Tuntikirjaukset

Työaikakirjaukset-moduuli (Timesheets) mahdollistaa tehdyn työajan kirjaamisen projekteille ja tehtäville. Kirjatut tunnit voidaan liittää myyntitilauksiin ja käyttää laskutuksen perusteena sekä työn seurannassa. Projekteille tehdyt työtunnit kirjautuvat vastavuoroisesti työaikakirjauksiin. Moduuli tukee työajan raportointia, projektien seurantaa ja resurssien hallintaa. 

Avaa moduli Työaikakirjaukset klikkaamalla kuvaketta. Päänäkymässä nähdään käyttäjän omat tuntikirjaukset viikoittain. Tuntikirjaukset koskevat vain käyttäjää itseään eikä hän näe muiden tietoja. Esihenkilö pääsee katsomaan ja hyväksymään muidenkin tiedot.

Näkymän tiedot

- Period: Viikko, jota työaikakirjaukset koskevat.
-  Kalenteri: Tieto tulee käyttäjän omista tiedoista riippuen siitä tekeekö käyttäjä 40h, 37,5h tai jonkin muun mittaista työviikkoa.
- Tavoite: Aikavälin (tässä viikko) tavoitetuntimäärä. Tieto haetaan käyttäjän kalenterista. 
- Kertymä yhteensä kertoo  paljonko valitulta aikaväliltä vielä puuttuu tai on enemmän kuin oletusmäärä.
.- Kokonaisaika kertoo paljonko työtunteja on kertynyt tähän mennessä annetussa aikavälissä (viikossa).
- Kumulatiivinen kertymä  sisältää alusta asti järjestelmään kertyneen tuntierotuksen oletus tuntimäärään nähden

Uusi tuntikortti

Jos työntekijä kirjaa maanantaina ensimmäisen kirjauksen projektille tai kirjaa itsensä kellokortilla sisään, järjestelmä luo automaattisesti uuden tuntikortin tähän näkymään.

Tuntikortti voidaan luoda myös klikkaamalla +Uusi painiketta.

Tuntikortin täyttäminen aloitetaan antamalla ajankohta (tässä viikko), jota käytetään tuntiseurannassa.

- Välilehdellä Yhteenveto näytetään kalenterimuodossa kertyneet työtunnit.
- Välilehdellä Tiedot annetaan työtunnit projekti- ja/tai tehtäväkohtaisesti.

Työviikon tuntien täyttäminen aloitetaan välilehdeltä Tiedot

Klikkaamalla painiketta Lisää rivi aloitetaan uuden tehtävän tietojen täyttäminen. Tietojen täyttämisen jälkeen tallenna pilvi-kuvakkeesta.

Tietoihin annetaan 
- Päivämäärä jota tuntikirjaus koskee. Oletuksena on kuluva päivä.
- Projekti kenttään valitaan jo olemassa olevista projekteista projekti tai tarvittaessa voidaan luoda uusi kirjoittamaan kenttään uusi projektin nimi ja painamalla Luo "Uusi tehtävä".
- Tehtävä (ei pakollinen) kenttään voidaan valita jo olemassa oleva projektin tehtävä tai tarvittaessa luoda uusi vastaavasti kuin projekti.
- Kuvaus (Pakollinen) kenttään täydennetään tarkempi kuvaus tehtävästä.
- Tunnit kenttään annetaan kyseiseen tehtävään sinä päivänä käytetty aika.

Kerran annettuja tietoja on mahdollista muuttaa klikkaamalla rivillä muokattavaa kenttää ja tallentamalla muutokset pilvi-kuvakkeesta.

Kun tiedot on tallennettu voidaan välilehdeltä Yhteenveto katsella tietoja kalenterimuodossa.
Kun kaikki työviikon (tai muu valittu aikaväli) on valmis, lähetetään tuntikortti esimiehelle hyväksytettäväksi klikkaamalla painiketta Lähetä esimiehelle.  Tämän jälkeen tietoja ei voi muuttaa, ellei esimies palauta sitä.

Työtuntien lisäämällä tuntikirjauksiin projektin tehtävien kautta

Projektin tehtävillä on painike Aloita työt / Start work klikkaamalla painiketta käynnistyy tehtävän ajastin ja käytetty aika siirtyy tuntikirjauksiin automaattisesti. Jos kyseistä tehtävää ei ole tuntikirjauksissa myös se luodaan automaattisesti.

Ajastimen käynnistyksessä avautuu ikkuna, johon syötetään/muutetaan vastaavat tiedot kuin itse tuntikirjauksissa. Tietojen syötön jälkeen painetaan Käynnistä ajastin / Start new timer jos käyttäjällä on käynnissä toisella tehtävällä toinen ajastin, se pysäytetään samalla kun käynnistetään uusi.

Ajastin pysäytetään klikkaamalla Lopeta työ / Stop work ja vasta tällöin tiedot tulevat näkyviin tuntikirjaus-näkymään. Jos tuntikirjaus näyttö on avoinna toisella välilehdellä, täytyy sen näkymä päivittää.

Tehdyt tunnit tulevat näkyviin myös projektin tehtävän Työaikakirjaukset / Timesheets -välilehdelle. Tässäkin näkymässä tuntikirjauksia pystyy myös muokkaamaan. Muista tallentaa muutokset.

Tuntikorttien hyväksyminen

Kun henkilö on klikannut "Lähetä esimiehelle" painiketta saa esimies sähköpostiviestin. Klikkaamalla viestissä olevaa painiketta "Katso Tuntikortti" esimies pääsee tutkimaan kyseistä tuntikorttia. 

Tarkastuksen jälkeen esimies klikkaa painiketta "Hyväksy" tai "Hylkää", jolloin kortti avautuu työntekijälle korjattavaksi.

Hyväksynnän jälkeen on esimiehellä mahdollisuus perua hyväksyntä klikkaamalla "Aseta luonnokseksi", jolloin tuntikortti palautuu työntekijälle korjattavaksi