olet valinnut "Päivitä data / I want to update data". Tämän kentän avulla tiedot täsmätään oikeisiin tuotteisiin ja tietoihin, kun ne tuodaan takaisin järjestelmään.
Kun olet valinnut kaikki haluamasi tiedot "Vietävät kentät / Fields to export" -listaan, paina "Vie tiedostoon / Export" -painiketta.
HUOM! Jotkin taulukko-ohjelmat eivät välttämättä suoraan osaa avata tiedostoa, mutta ne aukeavat oikein, kun ne ensin tallentaa koneelle ja avaa sitten halutulla ohjelmalla. Muista myös tarkistaa, että merkistö on tiedostoa avatessa oikein (UTF-8).
Ulos ladatun tiedoston otsikot voivat olla eri, mitä Futuralin ruudulla näkyy, sillä nimiketieto tulee suoraan tietokannasta. Kannattaa jättää auki ikkuna, jossa valitaan kenttiä export-tiedostoon ja tarkistaa siitä mikä on mikin.
Muutokset, tai uudet tiedot, voidaan tehdä taulukkoon ja importata sitten Odooseen.
HUOM! Alkuperäinen export-tiedosto kannattaa jättää talteen koskemattomana, jotta sen voi tarvittaessa ajaa takaisin kantaan.
Tietojen lataaminen sisään
Mene näkymään, johon haluat tuoda tietoja ja paina vasemmalta Suosikit / Favorites valikosta Tuo tietoja / Import records.
Valitse "Lataa tiedosto / Load File " ja etsi koneeltasi haluamasi tiedosto.
HUOM! Mikäli mitään ei tapahdu, tarkista, että tiedostossa ei ole esimerkiksi epäluettavia merkkejä. Jos olet tallentanut tiedoston väärällä merkistöllä, voi siellä näkyä esimerkiksi kysymysmerkkejä ääkkösten paikalla.
"Import" näkymässä voit esikatsella tuomaasi tietoa ja tehdä valintoja tuotavia kenttiä koskien.