Läsnäolot-sovelluksella kirjataan työpäivän aloitus ja lopetus. Työntekijä leimaa joko omalla Odoo-tunnuksellaan tai yhteisellä kioskilla. Vastuuhenkilö tarkistaa kirjaukset ja korjaa puuttuvat ajat.

Valitse oma käyttötapasi

Oma tietokone ja Odoo-tunnus:  Käyttäjätunnuksen pitää olla yhdistetty oikeaan työntekijään. Pelkkä selaimen avaaminen tai Odooseen kirjautuminen ei ole työajan aloitusleimaus.

Yhteinen kioski:  Tarvitset työntekijätiedon ja yrityksen käyttämän tunnistustavan, mutta et henkilökohtaista Odoo-käyttäjätunnusta. Kioski voi olla esimerkiksi sisäänkäynnin tabletti.

Mitä työajasta kirjataan

Läsnäolokirjauksen perustiedot ovat työntekijä, sisäänkirjautumisaika ja uloskirjautumisaika. Päivään voi sisältyä useita jaksoja esimerkiksi ruokatauon vuoksi. Vastuuhenkilö tarkistaa jaksojen muodostaman kokonaisuuden.

Läsnäolot seuraavat työssäoloa. Projektin tai tehtävän työtunnit kirjataan erikseen Tuntikirjaukset-sovelluksessa, jos yritys käyttää sitä. Läsnäololeimaus ei sellaisenaan kohdista aikaa asiakkaalle tai projektille.

Sopikaa ennen käytön aloitusta

Yrityksen tulee ohjeistaa, milloin työaika alkaa, mitkä tauot leimataan, kuka korjaa virheet ja mihin mennessä tunnit tarkistetaan. Sopikaa myös etätyön ja työasioinnin kirjaaminen sekä mahdollisen liukuman käsittely. Tämän ohjeen taukoesimerkit ovat toimintamalli, jota sovelletaan yrityksen ohjeen mukaan.

 

1 Leimaaminen omalla tietokoneella

Työpäivän aloitus

1. Kirjaudu Odooseen omalla käyttäjätunnuksellasi.

2. Avaa yläpalkin oikeasta reunasta läsnäolopainike. Se näkyy tavallisesti punaisena tai vihreänä ympyränä.

2 Aloita työjakso painamalla vihreää Aloita-painiketta.

3 Avaa vihreä painike nähdäksesi päivän tunnit. Päätä työjakso valitsemalla Lopeta.

Voit leimata myös muun Odoo-sovelluksen ollessa auki. Jos painiketta ei näy, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan työntekijälinkitys. 

Tauolle lähteminen ja palaaminen

1. Jos tauko ei kuulu kirjattavaan työaikaan, valitse tauon alkaessa Lopeta tai Check out.

2. Kun palaat työhön, valitse Aloita tai Check in.

3. Jos tauko kuuluu työaikaan, toimi yrityksen tauko-ohjeen mukaan.

Älä oleta, että suunniteltu ruokatauko vähennetään automaattisesti kaikista toteutuneista leimauksista. Selkein perusmalli palkattomalle tauolle on ulosleimaus ja uusi sisäänleimaus. Mahdollinen automaattinen taukovähennys on tarkistettava erikseen käytössä olevasta toteutuksesta.

Työpäivän päättäminen

1. Avaa läsnäolopainike ja valitse Lopeta tai Check out.

2. Varmista, että Odoo näyttää uloskirjautumisen onnistuneen.

3. Sulje selain tai kirjaudu pois Odoosta vasta tämän jälkeen. Selaimen sulkeminen ei itsessään päätä läsnäoloa.

Esimerkki työpäivästä

Aloitus 8.00 → ulos ruokatauolle 11.30 → takaisin sisään 12.00 → ulos päivän lopuksi 16.00. Työjaksoja syntyy kaksi: 3 h 30 min ja 4 h. Päivän kirjattu työaika on yhteensä 7 h 30 min.

