Täsmäytysmallit
Täsmäytysmallit
Reconciliation Models (täsmäytysmallit) ovat sääntöjä, joiden avulla Odoo osaa automaattisesti ehdottaa tai suorittaa tiliotteen rivien täsmäytyksen kirjanpidon avoimien erien kanssa. Sen sijaan, että jokainen pankkitapahtuma käsiteltäisiin manuaalisesti, täsmäytysmallit tunnistavat toistuvat maksut (esim. pankkikulut, valuuttakurssierot, tietyt toimittajat tai asiakkaat) ja täydentävät tapahtuman tiedot, kuten tilin, verokannan ja summan, valmiiksi määriteltyjen ehtojen perusteella.
Odoossa on kolmenlaisia täsmäytysmalleja:
- Manuaalinen käsittely (ehdotus) – malli näkyy täsmäytysnäkymässä painikkeena, jota klikkaamalla käyttäjä voi valita ehdotetun kirjauksen.
- Automaattinen täsmäytys – malli luo automaattisesti uuden vastakirjauksen (esim. tietylle tilille) määriteltyjen ehtojen (label, summa, kumppani) perusteella. Jos "Auto-validate" on päällä, täsmäytys tapahtuu ilman käyttäjän vahvistusta.
- Laskuihin täsmäytyssääntö – malli ei luo uutta kirjausta, vaan etsii määriteltyjen ehtojen (mm. summa, kumppani, maksutoleranssi) perusteella olemassa olevan myynti- tai ostolaskun, johon tapahtuma täsmätään. Tätä käytetään esimerkiksi silloin, kun asiakkaan maksama summa poikkeaa hieman laskun summasta (esim. käteisalennus tai pieni pyöristys).
Polku: Laskutus → Asetukset → Täsmäytysmallit
Uuden mallin luonti
Siirry valikkoon Laskutus → Asetukset → Täsmäytysmallit.
Klikkaa +Uusi-painiketta ja määritä mallin perustiedot:
Nimi – kuvaava nimi mallille
Tyyppi - valitse joko:
1) Painike vastineen luomiseen
- Malliin ei liity automaattisia täsmäytysehtoja.
- Täsmäytysnäkymään ilmestyy painike, jota käyttäjä klikkaa manuaalisesti kyseisen tapahtuman kohdalla.
- Klikkaus generoi vastakirjauksen mallissa määriteltyjen sääntöjen (tili, summa, analyyttinen jakauma) mukaan.
2) Sääntö, jolla ehdotetaan vastinmerkintää
- Malliin määritellään ehdot (esim. tapahtuman labelissa/muistiinpanossa tietty teksti, summan tyyppi, summan raja-arvot, kumppani).
- Kun tapahtuma täyttää ehdot, järjestelmä ehdottaa (tai auto-validoi, jos "Auto-validate" on päällä) vastakirjauksen automaattisesti.
- Käyttötapaus: toistuvat, tunnistettavat tapahtumat kuten pankkikulut, valuuttakurssierot, Odoo tunnistaa nämä tapahtumat tekstin/summan perusteella.
3) Laskujen täsmäytyssääntö
- Ei luo uutta vastakirjausta, vaan etsii ehtojen perusteella olemassa olevan myynti- tai ostolaskun/maksun, johon tapahtuma täsmätään.
- Sisältää mm. Payment tolerance -asetuksen, jolla sallitaan pieni alijäämä (esim. käteisalennuksen tai maksukulun vuoksi maksettu summa on hieman laskua pienempi) – erotus kirjataan automaattisesti määritellylle tilille.
- Käyttötapaus: asiakasmaksut, jotka eivät täsmää sentilleen laskun summaan.
Määritä pankkitapahtumien ehdot (Conditions/Matching)-välilehdellä, milloin sääntöä tulisi ehdottaa, esimerkiksi:
- Tapahtuman kuvauksen sisältämä teksti (label/memo sisältää tietyn sanan).
- Summan tyyppi tai suuruus.
- Kumppani (Partner), jos sääntö koskee tiettyä asiakasta tai toimittajaa.
Määritä kumppanien ohjaus (Counterpart entries) -riveillä, mitä kirjausta ehdotetaan:
- Valitse tili (Account), jolle vastakirjaus tehdään.
- Määritä tarvittaessa veroa (Tax).
- Aseta summa joko kiinteänä, prosenttiosuutena tai koko jäljellä olevana summana.
Voit tarvittaessa lisätä useamman rivin, jos sääntö jakaa summan esimerkiksi useammalle tilille (esim. pääoma + vero erikseen).
Kumppanien ohjaus (Parter Mapping) -välilehti:
Tiedon tarkoitus on auttaa Odoota tunnistamaan, kuka kumppani tapahtuman takana on, silloin kun tiliotteen rivillä ei ole suoraa, yksiselitteistä yhteyttä kumppaniin (esim. viitenumero puuttuu tai ei täsmää suoraan).
- Find Text in Label – teksti (tai osa siitä), joka etsitään tiliotteen rivin Label-kentästä (yleensä maksun viesti/kuvaus, jonka pankki tuo tiliotteelle).
- Find Text in Notes – vastaava haku tiliotteen rivin Notes-kentästä, jos pankki tuo lisätietoa sinne.
- Partner – kumppani, joka valitaan automaattisesti, jos jompikumpi yllä olevista ehdoista täsmää.
Tallenna malli klikkaamalla pilvikuvaketta.
Uusi malli on nyt käytössä tiliotteiden täsmäytysnäkymässä, joko ehdotuksena tai automaattisena sääntönä valitun tyypin mukaan.
Huom: Mallien järjestyksellä listassa on väliä – Järjestelmä käy säännöt läpi ylhäältä alas ja käyttää ensimmäistä ehdot täyttävää mallia. Tarkimmat ja spesifisimmät säännöt kannattaa sijoittaa listassa ylemmäs kuin yleisluontoiset säännöt.
Esimerkissä tehty sääntö vuosittaiselle pankin automaattisesti veloittamalle luottokorttimaksulle.
Kommentointi ei ole mahdollista tässä teemassa.