Tarjous ja myyntitilaus

Futural ERP:ssä myyntitilauksesta luodaan ensin tarjous, joka vahvistetaan myyntitilaukseksi.

Tarjoukset (ja myyntitilaukset) löytyvät kohdasta Sales/Myynti - Orders/Tilaukset - Quotations/Tarjoukset. Perusnäkymässä näkyvät kaikki luomasi myyntitilaukset ja niiden tilat. Voit hakea tarjouksia hakukentän ja -toimintojen avulla.

Poistamalla suotimen My Quotations/Omat tarjoukset, saat näkyviin kaikki järjestelmään luodut tarjoukset (jotka sinulla on oikeus nähdä). Saat avattua dokumentin klikkaamalla sen riviä.

Tarjouksen tekeminen

Kun haluat luoda uuden tarjouksen, paina nappia +New / +Uusi.

Syötä tarvittavat tiedot, asiakkaan tiedot ovat pakollisia. Tallenna tarjous painamalla Confirm/Vahvista.

• Valitse Customer/Asiakas, ja muuta tarvittaessa:
• • Invoice Address/Laskutusosoite ja Delivery Address/Toimitusosoite (tiedot tulevat automaattisesti asiakaskortilta ja niitä voidaan muuttaa tässä)
  • lisää tai vaihda mahdollinen Contact/Yhteyshenkilö (tieto tulee asiakaskortilta ja se voidaan muuttaa tässä)
• Pricelist/Hinnasto - hinnasto, jonka mukaan hinnat tulevat tälle tarjoukselle
• • • Julkinen hinnasto käyttää tuotekorteille määritettyjä hintoja
    • Jos asiakkaalle on määritetty hinnasto asiakaskortille, käytetään sitä, ellei tähän vaihdeta toista hinnastoa
      
• Expiration/Voimassaolo - tarjouksen viimeinen voimassaolopäivä
• Payment terms/Maksuehto - tarjoukselle ehdotettu maksuehto. (tieto tulee asiakkaan takaa, jos se on määritetty)
• Tilausrivit
• • Lisää tarjoukselle tulevat tuotteet painamalla Lisää tuote. Voit syöttää tai muokata:
    
• • • Tuotteen kuvausta
    • Kappalemäärää
    • Mittayksikköä (oletus tulee tuotteen takaa)
    • Yksikköhintaa (=myyntihinta/kpl)
    • Kustannushintaa (oletus hinta tulee tuotekortilta, tämän avulla voidaan laskea voittomarginaali)
    • Alennusprosenttia
    • Verotieto tulee tuotteen takaa
• Lisää väliotsikko - lisää otsikon, joka näkyy myyntitilauksella ja laskulla (muttei varastodokumenteilla)
• Lisää tekstirivi - lisää tekstirivin, joka näkyy myyntitilauksella ja laskulla (mutta ei varastodokumenteilla)
• Tarjouksen alareunaan voit kirjoittaa ehdot.

Optional products/Lisätuotteet välilehdelle voit lisätä vaihtoehtoisia tuotteita tai muita alkuperäiseen tuotteeseen liittyviä lisävarusteita.

Other Info/Muut tiedot -välilehdellä voit määrittää muun muassa mikä Warehouse/Varasto on tuotteen lähetyspaikka, Shipping policy/Lähetystapa, Delivery Date/Toimituspäivä, vaihtaa Salesperson/myyjän, lisätä mahdollisen Customer Reference/asiakasviitteen sekä Invoicing/Laskutus ja raportointi -tietoja.

Tallenna tarjous painamalla Confirm/Vahvista. Tarjoukselle tulee tällöin numero.

Toiminnot

Yläreunan toiminnoilla voit:

• Luoda täysin uuden tarjouksen painamalla Create/Luo
• Lähettää tarjouksen sähköpostitse asiakkaalle painamalla Send by Email/Lähetä sähköpostilla
• Vahvistaa tarjouksen myyntitilaukseksi painamalla Confirm/Vahvista
• Esikatsella dokumenttia painamalla Preview/Esikatselu
• Peruuttaa tarjouksen painamalla Cancel/Peruuta
• Ratas-symbolia painamalla voit esimerkiksi kopioida tai tulostaa tarjouksen

Oikea yläkulma kertoo missä vaiheessa tarjous on: Quotation/Tarjous - Quotation Sent /Myyntitarjous lähetetty -Sales Order/Myyntitilaus

Send by Email/Lähetä sähköpostilla avaa ikkunan, jossa voit kirjoittaa ja lähettää sähköpostin asiakkaalle. Kun sähköposti on lähetetty, siirtyy tarjous automaattisesti Quotation Sent/Myyntitarjous lähetetty -tilaan. Sähköpostin lähettämisestä merkitään tieto kortin alle chatteriin.

Vahvistaminen

Kun Confirm/Vahvistat myyntitilauksen, se siirtyy Sales Order/Myyntitilaus -vaiheeseen ja siitä tehdään automaattisesti toimitustilaus varastolle. Toimitustilaus näkyy ruudun yläosassa rekkakuvakkeen takana merkinnällä Delivery 1/Toimitus 1.

HUOM! Tämä kuvake EI kerro, onko tilaus toimitettu vai ei. Toimituksen tietoihin ja prosessointiin päästään painamalla rekkakuvaketta. (ohjeet lähettämisestä löytyvät Varasto-osiosta)

Seuraavaksi tilaus voidaan toimittaa (tai valmistaa ja toimittaa) ja laskuttaa.

• Create Invoice/Luo lasku - Luo myyntitilaukselle lasku
• • Huomioi laskutusperuste tuotteiden takaa (laskutetaanko toimitetut vai tilatut määrät)
• Cancel /Peruuta - Peruuta tilaus
• Delivery / Toimitus (rekkakuvake) - Tästä pääsee myyntitilauksen varastosiirrolle
• • Huom! Jos teet muutoksia myyntitilaukselle, muista käydä tekemässä mahdolliset muutokset myös toimitustilaukselle, ne eivät päivity automaattisesti!
• Send by Email / Lähetä sähköpostilla - Lähetä tilausvahvistus asiakkaalle sähköpostilla