Kurssikauppa

Kurssikauppa Futural ERP:ssä

Tässä ohjeessa käydään ensin läpi ylläpitäjän roolin omaavan käyttäjän ohjeet kurssien luomiseen ja määrittelyyn liittyen. Ohjeen viimeisessä osioissa on loppukäyttäjän ohjeet kursseille osallistumiseen ja niiden ostamiseen.

Tapahtumatuotteen luominen 

Aloita luomalla tapahtumalle tuote eli tapahtumalippu

Navigoi järjestelmässä kohtaan Myynti --> Tuotteet 

Tuotteet sivulla paina painiketta Uusi ja täytä tuotteelle seuraavat tiedot:

• Tuotteen nimi
• Tuotetyyppi
• Myyntihinta
• Asiakasvero
• Haluttaessa myös tuotekategoria raportoinnin helpottamiseksi

Valitse sitten tuotteelta myynti-välilehti ja määritä tarvittaessa tuoteryhmät

Tallenna tuote, kun määritykset ovat valmiita. Tapahtumatuotteita ei julkaista sellaisenaan verkkokauppaan, vaan ne liitetään suoraan tapahtumaan.

Tapahtuman luominen

Navigoi kohtaan Tapahtumat ja paina uusi

Määritä tapahtumalle vähintään seuraavat tiedot:

• Tapahtuman nimi
• Päivämäärä ja ajankohta
• Järjestäjä (yritys tai henkilö)
• Vastuuhenkilö
• Tapahtumapaikka (esim. verkko tai fyysinen sijainti)

Halutessasi voit lisäksi:

• Rajoittaa ilmoittautujien enimmäismäärää
• Liittää tapahtumaan palautekyselyn
• Sallia peruutukset ja määrittää milloin peruutus on viimeistään tapahduttava suhteessa tapahtuman alkamiseen

Tapahtumalipun liittäminen tapahtumaan

Siirry tapahtumalla Liput -välilehdelle

Valitse aiemmin luotu (tai olemassa oleva) tuote. Sen jälkeen määritä:

• Lipun nimi ja hinta
• Myynnin alkamis- ja päättymis ajankohdat (ilmoittautumisaika)
• Tarvittaessa lippujen enimmäismäärä

Lippuja voi olla myös useita erilaisisa, kuten vaikka early bird- tai vip-lippu. Lipuilla voi olla toisistaan poikkeavat hinnat ja myyntiajankohdat. 

Tapahtumien automaattiviestit

Valitse tapahtumasivulta välilehti Viestintä

Lisää haluamasi automaattiviestit, kuten:

• Ilmoittautumisen vahvistusviesti (lähetetään heti ilmoittautumisen jälkeen)
• Tapahtuman muistutukset (yksi tai useampi, esim. päivää ennen ja tuntia ennen tapahtumaa)
• Palautekyselyn lähetys heti tapahtuman jälkeen

Valitse lähetystavaksi sähköposti ja määritä käytettävä viestipohja sekä ajanhetki, jolloin viestin halutaan lähtevän.

Ilmoittautumislomakkeen luonti

Navigoi päävalikosta kohtaan Kyselyt ja paina uusi​

Anna kyselylle nimi ja paina Lisää kysymys painiketta

Avautuvassa ikkunassa voit määritellä kysymyksen tyypin ja halutun vastauksen muodon. Tapahtuman ilmoittautumislomakkeessa on määritelty pakollisiksi tiedoiksi ilmoittautujan etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, joten vähintään näille tiedoille on luotava omat kysymykset lomakkeelle.

Kaikkien perustietokysymysten kenttätyyppi on yksirivinen tekstikenttä. Vastaukset välilehdellä tulee myös määrittää tallennusasetukset oikein, eli esimerkiksi etunimi kysymyksen vastauksen kohdalla valitaan Tallenna käyttäjän etunimenä valinta. Sähköpostin ja puhelinnumeron kohdalla voi myös käyttää syöttötiedon pakottamista oikeaan formaattiin.

Mikäli useissa tapahtumissa halutaan kysyä ilmoittautujilta muita kysymyksiä, voi ne liittää myös samaan kyselylomakkeeseen. Tapahtumakohtaisia kysymyksiä voi myös määrittää erikseen suoraa tapahtumanäkymästä, tähän ohje seuraavassa kohdassa (ilmoittautumislomakkeen kysymykset).