Omien tuntien tarkistaminen

Jos sinulla on pääsy läsnäolotietoihin, avaa Läsnäolot ja valitse omat kirjaukset tai My Attendances. Rajaa haluamasi ajanjakso ja tarkista aloitus, lopetus ja kesto. Työntekijäkortilla voi myös olla läsnäoloihin johtava painike. Ellet näe tietoja, pyydä vastuuhenkilöltä tarkistus tai raportti. Kioskilla leimaavalla ei välttämättä ole omaa raporttinäkymää.

  

2 Leimaaminen yhteisellä kioskilla

Kioskissa sisään- ja ulosleimaus tehdään samalla tunnistustavalla. Odoo päättelee nykyisestä tilasta, aloittaako vai päättääkö leimaus työjakson. Tarkista siksi aina näytön vahvistus.

Nimen valinta ja PIN

1. Valitse kioskin aloitusruudusta Tunnista manuaalisesti tai Identify Manually.

2. Etsi oma nimesi haulla tai osaston avulla ja valitse oma työntekijäkorttisi.

3. Jos PIN-kysely avautuu, syötä henkilökohtainen PIN-koodisi ja vahvista.

4. Tarkista vahvistuksesta oma nimesi, kellonaika ja se, kirjasiko järjestelmä sinut sisään vai ulos.

5. Odota aloitusruudun palautumista tai sulje vahvistus näytön painikkeesta.

PIN-koodi ei ole Odoo-salasanasi. Jos koodi unohtuu, pyydä vastuuhenkilöä vaihtamaan se. Älä käytä toisen työntekijän korttia tai koodia.

Viivakoodikortti tai RFID tunniste

1. Varmista, että kioskissa näkyy leimauksen aloitusruutu.

2. Lue oma korttisi viivakoodinlukijalla tai vie RFID-tunniste lukijalle. Kamerakäytössä käynnistä tarvittaessa skannaus näytöltä.

3. Odota vahvistusta ja tarkista nimi sekä leimauksen suunta.

4. Leimaa vain kerran. Uusi luku voi tehdä vastakkaisen leimauksen.

PIN-varmennus koskee vakionimivalinnan tunnistautumista. Älä oleta, että sama PIN kysytään myös kortti- tai RFID-leimauksen jälkeen.

Tauot ja päivän päättäminen

Leimaa palkattoman tauon alkaessa ulos ja palatessa sisään, jos tämä on yrityksen sovittu käytäntö. Päivän päätteeksi leimaa ulos samalla tavalla kuin aamulla sisään. Vahvistuksen tulee kertoa uloskirjautumisesta.

Jos vahvistus on väärä tai sitä ei tule

Jos aamulla saat uloskirjautumisvahvistuksen, edellisen päivän jakso on voinut jäädä avoimeksi. Ilmoita vastuuhenkilölle edellisen päivän todellinen lopetus ja tämän päivän aloitus. Varmista hänen kanssaan, että myös nykyinen läsnäolotila saadaan oikein.

Jos lukija tai verkkoyhteys ei toimi, merkitse todellinen kellonaika muistiin ja ilmoita se vastuuhenkilölle. 

  

3 Tuntien tarkistus ja virheiden korjaus

Tämä osa on työntekijöiden kirjauksia käsittelevälle vastuuhenkilölle. Käyttöoikeudet ratkaisevat, keiden tiedot voit nähdä ja mitä voit muuttaa.

Päivittäinen tarkistus

1. Avaa Läsnäolot-sovelluksen yleisnäkymä tai kirjaukset. Käytä listanäkymää, jos se on saatavilla.

2. Rajaa työntekijä tai oma tiimi sekä tarkasteltava ajanjakso. Poista tarvittaessa My Attendances -suodatin.

3. Tarkista avoimet jaksot, poikkeuksellisen pitkät päivät ja puuttuvat taukoleimaukset.

4. Käytä Virheet tai Errors -suodatinta, jos se on saatavilla. Kaikki väärät ajat eivät kuitenkaan näy teknisinä virheinä.

