Täsmäytysmallit

Uuden mallin luonti

• Valitse +Uusi.
• Anna mallille nimi.
• Mallin yläosassa näet onko mallin tyyppi Manuaalinen vai Automatisoitu. Vaihda tyyppiä Automatisoi/Aseta manuaaliseksi -napista.
• Päiväkirjat: Jos malli koskee vain tiettyä päiväkirjaa.
• Kumppanit: Valitse kumppanit, jos malli koskee vain tiettyjä kumppaneita.
• Määrä/Amount: Määrittele summan suuruus.
• Nimi/Label: Tapahtuman kuvauksen sisältämä teksti.
• • Yksi vaihtoehto: Täsmää säännöllisen lausekkeen kanssa = jos viestissä on täsmälleen tämä teksti
• Seuraava toimenpide
• •  käyttäjälle luotava aktiviteettia eli jatkotoimenpide
  • Kun tiliotetapahtumaan sovelletaan kyseistä täsmäytysmallia, Odoo voi luoda tapahtumalle esimerkiksi:
  • • tehtävän
    • puhelun
    • sähköpostimuistutuksen
    • muun määritellyn aktiviteetin
  • Esimerkiksi täsmäytysmallissa voidaan kirjata pankin epäselvät maksut välitilille ja asettaa seuraavaksi toimenpiteeksi Tehtävä. Tällöin vastuuhenkilölle jää muistutus selvittää tapahtuman oikea kirjaus myöhemmin.
  • Kenttä ei siis tarkoita seuraavaa kirjanpitovientiä tai täsmäytyssääntöä, eikä se vaikuta itse kirjaukseen. Jos jatkotoimenpidettä ei tarvita, kenttä jätetään tyhjäksi.

Välilehdellä Vastakappaleet / Counterpart Items  mitä kirjausta ehdotetaan, tai automatisoidussa säännössä, miten tapahtuma kirjataan.

• Kumppani: Valitse asiakas, toimittaja tai muu kumppani, jos vastakirjaukselle halutaan kumppanitieto. Tavallisissa kulukirjauksissa tämän voi yleensä jättää tyhjäksi.
• Tili: Valitse kirjanpitotili, jolle vastakirjaus tehdään.
• Määrän tyyppi/Amount Type: Määrittää, miten vastakirjauksen summa lasketaan. Valitse summan tyyppi yhdellä neljästä tavasta:
• • Kiinteä summa
  • Prosenttiosuus saldosta -  Tämä on tavallisin vaihtoehto, kun koko jäljellä oleva summa kirjataan tietylle tilille.
  • Prosenttiosuus tilioterivistä
  • Otsikosta -  Poimii summan tiliotetapahtuman selitteestä käyttäen regex-lauseketta . Esim jos selitteessä on eritelty " MAKSUN MÄÄRÄ 120,00 PALVELUMAKSU 5,50", se voitaisiin poimia "koodillisesti" 
• Määrä/Amount: Prosenttimäärä summasta
• Verot:  määrittää, että Odoo laskee vastakirjauksen yhteydessä veron ja muodostaa tarvittavan verokirjauksen.
• • Esimerkiksi pankista suoraan maksettu 125,5 euron kulu, joka sisältää 25,5 % ALV:n:
  • • tili: valittu kulutili
    • määrä: 100 % saldosta
    • vero: ostojen ALV 25,5 %
• Analyyttinen/Analytic: Jos käytössä on analyyttisia tiljeä (kustannuspaikat/projektit)
• Nimi/Label:  Tämä on muodostettavan kirjanpidon vastakirjausrivin selite, ei täsmäytysmallin nimi eikä tiliotteen alkuperäinen selite

Uuden mallin luonti

Siirry valikkoon Laskutus → Asetukset → Täsmäytysmallit.

