Kyselyvastausten ajastettu poisto
Kyselyvastausten ajastettu poisto
Kyselyillä voidaan kerätä monenlaista käyttäjiin liittyvää tietoa. Osa tiedoista, kuten nimi, numero ja sähköposti, voidaan tallentaa suoraan yhteystiedon kenttiin. Osalle tiedoista taas on erilliset käyttäjään kytköksissä olevat kentät tai paikat muualla Odoossa, kuten pisteytetyt kokeet/testit, jotka myös usein ovat pysyvästi säilytettävää tietoa.
Tietyissä tapauksissa kuitenkin tiedoille ei ole selvää säilytyspaikkaa ja kyselyn tai kyselyyn liittyvän esim. tapahtuman jälkeen tiedot vain jäävät olemaan kyselyvastauksille. Jos tiedolla ei ole suoraa tallennuspaikkaa järjestelmässä, kysymysvastausten ulkopuolella, ne on yleensä hyödyllistä poistaa tietyn ajan kuluessa.
Esimerkkejä tällaisista tiedoista on muun muassa allergiatiedot, majoitukseen liittyvät asiat ja avec tiedot. Niille ei ole yhteystiedolla tai muuallakaan Odoossa suoraa kenttää, jonka lisäksi esim. avec ja majoitustieto halutaan usein joka tapauksessa tiedustella joka kyselyllä/tapahtumalla uudelleen.
Vastausten ajastettu poistaminen on toteutettu kysymyskohtaisesti. Jokaiselle kysymykselle saa halutessaan määritellä uniikin vastauksen säilytysajan ja laskennan pohjana käytettävän ajankohdan yhdistelmän. Säilytysaika on numeerinen arvo, jossa nolla tarkoittaa, että tietoja ei poisteta ajastetusti ja mikä tahansa positiivinen arvo tarkoittaa, että tietoja säilytetään kyseinen aika päivinä.
Säilytysajan laskenta voi alkaa vastauksen antamishetkestä, joka on oletusvalinta, mutta sen voi myös määritellä alkamaan tapahtuman alkamis- tai päättymispäivästä, mikäli kysely on liitoksissa tapahtumaan. Tapahtumapäiviin liitetyissä säilytysajoissa kannattaa ottaa huomioon erikoiset tapahtuman kestot. Esimerkiksi tilanteessa, jossa tapahtuman kesto on puoli vuotta ja säilytysaika on asetettu esim. 90 päivään. Jos laskenta pohjautuu tapahtuman alkupäivään, poistuvat vastauksen ennen tapahtuman loppua. Tällaisissa tapauksissa kannattanee suosia joko vastausaikaan tai tapahtuman loppumiseen pohjautuvaa laskentaa.
Ohje ajastetun poistamisen asettamisesta kysymykselle:
1. Navigoi kyselyt-näkymään ja avaa kysely
2. Avaa sellainen kysymys, johon halutaan asettaa ajastettu poisto
3. Mene kysymyksen välilehdelle Vaihtoehdot/Options (Kuva kohta 1)
4. Aktivoi “Ota vastausten ajastettu poisto käyttöön” (Kuva kohta 2)
5. Määritä haluttu vastauksen säilytysaika ja mistä säilytysajan laskenta alkaa niille näkymään ilmestyineisiin kenttiin.
6. Ota huomioon varoituksissa näkyvät seikat, jotka ilmestyvät keltaisina varoitusbokseina “Tietojen säilytys” osion alalaitaan
Mitä Odoossa tapahtuu, kun ajastettu poisto puree kyselyvastauksiin? Hallintapuolella kyseisen kyselyvastauksen chatteriin tulee ilmoitus, mikä tai mitkä kyselyvastaukset on poistettu ajastetusti. Tämän jälkeen tiedot poistetaan välittömästi automaattisesti ja rivit poistuvat vastauslomakkeelta. Poistamisen suorittava ajastettu toiminto ajetaan kerran vuorokaudessa. Se poistaa kaikki vastaukset, joissa ajastettu poisto on kytketty päälle ja säilytysaika on laskennallisesti päättynyt.
Kommentointi ei ole mahdollista tässä teemassa.