Hankintapyynnöt ja niiden automatisointi (v14)

Hankintapyynnöllä (engl. Procurement Request) tarkoitetaan kirjaimellisesti pyyntöä tuotteen hankkimiseksi. Hankintapyyntöjä voidaan automatisoida, jolloin järjestelmä luo tilausehdotuksia hälytysrajojen perusteella.

Hankintapyyntö tulee Futural ERP:ssä osto- tai valmistustilauksen muodossa riippuen tuotteen Routes / Reitit valinnasta. Valinta löytyy Inventory / Varasto -välilehdellä, Operations / Toiminnot kohdasta.

• Kentässä Routes / Reitit on valittuna Buy / Osta, jolloin hankintapyynnöstä muodostuu tarjouspyyntö.
  

• Jos valittuna on Manufacture / Valmista tulee hankintapyynnöstä valmistustilaus.

Ostettava tuote

Kun reittinä on Buy / Osta, hankintapyyntö yhdistyy tuotteelle merkittyyn toimittajaan.

Valitse tuote ja tarkista Purchase / Hankinnat-välilehdeltä, onko tuotteella toimittajaa.  Jos toimittajia on monta, tulee hankintapyyntöön listan ensimmäisenä oleva toimittaja. 

Klikkaa tuotekortin vasemmassa yläreunassa olevaa Replenish / Tilauspyyntö-painiketta, jolloin saat auki tilauspyyntöikkunan.

• Product / Tuote - Tässä näkyy tuote, jolle olet tekemässä hankintapyyntöä. Kohdassa voit myös valita tietyn variantin, jota toivot tilattavan.

• Quantity / Määrä - Merkitse kohtaan, kuinka paljon tuotetta haluat hankittavan

• Scheduled Date / Suunniteltu päivämäärä - Päivä, jona toivot tuotteiden olevan käytettävissä

• Warehouse / Varasto - varaston, johon tuotetta tilataan, jos käytössä on usempia. Tähän voisi merkitä esimerkiksi myös suoraan asiakkaan kaupintavaraston.

• Preferred Routes / Suositellut reitit - voit merkitä hankintareitin, jos tuotteella on monta (osta, valmista, tilausohjautuva, suoratoimitus)

• • Jos tuotteelle on reitiksi merkitty sekä osto että valmistus, järjestelmä luo tarjouspyynnön, jos tähän ei erikseen määritetä valmistusta

Kun painat Confirm / Vahvista, syntyy hankintapyynnöstä automaattisesti Request for Quatation / tarjouspyyntö Orders / Ostot -moduuliin. 

Katso ohjeet ostotilauksen käsittelystä: Tarjouspyyntö ja ostotilaus.

Valmistettava tuote

Jos tuote on merkitty valmistettavaksi, toimii hankintapyyntö samalla tavalla, mutta pyyntö ilmestyy valmistustilauksena Manufacturing / Valmistus-mooduuliin.

Valmistettavan tuotteen takana toimittajatieto ei ole pakollinen.

Huomioi, että tuotteella tulee olla osaluettelo, muuten valmistustilausta ei voida luoda

Katso ohjeet valmistustilauksista: Valmistustilaus.

Tuote, jolla ei ole toimittajaa

Jos tuotteelle, josta halutaan tehdä hankintapyyntö ei ole merkitty toimittajaa, järjestelmä herjaa tilauspyynnön vahvistamisvaiheessa asiasta.

Discard / Peruuta tilauspyynnön tekeminen ja käy merkitsemässä tuotteelle toimittaja tuotekortin Purchase / Hankinnat-välilehdelle ja tee sen jälkeen hankintapyyntö uudestaan.

Automaattiset hankintapyynnöt

Varasto-ohjautuville tuotteille voidaan määritellä ehtoja, joilla syntyy impulssi. Tuotteen takana on oltava toimittajatiedot, jotta ostoehdotuksia voidaan luoda.

Pääset määrittelemään ehtoja tuotekohtaisesti painamalla tuotekortilla oikeassa yläreunassa Reordering Rules / Uudelleentilauksen säännöt. 

Avautuvassa näkymässä näkyvät tuotteelle luodut tilaussäännöt. Voit luoda uuden säännön painamalla Create / Luo.

Määrittele

• Min Quantity / Minimimäärä -  hälytysraja, jonka alle pudotessaan varastosaldo aiheuttaa ostoimpulssin

• Max Quantity / Maksimimäärä - Määrä joka varastoon halutaan, kun täydennystilaus tehdään

• Multiple Quantity / Määräkerroin -  Hankintamäärän pyöristys;  0: käytetään tarkkaa määrää, 1: pyöristetään ylöspäin kokonaislukuun

• (Toimitusviive – toimitusaika, joka lisätään toimittajan takana olevaan toimitusaikaan, jotta saadaan kokonaistoimitusaika. (Eli kun tehdään hankintaa, lasketaan tänään + viive + toimittajan mahdollinen viive = suunniteltu päiväys => arvio koska toimitus voisi saapua)-Vanha versio)

Paina nappia Save / Tallenna.

Sääntö ilmestyy tuotekortille oikean yläreunan Reordering Rules / Uudelleentilauksen säännöt -painikkeeseen.

Jos sääntöjä on useampia, näkyy tässä sääntöjen määrä.

Näiden tietojen perusteella materiaalitarvelaskenta luo ostoehdotuksia (tarjouspyyntöjä) tuotteista, joita pitää hankkia. Inventory / Varasto - Operations / Toiminnot - Run scheduler / Suorita ajastin

Kun klikkaat valikkoa, järjestelmä varmistaa, että haluat suorittaa toiminnon nyt.

Vahvistatoiminto painamalla Run Scheduler / Suorita ajastin.

Laskenta käy tässä vaiheessa läpi kaikkia materiaalitarpeet, eli vahvistetut myyntitilaukset, varastojen saldot ja uudelleentilauksien säännöt. Näiden pohjalta tuotetaan tarvittavat hankintapyynnöt.

Tämän jälkeen voit mennä Purchase / Ostot-moduuliin katsomaan onko sinne ilmestynyt tarjouspyyntöjä tämän toiminnon pohjalta.

Tarjouspyynnön lähdedokumentti OP/xxx kertoo, että tarjouspyyntö on luotu uudelleentilaussäännön pohjalta.

Laskenta voidaan myös ajastaa tapahtumaan automaattisesti, esimerkiksi kerran päivässä.