 Klikkaa +Uusi-painiketta ja määritä mallin perustiedot:

 Nimi – kuvaava nimi mallille

 Tyyppi - valitse joko:

1) Painike vastineen luomiseen

• Malliin ei liity automaattisia täsmäytysehtoja.
• Täsmäytysnäkymään ilmestyy painike, jota käyttäjä klikkaa manuaalisesti kyseisen tapahtuman kohdalla.
• Klikkaus generoi vastakirjauksen mallissa määriteltyjen sääntöjen (tili, summa, analyyttinen jakauma) mukaan.

2) Sääntö, jolla ehdotetaan vastinmerkintää

• Malliin määritellään ehdot (esim. tapahtuman labelissa/muistiinpanossa tietty teksti, summan tyyppi, summan raja-arvot, kumppani).
• Kun tapahtuma täyttää ehdot, järjestelmä ehdottaa (tai auto-validoi, jos "Auto-validate" on päällä) vastakirjauksen automaattisesti.
• Käyttötapaus: toistuvat, tunnistettavat tapahtumat kuten pankkikulut, valuuttakurssierot, Odoo tunnistaa nämä tapahtumat tekstin/summan perusteella.

3) Laskujen täsmäytyssääntö

• Ei luo uutta vastakirjausta, vaan etsii ehtojen perusteella olemassa olevan myynti- tai ostolaskun/maksun, johon tapahtuma täsmätään.
• Sisältää mm. Payment tolerance -asetuksen, jolla sallitaan pieni alijäämä (esim. käteisalennuksen tai maksukulun vuoksi maksettu summa on hieman laskua pienempi) – erotus kirjataan automaattisesti määritellylle tilille.
• Käyttötapaus: asiakasmaksut, jotka eivät täsmää sentilleen laskun summaan.

 Määritä pankkitapahtumien ehdot (Conditions/Matching)-välilehdellä, milloin sääntöä tulisi ehdottaa, esimerkiksi:

• Tapahtuman kuvauksen sisältämä teksti (label/memo sisältää tietyn sanan).
• Summan tyyppi tai suuruus.
• Kumppani (Partner), jos sääntö koskee tiettyä asiakasta tai toimittajaa.

 Määritä kumppanien ohjaus (Counterpart entries) -riveillä, mitä kirjausta ehdotetaan:

• Valitse tili (Account), jolle vastakirjaus tehdään.
• Määritä tarvittaessa veroa (Tax).
• Aseta summa joko kiinteänä, prosenttiosuutena tai koko jäljellä olevana summana.

 Voit tarvittaessa lisätä useamman rivin, jos sääntö jakaa summan esimerkiksi useammalle tilille (esim. pääoma + vero erikseen).

 Kumppanien ohjaus (Parter Mapping) -välilehti:

Tiedon tarkoitus on auttaa Odoota tunnistamaan, kuka kumppani tapahtuman takana on, silloin kun tiliotteen rivillä ei ole suoraa, yksiselitteistä yhteyttä kumppaniin (esim. viitenumero puuttuu tai ei täsmää suoraan).

• Find Text in Label – teksti (tai osa siitä), joka etsitään tiliotteen rivin Label-kentästä (yleensä maksun viesti/kuvaus, jonka pankki tuo tiliotteelle).
• Find Text in Notes – vastaava haku tiliotteen rivin Notes-kentästä, jos pankki tuo lisätietoa sinne.
• Partner – kumppani, joka valitaan automaattisesti, jos jompikumpi yllä olevista ehdoista täsmää.

 Tallenna malli klikkaamalla pilvikuvaketta.

 Uusi malli on nyt käytössä tiliotteiden täsmäytysnäkymässä, joko ehdotuksena tai automaattisena sääntönä valitun tyypin mukaan.

Huom: Mallien järjestyksellä listassa on väliä – Järjestelmä käy säännöt läpi ylhäältä alas ja käyttää ensimmäistä ehdot täyttävää mallia. Tarkimmat ja spesifisimmät säännöt kannattaa sijoittaa listassa ylemmäs kuin yleisluontoiset säännöt.

Esimerkissä tehty sääntö vuosittaiselle pankin automaattisesti veloittamalle luottokorttimaksulle.