Tapahtuman luonti

Navigoi “Tapahtumat” näkymään ja paina “Luo”. Anna tapahtumalle “Nimi”, “Päivämäärä”, johon tulee alkupäivä sekä kellonaika sekä lopetuspäivä ja kellonaika. Voit valita Tapahtumalle valmiin mallin (ohje mallin luomisesta). Valmis malli laittaa mallissa olevat arvot, jotta niitä ei tarvitse yksitellen asettaa. 

“Verkkosivuston alivalikko” luo tapahtumalle alivalikot verkkosivulle, eli paloittelee erikseen sivut Esittely, Sijainti ja Ilmoittaudu. 

“Ilmoittautumisnappi” luo verkkosivulle ylimääräisen ilmoittautumisnapin, jos “Verkkosivun alivalikko” on valittuna.  

“Peruuta ilmoittautuminen xx ennen tapahtumaa” kenttään voidaan määrittää kuinka monta tuntia/päivää/viikkoa ennen tapahtumaa ilmoittautuja voidaan peruuttaa tapahtumalta. Jos arvoksi annetaan 0, osallistuja voi perua ilmoittautumisen tapahtuman alkuun saakka.

Tapahtuman kuvaus kohtaan voit kirjoittaa vapaamuotoisen kuvauksen, joka näkyy verkkosivulla.

Tapahtumalle voidaan antaa bannerikuva verkkosivulle painamalla "Siirry Verkkosivu" napin alla olevaa kuvaketta ja lataamalla kuva.


Täytä myös “Järjestäjä”, “Vastuuhenkilö”, sekä “Tapahtumapaikka” kentät. (Nämä tiedot tallentuvat yhteystietorekisteriin, josta niitä voidaan myöhemminkin hyödyntää.)

“Järjestäjä” on tapahtuman järjestäjä. Järjestäjän tiedot näkyvät tapahtuman yhteystietona. 

“Vastuuhenkilö” on tapahtuman vastuuhenkilö.

“Tapahtumapaikka” kenttään valitaan yhteystieto, jonka osoitteessa tapahtuma järjestetään. Voidaan luoda kentästä valitsemalla esimerkiksi “Kulmakadun ala-aste” ja antaa tälle yhteystiedolle ala-asteen osoite. Tämä osoite näkyy tapahtumalla tapahtumapaikkana. Jos tapahtuma järjestetään Teamsissä voidaan luoda tapahtumapaikkaan yhteystieto “Teams”.

“Rajoita ilmoittautumiset” täpästä voidaan rajoittaa tapahtuman ilmoittautumisten maksimimäärä. 

“Automaattivahvistus” -täppä kun valitaan niin ilmoittautumiset vahvistetaan automaattisesti ja ilmoittajat saavat vahvistusviestin ilmoittautumisesta heti ilmoittautumisen yhteydessä. Huom! Automaattivahvistus vahvistaa ilmoittautumiset VAIN jos tapahtumalla on vapaita paikkoja jäljellä. 

Jos tapahtumilla on käytössä lisämoduuli koulutusten/ toteutusten hallintaan niin "Toteutus (batch)" -kenttä kytkee tapahtuman koulutusrekisterin kurssitoteutukseen. Tällöin tapahtumaan ilmoittautujien osallistuminen tallentuu toteutukselle ja se voidaan arvioida, tilastoida koulutuksena, ym. Jos haluat tehdä tapahtuman, joka kytkeytyy koulutusrekisteriin, toimi seuraavasti:

1. Luo koulutuksen mallipohja, eli kurssi. Tämä sisältää koulutuksen yleiskuvauksen, oppimistavoitteet, ym. 

2. Luo kurssitoteutus. Toteutus on ajallinen ilmentymä kurssista. Eli sama kurssi voidaan samalla mallipohjalla järjestää joka kevät ja joka syksy. Tällöin toteutus olisi esimerkiksi Kurssi, kevät 2021.

3. Jos tapahtuma on ilmainen, liitä toteutus ylläolevassa kentässä tapahtumaan. Jos tapahtuma on maksullinen, toteutus liitetään tapahtuman lipputuotteeseen tuoterekisterissä.

4. Kun käyttäjä ilmoittautuu tapahtumaan, hänet liitetään toteutuksen opiskelijaksi.

“Ota jonotuslista käyttöön” -täppä mahdollistaa osallistujien ilmoittautumisen jonotuslistalle, jos tapahtuman paikat ovat jo täynnä.  

Tunnisteet -kentästä tapahtuman luonnin aikana voit suoraan luoda haluamasi tunnisteet tapahtumalle. Voit myös navigoida Tapahtumat > Tapahtuman tunnistekategoriat ja luoda tunnistekategoriat/tunnisteet sieltä. Tunnisteet ovat muodossa tunnistekategoria:tunniste. Tunnistekategoria on kategoria, johon kyseinen tunniste kuuluu ja tunnisteen nimi on tämän kategorian alla oleva tunniste. 

Esimerkkinä voidaan luoda tunnisteryhmä “Tyyppi” ja luoda tälle tunnisteet “Verkossa” ja “Paikanpäällä”. Tämä luo verkkosivulle tapahtumiin hakuvalikon, jonka avulla voidaan suodattaa tapahtumia. 

Pääsyliput

Tapahtumalle ei ole pakollista luoda pääsylippua, mutta jos halutaan määrittää aloitus- ja lopetuspäivämäärä tai luoda useampi eri lippu (esim. VIP ja tavallinen) niin täytyy luoda pääsylippu. Pääsyliput luodaan tapahtumalla “

Pääsyliput” välilehdeltä. 