Ilmoittautumislomakkeen kysymykset

Tapahtuman ilmoittautumislomakkeen kysymykset voi määritellä myös itse tapahtuman Kysymykset välilehdellä. Mikäli samoja kysymyksiä käytetään useammissa tapahtumissa, voidaan kyselypohjia luoda myös valmiiksi käytettäväksi, tästä lisää kohdassa Ilmoittautumislomakkeen luonti

Kysymykset välilehdellä paina Lisää rivi ja valitse yksi tai useampi kyselylomake. Valitut lomakkeet yhdistyvät yhdeksi ilmoittautumislomakkeeksi. Voit käyttää oletuslomaketta tai muuta ennalta luotua kyselyä (kuten aiemmin luotu perustieto -kysely). Vaihtoehtoisesti voit myös luoda uuden kyselyn.

Ilmoittautumislomake, jossa kysytään perustietoja sekä allergiatietoja osallistujasta, näyttää loppukäyttäjälle tältä

Moodle-kurssin liittäminen tapahtumaan

Järjestelmässä on integraatio Moodleen. Tapahtumalla on kenttä Moodle-kurssi, johon valitaan haluttu kurssi listasta. Kun tapahtuma ja Moodle-kurssi on kytketty toisiinsa, tapahtumaan ilmoittautuneet lisätään automaattisesti Moodle-kurssille.

Moodle-integraatio synkronoi kurssit noin tunnin välein, joten mikäli kurssi on vasta lisätty, se ei välttämättä näy heti tapahtuman Moodle-kurssi kentän listassa.

Tapahtuman julkaisu ja näkymä verkkosivuilla

Kun kaikki tarvittavat määritykset tapahtumalle on tehty, voidaan se julkaista verkkosivuille. Julkaistaksesi tapahtuman, paina Julkaistu vipua tapahtuma sivulla.

Julkaistu tapahtuma näkyy nyt verkkosivulla tapahtumakalenterissa.

Kalenterin avulla käyttäjä voi selata tulevia, käynnissä olevia sekä menneitä tapahtumia. Tapahtuman valitsemalla käyttäjä pääsee näkemään lisätietoja tapahtumasta sekä ilmoittautumaan (ostamaan lippuja itselleen ja/tai muille).

Ilmoittautuminen tapahtumaan (loppukäyttäjä)

Ilmoittautumisen vaiheet

1. Valitaan ilmoittautuuko henkilö itse vai ilmoittaako hän useita osallistujia kerralla
2. Valitaan tapahtumalippu
3. Täytetään ilmoittautumislomake (vain oma, muut tapahtumaan samalla ilmoitetut saavat kyselyyn linkin sähköpostitse)
4. Lopuksi siirrytään maksamaan verkkokauppaan tai maksuttomissa tapahtumissa kiitossivulle

Ilmoitan itseni / ilmoitan muita osallistujia

Ilmoitan itseni:

• Lipun määräksi tulee automaattisesti 1
• Käyttäjä täyttää ilmoittautumislomakkeen heti
• Prosessi etenee suora maksuun tai kiitossivulle

Ilmoitan muita osallistujia:

• Lippujen määräksi voi valita 1-9 lippua
• Maksullisissa tapahtumissa siirrytään verkkokauppaan maksamaan ja maksuttomissa kiitossivulle
• Lippujen ostaja lähettää käyttäjätilinsä kautta kutsut haluamiensa osallistujien sähköpostiin, josta kukin osallistuja käy täyttämässä ilmoittautumislomakkeen. Kutsut lähetetään osallistumispaikat osiosta painamalla Lähetä kutsu. Kutsuun syötetään osallistujan sähköpostiosoite.

Tapahtuman osallistujatiedoissa näkyy kutsujen lähettämisen jälkeen, että paikka on hankittu kutsuttavalle, kenelle kutsu on lähetetty ja kutsun tila (vastaanotettu / odottaa vastausta).

Jos kutsuttu henkilö ei ota paikkaa vastaan, voidaan kutsu lähettää toiselle henkilölle, jolloin aiempi kutsu poistuu automaattisesti järjestelmästä. Hallintapuolella kutsuja voidaan tarkastella kohdassa Tapahtumat -> Raportointi -> ilmoittautumisten kutsut