Unohtunut ulosleimaus

1. Selvitä työntekijältä todellinen lopetusaika.

2. Avaa kyseinen läsnäolokirjaus.

3. Täydennä Check out -kenttään oikea päivämäärä ja kellonaika. Tarkista samalla Check in.

4. Tallenna ja tarkista jakson kesto sekä seuraavan päivän kirjaukset.

Puuttuva työjakso tai väärä kellonaika

Jos koko jakso puuttuu, luo Uusi tai New -toiminnolla kirjaus, valitse työntekijä ja syötä todellinen aloitus sekä lopetus. Jos vain kellonaika on väärä, korjaa olemassa oleva kirjaus. Varmista, ettei uusi jakso mene päällekkäin toisen kirjauksen kanssa. Yön yli jatkuvassa työssä lopetuspäivä on eri kuin aloituspäivä.

Jos ruokatauko jäi leimaamatta, yhden pitkän jakson tilalle tarvitaan sovitun käytännön mukaan kaksi todellista työjaksoa. Esimerkiksi 8.00–16.00 korjataan jaksoiksi 8.00–11.30 ja 12.00–16.00. Pelkkä päivän loppuajan lyhentäminen antaisi virheellisen kuvan työpäivän ajoista.

Poista kirjaus vain, jos se on aidosti ylimääräinen. Kirjaa korjauksen syy yrityksen sovittuun paikkaan, esimerkiksi korjauspyyntöön. Älä oleta, että jokaisesta kenttämuutoksesta jää työntekijän nähtävä perustelu.

Jakson raportointi

Rajaa raporttiin työntekijät ja päivämäärät. Ryhmittele työntekijän sekä päivän tai kuukauden mukaan ja valitse mittariksi tehdyt tunnit. Käytä raportoinnin kuvaajaa tai pivotia, jos se sisältyy asennukseen. Muussa tapauksessa käytä listaa ja vie tarvittavat tiedot vientitoiminnolla käyttöoikeuksiesi rajoissa. Tarkista virheet ennen vientiä.

Kuukaudenvaihteen yli jatkuva työjakso on tarkistettava erikseen: kirjauksen suodattaminen aloituspäivän mukaan ei välttämättä jaa tunteja kahdelle kuukaudelle palkanlaskennan tarvitsemalla tavalla.

4 Käyttöönotto ja versioiden huomiointi

Työntekijät ja normaali työaika

Luo työntekijät Työntekijät-sovelluksessa. Yhdistä omaa konetta käyttävän työntekijän tieto oikeaan Odoo-käyttäjään kentässä Liittyvä käyttäjä tai Related User. Kioskikäyttäjälle riittää työntekijätieto ja tunnistustavan määritys.

Määritä työntekijälle oikea työaikakalenteri eli Working Hours tai Working Schedule, esimerkiksi 37,5 tuntia viikossa. Tarkista päivät, kellonajat, osa-aikaisuus ja aikavyöhyke. Kentän sijainti työntekijäkortilla vaihtelee version ja asennettujen HR-moduulien mukaan. Jos Työtiedot- tai Payroll-välilehteä ei näy, pyydä pääkäyttäjää avaamaan työntekijän työaikakalenteri; pelkkää läsnäoloseurantaa varten ei tarvitse ottaa palkanlaskentaa käyttöön.

Kioskin valmistelu

Avaa Läsnäolot → Konfigurointi → Asetukset. Valitse kioskin tunnistustapa: manuaalinen valinta, viivakoodi tai RFID tai näiden yhdistelmä. Määritä tarvittaessa lukija tai kamera, työntekijöiden yksilölliset korttitunnisteet ja nimivalinnassa käytettävät PIN-koodit. Tallenna asetukset.

Avaa yhteisellä laitteella asetusten Attendance Kiosk Url -osoite tai käynnistä Kiosk Mode. Kioskiosoite toimii ilman henkilökohtaista Odoo-kirjautumista. Säilytä osoite vain sovitussa käytössä; tarvittaessa uusi se asetuksista ja päivitä laitteille. Testaa sisäänleimaus, tauko ja ulosleimaus yhdellä työntekijällä ennen käyttöönottoa.

