Hankintapyynnöt ja niiden automatisointi

Tilauspyynnöllä (engl. Procurement Request) tarkoitetaan kirjaimellisesti pyyntöä tuotteen tilaamiseksi. Tilauspyyntöjä voidaan automatisoida, jolloin järjestelmä luo tilausehdotuksia hälytysrajojen perusteella.

Tilauspyyntö tulee Futural ERP:ssä osto- tai valmistustilauksen muodossa riippuen tuotteen Reitit valinnasta. Valinta löytyy tuotekortin Varasto -välilehdellä, Toiminnot - Reitit kohdasta.

• Osta = hankintapyynnöstä muodostuu tarjouspyyntö.
  
• Valmista = tulee hankintapyynnöstä valmistustilaus.

Ostettava tuote - tilauspyyntö tuotekortilta

Kun reittinä on Osta, hankintapyyntö yhdistyy tuotteelle merkittyyn toimittajaan.

Valitse tuote ja tarkista Ostot-välilehdeltä, onko tuotteella toimittajaa.  Jos toimittajia on monta, tulee hankintapyyntöön listan ensimmäisenä oleva toimittaja. 

Klikkaa tuotekortin vasemmassa yläreunassa olevaa Tilauspyyntö-painiketta, jolloin saat auki tilauspyyntöikkunan.

• Määrä - Merkitse kohtaan, kuinka paljon tuotetta haluat hankittavan
• Suunniteltu päivämäärä - Päivä, jona toivot tuotteiden olevan käytettävissä
• Suositeltu reitti - voit merkitä hankintareitin, jos tuotteella on monta (osta, valmista, tilausohjautuva, suoratoimitus)
• • Jos tuotteelle on merkitty reitiksi sekä osto että valmistus, järjestelmä luo tarjouspyynnön, jos tähän ei erikseen määritetä valmistusta

Kun painat Vahvista, syntyy hankintapyynnöstä automaattisesti tarjouspyyntö Ostot -moduuliin.

Katso ohjeet ostotilauksen käsittelystä: Tarjouspyyntö ja ostotilaus.

Valmistettava tuote

Jos tuote on merkitty valmistettavaksi, toimii hankintapyyntö samalla tavalla, mutta pyyntö ilmestyy valmistustilauksena Valmistus-mooduuliin.

Valmistettavan tuotteen takana toimittajatieto ei ole pakollinen. Huomioi, että tuotteella tulee olla osaluettelo, muuten valmistustilausta ei voida luoda

Katso ohjeet valmistustilauksista: Valmistustilaus.

Tuote, jolla ei ole toimittajaa

Jos tuotteelle, josta halutaan tehdä hankintapyyntö ei ole merkitty toimittajaa, järjestelmä herjaa tilauspyynnön vahvistamisvaiheessa asiasta. Lisää toimittaja joko avautuvaan ikkunaan tai palaa tuotekortille ja lisää toimittaja Ostot-välilehdelle.

Automaattiset tilauspyynnöt

Varasto-ohjautuville tuotteille voidaan määritellä ehtoja, joilla syntyy impulssi uudelle tilauspyynnölle. 

Jotta automaattisia ostoehdotuksia voidaan luoda, valitse tuotekortilla tuotteen tyypiksi Varastoitava tuote. Valitse Ostot-välilehdellä toimittaja. Varasto-välilehdellä valitse Osta.

Tämän jälkeen valitse oikean yläreunan symboleista Uudelleentilauksen säännöt.

Avautuvassa näkymässä näkyvät tuotteelle luodut tilaussäännöt. Voit luoda uuden säännön painamalla +Uusi.

Määrittele säännölle:

• Minimimäärä -  hälytysraja, jonka alle pudotessaan varastosaldo aiheuttaa ostoimpulssin
• Maksimimäärä - Määrä joka varastoon halutaan, kun täydennystilaus tehdään
• Monikerran määrä - Hankinnan määräkerroin, esim 10 -> Odoo tilaa aina täysiä kymmeniä 

Paina Tallenna.

Sääntö ilmestyy tuotekortille oikean yläreunan Uudelleentilauksen säännöt -painikkeeseen.

Näiden tietojen perusteella materiaalitarvelaskenta luo ostoehdotuksia (tarjouspyyntöjä) tuotteista, joita pitää hankkia.

Ostoehdotusten sy​ntyminen

Ohjelma käy valitulla hetkellä läpi kaikki materiaalitarpeet, eli vahvistetut myyntitilaukset, varastojen saldot ja uudelleentilauksien säännöt. Näiden pohjalta tuotetaan tarvittavat hankintapyynnöt. 

Laskenta voidaan ajastaa tapahtumaan automaattisesti, esimerkiksi öisin, jolloin aamulla ostoehdotukset näkyvät Ostot-moduulin päänäkymässä.

Voit suorittaa laskennan myös manuaalisesti polusta Varasto - Toiminnot - Suorita ajastin

Kun klikkaat valikkoa, järjestelmä varmistaa, että haluat suorittaa toiminnon nyt.

Vahvistatoiminto painamalla Suorita ajastin.

Tämän jälkeen voit mennä Ostot-moduuliin katsomaan onko sinne ilmestynyt tarjouspyyntöjä tämän toiminnon pohjalta.

Tarjouspyynnön lähdedokumentti OP/xxx kertoo, että tarjouspyyntö on luotu uudelleentilaussäännön pohjalta.