Jos tapahtumalla halutaan rajoittamattomat ilmoittautumiset laita “Enimmäismäärä” kenttään 0 ja varmista että itse tapahtumalla ei ole käytössä täppä “Rajoita ilmoittautumiset”. Voit myös määrittää lippujen ilmoittautumisen Aloitus- sekä Lopetusajankohdan. 

Esimerkki: Luodaan tapahtuma, johon otetaan käyttöön jonotuslista ja osallistujat rajoitetaan 20 osallistujaan. Tapahtumalle halutaan tarjota kahta eri lippua: Tavallinen ja VIP -lippu. VIP-lipulle annetaan enimmäismääräksi 10 osallistujaa ja tavalliselle lipulle 20 osallistujaa. Kun liput ovat saaneet yhteensä 20 osallistujaa, esim. 6 VIP lippua ja 14 tavallista lippua, tapahtuma menee loppuunmyyty tilaan ja seuraavat ilmoittautujat joutuvat jäämään jonotuslistalle. Tapahtumalle ei siis voida myydä lisää paikkoja kuin rajoitettu vaikka lippuja olisi vielä itsessään jäljellä.
 


Jos asennuksessa on maksulliset tapahtumat lisämoduuli niin lipulle voidaan määrittää hinta ja niitä voidaan myydä verkkokaupassa.

Viestintä

“Viestintä” välilehdellä voit määrittää automaattisähköposteja, jotka lähtevät ilmoittautujille tietyssä vaiheessa, joka valitaan “Laukaisin” kentästä. 

“Sähköpostin mallipohja” kenttään valitaan haluttu sähköpostin pohja. 

“Yksikkö”, “Aikaväli” ja “Laukaisin” kentät määrittävät missä tapauksessa sähköpostit lähetetään. 

Esimerkkinä Aikaväli: 10, Yksikkö: Päivää, Laukaisin: Ennen tapahtumaa. Jolloin valittu sähköposti lähetetään osallistujille ajastetusti 10 päivää ennen tapahtumaa. 

Jos halutaan jonotuslistan automaattisähköposti, joka lähetetään jonotuslistaan siinä tapauksessa jos tapahtumalle/lipulle tulee lisää paikkoja. Valitaan mallipohjaksi “Event: Confirm Waiting List Registration”, yksiköksi Välittömästi ja laukaisimeksi “Aina kun paikkoja on vapaana, lähetä jonotuslistalle”.



Valitsemalla Sähköpostin mallipohjan Event: Registration with Cancel ja Event: Reminder with Cancel ilmoittautuja saa silloin vahvistuksen ja muistutuksen yhteydessä perumislinkin sähköpostiin.

Kysymykset

Välilehdellä Kysymykset voidaan muokata tapahtumailmoittautumiseen tulevia kysymyksiä. Kysymykset voivat olla vapaita tekstikenttiä tai monivalintoja.

Jos tapahtumilla on käytössä kyselylisäosa, kysymykset voidaan koostaa useista Kysely-modulissa hallinnoitavista kyselyistä. 



Klikkaamalla tekstiä Lisää rivi saat listan käytettävissä olevista kyselyistä.



Voit valita yhden tai useamman valmiin kyselyn tai luoda uuden kyselyn painamalla nappia Luo (ohje täällä).
Kannattaa rakentaa valmiit "standardikyselymodulit", joista koostetaan eri tapahtumien kyselyt. Näin hallinnointi säilyy selkeänä ja jälkikäteen raportointi/tilastointi onnistuu.
(HUOM! Kyselyjä voi lisätä myös vielä tapahtuman julkistamisen jälkeen. Näin ei kuitenkaan kannata menetellä, koska tällöin muokatut kysymykset kysytään vain uusilta ilmoittautujilta.)

Tapahtuman julkaisu

“Tallenna” tapahtuma ja aseta tapahtuma haluttuun tilaan painamalla Tapahtuman yläreunasta haluttua tilaa esim. Julkistettu. (Tämä toimenpide on vain informatiivinen, sisäiseen käyttöön ja siirtää tapahtuman seuraavaan vaiheeseen. Se ei vielä laita tapahtumaa näkyville, vaan julkistaminen pitää tehdä erikseen, kts. ohje alla.) 

Voit julkistaa tapahtuman siirtämällä oikeassa yläkulmassa olevan liukukytkimen "Julkaistu" oikeaan reunaan, jolloin tapahtuma tulee julkisesti näkyville verkkosivuille. 



Nyt tapahtuma on julkistettu ja tapahtumalle voidaan tehdä ilmoittautumisia. Voit tehdä julkistamisen myös "frontend"-puolelta (kts ohje alla), kun olet ensin esikatsellut tapahtumaa verkkosivuilla.

Voit avata tapahtuman näkymän verkkosivulle painamalla “Siirry Verkkosivu” nappia.

Verkkosivu-näkymässä voit tarkastella miltä tapahtuma näyttää ja “Muokkaa pääsivua” napista voit muokata tapahtuman verkkosivunäkymää editorin avulla. Jos haluat julkaista tapahtuman tätä kautta, paina täppää “Julkaisematon” jolloin se muuttuu tilaan “Julkaistu” ja on julkisesti näkyvillä verkkosivulla. 

Nyt tapahtuma on julkistettu ja tapahtumalle voidaan tehdä ilmoittautumisia. 

Tapahtuman front-endin muokkaus

Front-endissa voidaan mukauttaa tapahtumien päänäkymää eri vaihtoehdoilla. “Show sidebar” nappi lisää tapahtumat sivulle oikeaan reunaan sivupalkin johon voidaan laittaa haluttuja palikoita “Sidebar” valikon napeista. Jos halutaan korttinäkymän sijaan listanäkymä voidaan ottaa nappi “Layout - Columns” pois päältä. 

Pääset takaisin "backend"-puolelle klikkaamalla yläreunan linkkiä Konfiguroi tapahtumalippuja.