Lisätunnit ja liukuma

Odoo 17:n Extra Hours -asetuksissa voidaan ottaa käyttöön lisätuntien laskenta ja toleranssit. Kalenteriin verrattu lisäaika ei sellaisenaan ratkaise, mikä on hyväksyttyä ylityötä tai palkkaan maksettavaa korvausta. Myös liukumasaldon käsittely ja poissaolojen vaikutus tulee varmistaa yrityksen toteutuksesta.

Odoo 19:ssä voi olla käytössä Automatic Check-Out eli automaattinen uloskirjaus työaikakalenterin ja toleranssin perusteella. Se ei todista todellista lopetusaikaa. Vastuuhenkilön tulee tarkistaa tällaiset kirjaukset. Älä oleta saman toiminnon löytyvän Odoo 17:n vakioasennuksesta.

Molemmissa versioissa perusleimaus ja kioski toimivat samalla periaatteella. Odoon yleisdokumentaatio kuvaa myös ominaisuuksia ja näkymiä, joita kaikki Community-asennukset eivät sisällä. Tämä ohje ei edellytä Gantt-näkymää, palkkamoduulia tai automaattista ylityöhyväksyntää.

Läsnäolojen syykoodi

Syy tallentuu läsnäolojakson Attendance Reason -kenttään. Samalle jaksolle voidaan liittää useita syitä: esimerkiksi sisäänleimauksen ja ulosleimauksen yhteydessä valitut syyt. Kenttä on yhteinen koko jaksolle, eikä kyse ole kahdesta erillisestä aloituksen ja lopetuksen syykentästä.

Syykoodi on luokittelu. Se ei muuta aloitus- tai lopetusaikaa, tee poissaolohakemusta, hyväksy ylityötä tai muuta ulkona vietettyä aikaa automaattisesti palkalliseksi. Esimerkiksi Asiakaskäynti-syyn valitseminen ulosleimatessa päättää läsnäolojakson tavalliseen tapaan. Työasioinnin käsittely työaikana on ratkaistava yrityksen toimintamallilla tai erillisellä toteutuksella.

Versiot ja käyttötavat

Odoo 19: syyn valinta on toteutettu oman käyttäjän yläpalkin leimaukseen sekä kioskin manuaaliseen työntekijävalintaan. Versiossa on myös oletussyy sisään- ja ulosleimaukselle.

Odoo 17: syyt voidaan määritellä ja niitä voidaan lisätä kirjauksille. Tarkastetussa yläpalkin toteutuksessa valintakenttä näkyy, mutta valittua syytä ei välitetä leimauksen tallennuskutsuun. Ennen työntekijöiden ohjeistamista toimittajan tulee varmistaa, onko tämä korjattu asennetussa versiossa. Kioskin manuaalivalinnan syy välitetään erillisellä toteutuksella.

Kortti- ja RFID-leimaukset: tarkastettu lisäosa laajentaa kioskin manuaalista valintaa. Se ei lisää samaa syykyselyä suoraan kortinlukupolkuun. Kun syy tarvitaan, käytä testattua manuaalivalintaa ja tarvittaessa PIN-koodia. Älä oleta syyn pakollisuusasetuksen kattavan kaikkia leimaustapoja.

 

1 Pääkäyttäjä määrittelee syyt

Avaa syyluettelo

1. Varmista, että OCA:n hr_attendance_reason on asennettu oikealle Odoo-versiolle.

2. Avaa Läsnäolot → Konfigurointi → Syyt eli Reasons. Valikko edellyttää Läsnäolot-sovelluksen hallintaoikeuksia.

3. Valitse Uusi ja täytä syyn tiedot. Tallenna.

Syyn tiedot

Reason eli syy: työntekijälle näkyvä selkeä nimi, esimerkiksi Myöhäinen saapuminen. Reason Code eli koodi: haluttaessa lyhyt yksilöllinen tunnus, esimerkiksi MYOH. Annetun koodin pitää olla yksilöllinen.

Action Type eli toiminnon tyyppi: valitse Sign in sisäänleimaukselle tai Sign out ulosleimaukselle. Tyhjä tyyppi tarkoittaa riippumatonta syytä, joka voidaan lisätä kirjaukselle käsin. Se ei tarkoita automaattisesti sitä, että syy näkyisi molemmissa leimausvalikoissa.

