Lomat ja vapaapäivät 

Lomien ja vapaapäivien myöntämiseen ja hakemiseen on muutama vaihe. Käytännössä prosessi etenee näin:

1. Luodaan poissaolon tyyppi (esim. kesäloma)

2. Annetaan työntekijöille poissaoloaika (esim. 24 lomapäivää)

3. Työntekijä anoo aikaa, jonka on poissa (esim. kesäkuun päivät x-x)

4. Poissaolo hyväksytään

Tietoja hallinnoidaan modulissa Poissaolot (Leaves). Vapaapäivien käsittelyssä määritellään kaksi asiaa: allocations (varaukset) ja leaves (poissaolot). 

Allocations: varatut/luvatut vapaat (päivien kpl-määrä, jonka työntekijä saa pitää), esim.

• vuosiloma

• vanhempainvapaa

• sairasloma

• palkaton jakso

• tms.

Leaves / poissaolot: ylläolevien varausten kohdistaminen tiettyihin päiviin

Esimerkkejä:

• Vuosiloma:

• • työntekijöillä on lakisääteistä vuosilomaa, johon HR  tekee yleisvarauksen (allocation); esim. 30 pv vuosilomaa

  • työntekijä tekee anomuksen (leaves) siitä, KOSKA hän pitää kyseiset päivät.

  • Esimies hyväksyy kyseiset loma-aika-anomuksen.

• Vanhempainvapaa:

• • työntekijä tai HR tekee varauksen (allocation), että tänä vuonna on 5 viikkoa isyyslomaa

  • työntekijä anoo (leaves), että pitäisi juhannuksesta eteenpäin 2 viikkoa allokoiduista isyyslomapäivistä

• Palkaton vapaa:

• • Työntekijä tekee anomuksen (allocation), että voisi pitää palkatonta lomaa 5 päivää

  • Esimies hyväksyy, että henkilö saa pitää palkatonta

  • Työntekijä anoo (leaves), että pitää lomaa 5.-7.9. 

  • Esimies hyväksyy

  • Vielä pari palkatonta jää käyttämättä  

Poissaolon tyypit (leave types)

Kuten edellä mainittiin, vapaajaksoja voi olla eri tyyppisiä (vuosiloma, vanhempainvapaa, palkaton vapaa, saldovapaa, ym.) Näillä voi olla erilainen käsittely (vaaditaanko hyväksyntä, ym.). Siksi on olemassa erilaisia poissaolotyyppejä. Ne määritellään kohdassa Leaves - Configuration - leave types.

Luo uusi tyyppi klikkaamalla luo/create.

• Anna lomatyypille nimi (esim. “vuosiloma”)

• Is unpaid - määrittele, onko kyseinen vapaatyyppi palkaton

• Project & task - kohdista työaika tiettyyn projektiin ja sen tehtävään

• Allow double validation - jos varaus vaatii kahden henkilön hyväksynnän

• Allocation mode:

• • Fixed by HR - vain HR-oikeuksilla voidaan antaa vapaat (myöntää allocation), esim. lomapäivät

  • Fixed by HR + allocation request - HR myöntää päivät ja työntekijä voi anoa, esim. sairauslomapäivät

  • No allocation - Vapaapäiviä ei allokoida etukäteen, esim. sairauspäivät, palkattomat vapaapäivät

• Validity - minkä ajan kyseinen vapaatyyppi on voimassa (esim. kesälomat pidettävä aikavälillä huhti-syyskuu)

Vapaapäivien antaminen työntekijöille

Allocation, eli vapaiden antaminen työntekijöille.

Luo uusi lomavaraus: Leaves - Managers - All - Allocations. 

• Laita kuvaukseen (description) määritys esim. “vuosiloma”. 

• Mode - valitse, ketä kyseinen loma koskee:

• • jos valitset “by company”, järjestelmä luo vuosilomakohdistuksen kaikille työntekijöille

  • jos valitset “by employee tag”, saat lisäkentän, jossa voit valita jonkin tietyn työntekijäryhmän

  • voitmyös valita yksittäisen työntekijän tai osaston

• Leave type: valitse luotu leave type, eli poissaolon tyyppi

• Kesto/duration: päivissä (tai tunneissa) annettava poissaoloaika

• Accrual: jos lomaa kertyy lisää viikossa x tuntia, se voidaan määritellä tässä

Kun painat nappia “Approve”, jokaiselle Mode-kohtaan valitulle tulee laadittu määrä vapaita käytettäväksi.

Työntekijän vapaan anominen

Varauksen anominen tehdään samaan tapaan kuin yllä, mutta työntekijä tekee sen itselleen.

Perustyöntekijöillä on oikeus anoa vapaata vain itselleen.

Vapaavaraus tehdään kohdassa Leaves - MyLeaves - Allocation requests - Create.

Työntekijä voi esimerkiksi anoa palkatonta vapaata ilman hänelle myönnetteyä allokaatiota. Tämä leave type täytyy kuitenkin olla luotuna järjestelmään ja asetuksissa olla "No allocation", jolloin työntekijä voi anoa vapaata, vaikka siihen ei ole erikseen myönnetty päiviä. Myös sairauslomapäivät voidaan merkitä tällä tavalla.

Loman/poissaolon merkitseminen kalenteriin

Työntekijä voi tehdä poissaolo/lomapyynnön toiminnolla Leaves - My leaves - New request.

Klikkaa kalenterista päivää, jolloin aukeaa laatikko

• Valitse Leave type, esim.: vuosiloma, sick leave, tms.

• Valitse aikajakso, joka olet poissa.

• Kirjoita kuvaus esim. "kuumetta"

Tallenna. Poissaolovaraus näkyy nyt kalenterissasi.

Muut vapaat ja esimerkiksi lomapäivät varataan kalenteriin samaan tapaan.

Vapaavarauksen hyväksyntä

Esimies hyväksyy varauksen - eli myöntää oikeuden olla pois kyseisestä syystä anotussa ajankohdassa. Tämä tehdään kohdassa Leaves - Managers - Approve - Allocations.

Hyväksy varaus painamalla nappia Approve.

Kalenterimerkintöjen hyväksyminen

Esimies hyväksyy kalenteriin merkityt lomat/vapaat kohdassa To approve - leaves.

Paina nappia Approve.

Työntekijän kokonaislomat ja muut poissaolot

Työntekijä näkee lomien ja vapaapäivien kokonaistilanteensa kohdassa MyLeaves - Summary.

Eri vapaatyypit on ryhmitelty ja kunkin tyypin alla näkyy, paljonko vapaita on anottu, hyväksytty ja merkitty kalenteriin.

“Number of days” näyttää paljonko kohdistamattomia lomia on vielä jäljellä.

Kaikkien työntekijöiden poissaolot

Esimiehet näkevät kaikkien työntekijöiden poissaolot kokonaisnäkymässä.