Hankintapyynnöt ja niiden automatisointi

Tilauspyynnöt ja niiden automatisointi

Tilauspyynnöllä (engl. Procurement Request) tarkoitetaan kirjaimellisesti pyyntöä tuotteen hankkimiseksi. Tilauspyyntöjä voidaan automatisoida, jolloin järjestelmä luo tilausehdotuksia hälytysrajojen perusteella.

Ostettava tuote ja manuaalinen tilauspyyntö

Kun reittinä on Osta, hankintapyyntö yhdistyy tuotteelle merkittyyn toimittajaan.

Valitse tuote ja tarkista Ostot-välilehdeltä, onko tuotteella toimittajaa.  Jos toimittajia on monta, tulee hankintapyyntöön listan ensimmäisenä oleva toimittaja. 

Klikkaa tuotekortin vasemmassa yläreunassa olevaa Replenish / Tilauspyyntö-painiketta, jolloin saat auki tilauspyyntöikkunan:

• Quantity / Määrä - Merkitse kohtaan, kuinka paljon tuotetta haluat hankittavan
• Scheduled Date / Suunniteltu päivämäärä - Päivä, jona toivot tuotteiden olevan käytettävissä
• Preferred Routes / Suositellut reitit - voit merkitä hankintareitin, jos tuotteella on monta (osta, valmista, tilausohjautuva, suoratoimitus)
• • Jos tuotteelle on reitiksi merkitty sekä osto että valmistus, järjestelmä luo tarjouspyynnön, jos tähän ei erikseen määritetä valmistusta

Vahvistuksen jälkeen näytön ylänurkkaan tulee vahvistus täydennystilauksesta. Kyseinen tilaus löytyy Ostot-moduulista, jossa se käsitellään normaalisti. 

Katso ohjeet ostotilauksen käsittelystä: Tarjouspyyntö ja ostotilaus.

Automaattiset tilauspyynnöt

Varasto-ohjautuville tuotteille voidaan määritellä ehtoja, joilla syntyy impulssi. Tuotteen takana on oltava toimittajatiedot, jotta ostoehdotuksia voidaan luoda.

Pääset määrittelemään ehtoja tuotekohtaisesti painamalla tuotekortilla oikeassa yläreunassa Reordering Rules / Uudelleentilauksen säännöt. 

Avautuvassa näkymässä näkyvät tuotteelle luodut tilaussäännöt. Voit luoda uuden säännön painamalla Create / Luo.

Määrittele

• Min Quantity / Minimimäärä -  hälytysraja, jonka alle pudotessaan varastosaldo aiheuttaa ostoimpulssin
• Max Quantity / Maksimimäärä - Määrä joka varastoon halutaan, kun täydennystilaus tehdään
• Multiple Quantity / Määräkerroin -  Hankintamäärän pyöristys;  0: käytetään tarkkaa määrää, 1: pyöristetään ylöspäin kokonaislukuun
• (Toimitusviive – toimitusaika, joka lisätään toimittajan takana olevaan toimitusaikaan, jotta saadaan kokonaistoimitusaika. (Eli kun tehdään hankintaa, lasketaan tänään + viive + toimittajan mahdollinen viive = suunniteltu päiväys => arvio koska toimitus voisi saapua)-Vanha versio)

Paina nappia Save / Tallenna.

Sääntö ilmestyy tuotekortille oikean yläreunan Reordering Rules / Uudelleentilauksen säännöt -painikkeeseen.

Jos sääntöjä on useampia, näkyy tässä sääntöjen määrä.

Näiden tietojen perusteella materiaalitarvelaskenta luo ostoehdotuksia (tarjouspyyntöjä) tuotteista, joita pitää hankkia. Inventory / Varasto - Operations / Toiminnot - Run scheduler / Suorita ajastin

Kun klikkaat valikkoa, järjestelmä varmistaa, että haluat suorittaa toiminnon nyt.

Vahvistatoiminto painamalla Run Scheduler / Suorita ajastin.

Laskenta käy tässä vaiheessa läpi kaikkia materiaalitarpeet, eli vahvistetut myyntitilaukset, varastojen saldot ja uudelleentilauksien säännöt. Näiden pohjalta tuotetaan tarvittavat hankintapyynnöt.

Tämän jälkeen voit mennä Purchase / Ostot-moduuliin katsomaan onko sinne ilmestynyt tarjouspyyntöjä tämän toiminnon pohjalta.

Tarjouspyynnön lähdedokumentti OP/xxx kertoo, että tarjouspyyntö on luotu uudelleentilaussäännön pohjalta.

Laskenta voidaan myös ajastaa tapahtumaan automaattisesti, esimerkiksi kerran päivässä.