Ennakkolaskutus

Ennakkolaskun luominen myyntitilauksesta

Kun haluat laskuttaa asiakkaalta ennakkolaskun myyntitilauksesta, valitse laskun luomisen jälkeen avautuvassa ikkunassa Ennakkomaksu. 

Määrittele joko prosenttiosuus tai euromääräinen summa laskulle. Kohta Laskutettava summa näyttää koko tilauksen euromäärän yhteensä.

Valitsemalla Luo laskuluonnos, järjestelmä avaa uuden laskun ennakkomaksusta luonnos-tilaan. Tarkasta laskun tiedot ja Vahvista sekä Lähetä & Tulosta lasku.

Palaamalla takaisin Myyntitilaukselle, huomaat, että tuoteriveille on tullut uusi rivi ennakkomaksusta. Lisäksi myyntitilauksen tietoihin ilmestyy merkintä laskusta. Pääset tarkastelemaan laskua painamalla Laskut 1 -kuvaketta.

Laskuta jäljelle jäänyt summa myyntitilaukselta painamalla Luo lasku.

Loppulaskun luominen myyntitilauksesta

Kun tuotteet on toimitettu tai palvelu on tehty, laskuta asiakkaalta tilauksen jäljellä oleva osuus samalta myyntitilaukselta, jolta ennakkolasku tehtiin.

1. Avaa alkuperäinen myyntitilaus.
2. Tarkasta toimitetut ja laskutettavat määrät. Jos tuotteet laskutetaan toimitettujen määrien perusteella, toimituksen pitää olla vahvistettu ennen loppulaskutusta.
3. Paina Luo lasku.
4. Valitse Tavallinen lasku / Regular invoice. Valinnan suomennos voi vaihdella.
5. Varmista, että Vähennä ennakkomaksut / Deduct down payments on valittuna, jos valinta näkyy ikkunassa.
6. Paina Luo laskuluonnos.

Laskuluonnoksella näkyvät laskutettavat tuotteet sekä aiemmin laskutettu ennakko miinusmerkkisenä vähennyksenä. Tarkasta, että vähennys ja jäljelle jäävä maksettava summa ovat oikein. Vahvista lasku ja lähetä se asiakkaalle.

Huomaa: ennakon vähennys perustuu aiemmin laskutettuun ennakkoon. Tarkasta erikseen, että asiakas on maksanut ennakkolaskun. Jos ennakkolasku on maksamatta, se jää edelleen asiakkaan avoimeksi laskuksi.

Esimerkki loppulaskusta

Tilauksen veroton arvo on 1 000,00 euroa, ja arvonlisävero on 25,5 %. Asiakkaalta on laskutettu ja saatu 30 prosentin ennakko.

Ennakkolasku ja loppulasku ovat yhteensä 1 255,00 euroa, eli asiakas maksaa alkuperäisen tilauksen kokonaishinnan.

Loppulaskutus, kun ennakkoon on laskutettu ja maksettu 100 %

Vaikka asiakas on maksanut koko tilauksen ennakkoon, toimituksen jälkeen tehdään vielä loppulasku samalta myyntitilaukselta. Loppulaskulla eritellään toimitetut tuotteet ja vähennetään aiemmin laskutettu ennakko. Asiakkaalle ei jää lisää maksettavaa, jos tilauksen sisältö ja hinta ovat ennallaan.

1. Avaa alkuperäinen myyntitilaus.
2. Varmista, että tuotteet on toimitettu tai palvelu on tehty. Jos laskutus perustuu toimitettuihin määriin, vahvista toimitus ennen loppulaskun luomista.
3. Paina Luo lasku.
4. Valitse Tavallinen lasku / Regular invoice.
5. Varmista, että Vähennä ennakkomaksut / Deduct down payments on valittuna, jos valinta näkyy.
6. Paina Luo laskuluonnos.
7. Tarkasta, että laskulla ovat toimitetut tuotteet ja koko ennakko miinusmerkkisenä vähennyksenä. Laskun loppusumman tulee olla 0,00 euroa.
8. Vahvista loppulasku. Voit lähettää sen asiakkaalle toimituksen ja ennakon käytön erittelyksi.

