Hankintapyynnöt ja niiden automatisointi

Hankintapyynnöllä (engl. Procurement Request) tarkoitetaan kirjaimellisesti pyyntöä tuotteen hankkimiseksi. Hankintapyyntöjä voidaan automatisoida, jolloin järjestelmä luo tilausehdotuksia hälytysrajojen perusteella.

Hankintapyyntö tulee Futural ERP:ssä osto- tai valmistustilauksen muodossa riippuen tuotteen Reitit valinnasta. Valinta löytyy Varasto -välilehdellä, Toiminnot kohdasta.

• Kentässä Reitit on valittuna Osta, jolloin hankintapyynnöstä muodostuu tarjouspyyntö.
  

• Jos valittuna on Valmista tulee hankintapyynnöstä valmistustilaus.

Ostettava tuote

Kun reittinä on Osta, hankintapyyntö yhdistyy tuotteelle merkittyyn toimittajaan.

Valitse tuote ja tarkista Hankinnat-välilehdeltä, onko tuotteella toimittajaa.  Jos toimittajia on monta, tulee hankintapyyntöön listan ensimmäisenä oleva toimittaja. 

Klikkaa tuotekortin vasemmassa yläreunassa olevaa Tilauspyyntö-painiketta, jolloin saat auki tilauspyyntöikkunan.

• Tuote - Tässä näkyy tuote, jolle olet tekemässä hankintapyyntöä. Kohdassa voit myös valita tietyn variantin, jota toivot tilattavan.

• Määrä - Merkitse kohtaan, kuinka paljon tuotetta haluat hankittavan

• Suunniteltu päivämäärä - Päivä, jona toivot tuotteiden olevan käytettävissä

• Varasto - varaston, johon tuotetta tilataan, jos käytössä on usempia. Tähän voisi merkitä esimerkiksi myös suoraan asiakkaan kaupintavaraston.

• Suositellut reitit - voit merkitä hankintareitin, jos tuotteella on monta (osta, valmista, tilausohjautuva, suoratoimitus)

• • Jos tuotteelle on reitiksi merkitty sekä osto että valmistus, järjestelmä luo tarjouspyynnön, jos tähän ei erikseen määritetä valmistusta

Kun painat Vahvista, syntyy hankintapyynnöstä automaattisesti tarjouspyyntö Ostot -moduuliin.

Katso ohjeet ostotilauksen käsittelystä: Tarjouspyyntö ja ostotilaus.

Valmistettava tuote

Jos tuote on merkitty valmistettavaksi, toimii hankintapyyntö samalla tavalla, mutta pyyntö ilmestyy valmistustilauksena Valmistus-mooduuliin.

Valmistettavan tuotteen takana toimittajatieto ei ole pakollinen.

Huomioi, että tuotteella tulee olla osaluettelo, muuten valmistustilausta ei voida luoda

Katso ohjeet valmistustilauksista: Valmistustilaus.

Tuote, jolla ei ole toimittajaa

Jos tuotteelle, josta halutaan tehdä hankintapyyntö ei ole merkitty toimittajaa, järjestelmä herjaa tilauspyynnön vahvistamisvaiheessa asiasta.

Peruuta tilauspyynnön tekeminen ja käy merkitsemässä tuotteelle toimittaja tuotekortin Hankinnat-välilehdelle ja tee sen jälkeen hankintapyyntö uudestaan.

Automaattiset hankintapyynnöt

Varasto-ohjautuville tuotteille voidaan määritellä ehtoja, joilla syntyy impulssi. Tuotteen takana on oltava toimittajatiedot, jotta ostoehdotuksia voidaan luoda.

Pääset määrittelemään ehtoja tuotekohtaisesti painamalla tuotekortilla oikeassa yläreunassa Uudelleentilauksen säännöt. 

Avautuvassa näkymässä näkyvät tuotteelle luodut tilaussäännöt. Voit luoda uuden säännön painamalla Luo.

Määrittele

• Minimimäärä -  hälytysraja, jonka alle pudotessaan varastosaldo aiheuttaa ostoimpulssin

• Maksimimäärä - Määrä joka varastoon halutaan, kun täydennystilaus tehdään

• Määräkerroin -  Hankintamäärän pyöristys;  0: käytetään tarkkaa määrää, 1: pyöristetään ylöspäin kokonaislukuun

• Toimitusviive – toimitusaika, joka lisätään toimittajan takana olevaan toimitusaikaan, jotta saadaan kokonaistoimitusaika. (Eli kun tehdään hankintaa, lasketaan tänään + viive + toimittajan mahdollinen viive = suunniteltu päiväys => arvio koska toimitus voisi saapua)

Paina nappia Tallenna.

Sääntö ilmestyy tuotekortille oikean yläreunan Uudelleentilauksen säännöt -painikkeeseen.

Jos sääntöjä on useampia, näkyy tässä sääntöjen määrä.

Näiden tietojen perusteella materiaalitarvelaskenta luo ostoehdotuksia (tarjouspyyntöjä) tuotteista, joita pitää hankkia. Varasto - Toiminnot - Suorita ajastin

Kun klikkaat valikkoa, järjestelmä varmistaa, että haluat suorittaa toiminnon nyt.

Vahvistatoiminto painamalla Suorita ajastin.

Laskenta käy tässä vaiheessa läpi kaikkia materiaalitarpeet, eli vahvistetut myyntitilaukset, varastojen saldot ja uudelleentilauksien säännöt. Näiden pohjalta tuotetaan tarvittavat hankintapyynnöt.

Tämän jälkeen voit mennä Ostot-moduuliin katsomaan onko sinne ilmestynyt tarjouspyyntöjä tämän toiminnon pohjalta.

Tarjouspyynnön lähdedokumentti OP/xxx kertoo, että tarjouspyyntö on luotu uudelleentilaussäännön pohjalta.

Laskenta voidaan myös ajastaa tapahtumaan automaattisesti, esimerkiksi kerran päivässä.