Poikkeustapauksia

Täsmäytys ei aina mene edellä kuvatulla tavalla ongelmitta. Alla on kaksi yleisintä poikkeustilannetta. Kummassakin tapauksessa täsmäytys itsessään ei ratkaise poikkeamaa, vaan tilanne vaatii aina käyttäjän tarkastuksen ja tarvittaessa korjaukset ennen laskun vahvistamista.

Ostolaskulla ei tuotetta

Joskus ostolaskun rivillä ei ole valittuna tuotetta, vaan ainoastaan tekstimuotoinen kuvaus (esim. käsin syötetty tai OCR:n tunnistama rivi), vaikka hinta ja määrä ovat rivillä oikein.

Kuvassa ostolasku, jossa tuotteen kohdalla vain tekstiä, ei varsinaista tuotetietoa:

Mitä tapahtuu täsmäytettäessä: 

Koska rivillä ei ole tuotetta, Odoo ei voi verrata sitä ostotilausrivin tuotteeseen. Kun tällainen rivi täsmäytetään ostotilausriviin, Odoo poistaa alkuperäisen tekstirivin kokonaan ja lisää tilalle uuden rivin suoraan ostotilaukselta. Tämä uusi rivi ei tuo laskulle tilattua määrää, vaan varastosta jo vastaanotetun määrän. Eli jos tavaraa ei ole vielä vastaanotettu, määräksi tulee 0 kpl. Myös hinta tulee ostotilaukselta, ei alkuperäiseltä laskulta.

Miten kannattaa toimia: 

Paras ratkaisu on valita tuote laskuriville ennen täsmäytystä. Kun tuote on valittuna, rivi käsitellään täsmäytyksessä samalla tavalla kuin tuote täsmäävillä riveillä: rivi vain linkitetään ostotilausriviin, ja alkuperäinen hinta ja määrä säilyvät laskulla sellaisina kuin toimittaja on ne laskuttanut. Näin vältytään sekä väärältä 0 kpl -määrältä että ostotilaukselta virheellisesti kopioituvalta hinnalta.

Jos tuotetta ei pystytä varmuudella tunnistamaan, jätä rivi täsmäyttämättä ja käsittele se tavallisena, ostotilaukseen liittymättömänä laskurivinä. Tällöin rivi ei näy ostotilauksen seurannassa, mutta lasku voidaan silti vahvistaa oikeilla luvuilla.

Ostolaskulla tuote, mutta hinnat ja/tai määrät eivät täsmää

Ostolaskulla saattaa olla oikea tuote, mutta määrä tai hinta poikkeaa ostotilauksesta (esim. hinta on noussut tai toimittaja on laskuttanut väärän määrän).

Mitä tapahtuu täsmäytettäessä: Odoo yhdistää rivit normaalisti, vaikka määrä tai hinta poikkeaisi ostotilauksesta. Täsmäytys ei automaattisesti korjaa eroa eikä estä ylilaskutusta, laskun alkuperäiset luvut säilyvät sellaisenaan, eikä järjestelmä anna virheilmoitusta tai varoitusta erosta.

Miten kannattaa toimia:

• Jos ero on oikea (esim. hinnankorotus on hyväksytty), säilytä laskun todellinen määrä ja hinta ja dokumentoi hyväksyntä esim. chatterissa.
• Jos olet epävarma poikkeaman syystä, keskeytä laskun käsittely ja selvitä ero ennen vahvistamista.
• Jos osa laskusta ei liity mihinkään ostotilaukseen, jätä nämä rivit täsmäyttämättä.