Show on attendance screen: valitse tämä, jos syy pitää näyttää työntekijän leimausvalinnassa. Määritä myös toiminnon tyyppi. Company: rajaa syy tarvittaessa yritykselle. Ilman yritystä syy voi olla yhteiskäyttöinen. Moniyritysympäristössä testaa näkyvyys kunkin yrityksen työntekijällä.

Luettelon vetokahvalla voit järjestää syitä. Sijoita yleisimmin käytettävät vaihtoehdot alkuun.

Esimerkki pienestä syyluettelosta

Syy	Koodi	Toiminto	Leimauksessa
Tavallinen aloitus	ALKU	Sign in	Kyllä
Myöhäinen saapuminen	MYOH	Sign in	Kyllä
Tavallinen lopetus	LOPPU	Sign out	Kyllä
Ruokatauko	RUOKA	Sign out	Kyllä
Aikainen lähtö	AIK	Sign out	Kyllä
Unohtuneen leimauksen korjaus	KORJ	Tyhjä	Ei

Esimerkit ovat ehdotus yrityksen luetteloksi. Luo vain syyt, joilla on selkeä käyttötarkoitus. Vältä tarpeettoman yksityiskohtaisia henkilökohtaisia syitä.

 

2 Asetukset ja työntekijän leimaukset

Ota valinta käyttöön

1. Avaa Läsnäolot → Konfigurointi → Asetukset ja valitse oikea yritys.

2. Ota käyttöön Show reasons on attendance screen eli syiden näyttäminen leimausruudulla.

3. Valitse Reason is required, jos työntekijän tulee valita syy jokaisessa tuetussa leimauksessa. Varmista, että sekä aloitukselle että lopetukselle on sopiva vaihtoehto.

4. Odoo 19:ssä voit valita Default value for sign-in ja Default value for sign-out. Oletuksen pitää olla oikean toiminnon näkyvä syy. Nämä oletusasetukset eivät sisälly tarkastettuun v17-versioon.

5. Tallenna. Päivitä työntekijän selain ja kioskisivu. Testaa molemmat leimaussuunnat.

Jos keräätte syitä vain poikkeamiin, vapaaehtoinen valinta voi riittää. Jos syy vaaditaan aina, luettelo tarvitsee myös tavallisen aloituksen ja lopetuksen. Oletusarvo nopeuttaa käyttöä, mutta työntekijän pitää vaihtaa se poikkeustilanteessa.

Työntekijä omalla koneella

1. Avaa yläpalkin punainen tai vihreä läsnäolopainike.

2. Valitse Reason-kentästä tilanteeseen sopiva syy tai tarkista ehdotettu oletus.

3. Paina Aloita tai Check in, kun aloitat työjakson. Paina Lopeta tai Check out, kun päätät sen.

4. Varmista tilan vaihtuminen. Jos Odoo pyytää syytä, tee valinta ja vahvista uudelleen.

V17-ympäristössä käytä tätä menettelyä vasta, kun syyn tallentuminen on varmistettu. Pelkkä valikon näkyminen tai onnistunut leimaus ei osoita, että syy tallentui. Ilman korjausta vastuuhenkilö voi lisätä syyn läsnäolokirjaukselle jälkikäteen.

Työntekijä kioskilla

1. Valitse Tunnista manuaalisesti tai Identify Manually ja oma nimesi.

2. Syötä PIN-koodisi, jos kioski pyytää sitä.

3. Valitse avautuvalla syyruudulla oikea syy. Ruudulla kerrotaan, oletko leimaamassa sisään vai ulos.

4. Paina Jatka tai Continue. Odota onnistumisvahvistusta ennen kuin poistut kioskilta.

Esimerkki: työntekijä aloittaa 8.00 tavallisella aloituksella, lähtee 11.30 ruokatauolle syyllä Ruokatauko, palaa 12.00 sisään ja lopettaa 16.00. Ruokatauko-syy jää aamupäivän jaksolle. Se ei luo erillistä ruokataukokirjausta tai määrää tauon palkallisuutta.