Esimerkki:

Nollasummaiseen loppulaskuun ei kirjata uutta maksua. Asiakkaan maksusuoritus on jo kohdistettu alkuperäiseen ennakkolaskuun.

Jos loppusumma ei ole nolla, tarkasta tuotteiden määrät, hinnat, verot ja ennakon vähennys ennen vahvistamista. Tilauksen muutokset voivat aiheuttaa lisälaskutusta tai asiakkaalle palautettavaa.

Mitä kirjanpidossa tapahtuu?

Ennakkomaksu on asiakkaalta ennen toimitusta saatua rahaa. Kun ennakko käsitellään taseen Saadut ennakot -tilillä, sen veroton osuus siirtyy myyntituotoksi toimituksen yhteydessä.

Tarkasta ennakon tiliöinti ennen käyttöönottoa. Odoon käyttämä tili riippuu asetuksista. Alla oleva esimerkki edellyttää, että ennakkolaskun ennakkorivi ja loppulaskun ennakon vähennys käyttävät samaa Saadut ennakot -tiliä. Jos ennakko kirjautuu suoraan myyntitilille, kirjanpito ei muodostu tämän esimerkin mukaisesti. Ennakkolaskun tili voidaan tarkastaa laskuluonnoksen kirjausriviltä.

1. Ennakkolaskun vahvistaminen

Odoo muodostaa vahvistetusta ennakkolaskusta kirjanpidon kirjauksen. Esimerkissä käytetään tavallista laskulle kirjautuvaa arvonlisäveroa:

Asiakkaalta on saaminen, mutta verotonta ennakkoa ei ole vielä kirjattu myyntituotoksi.

2. Asiakas maksaa ennakkolaskun

Maksu kohdistetaan ennakkolaskuun, jolloin sen myyntisaaminen poistuu. Maksun ja pankkitapahtuman käsittelyn lopputulos on:

Odoossa maksu voi kulkea ensin maksujen välitilin kautta päiväkirjan asetusten mukaisesti.

3. Toimituksen jälkeisen loppulaskun vahvistaminen

Tuoterivit kirjaavat koko toimituksen myyntituotoksi. Ennakon vähennys purkaa aiemmin kirjatun ennakon. Kirjauksen nettovaikutus on:

Tämän jälkeen:

• Myyntituottoa on kirjattu yhteensä 1 000,00 euroa.
• Tähän tilaukseen liittyvä 300,00 euron ennakko on purettu Saadut ennakot -tililtä.
• Arvonlisäveroa on kirjattu ennakko- ja loppulaskulla yhteensä 255,00 euroa.
• Asiakkaalta on vielä saatavana 878,50 euroa.

Kun asiakas maksaa loppulaskun ja maksu kohdistetaan siihen, myös loppulaskun myyntisaaminen poistuu.

Arvonlisäveron ajankohta

Tavanomaisessa kotimaan verollisessa myynnissä ennakkomaksun arvonlisävero kuuluu sille verokaudelle, jonka aikana ennakkomaksu on saatu. Pelkkä ennakkolaskun lähettäminen ei ratkaise verokautta.

Odoo voi kuitenkin kirjata arvonlisäveron jo laskun vahvistamisen yhteydessä. Jos ennakkolasku ja maksu osuvat eri verokausille, kirjanpitäjän pitää varmistaa veron oikea kohdistaminen käytössä olevilla asetuksilla tai tarvittavalla oikaisulla.

Loppulaskun ennakkovähennys vähentää myös ennakkoon liittyvän veron. Näin samaa myyntiä ja arvonlisäveroa ei kirjata kahteen kertaan.