Vahvistetun myyntitilauksen muuttaminen

Vahvistettua myyntitilausta (Sales Order) voidaan muokata monilta osin ilman, että tilausta tarvitsee peruuttaa tai palauttaa tarjoustilaan.

Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun myyntitilauksesta on jo syntynyt toimitustilaus. Jos myyntitilaus peruutetaan, myös siihen liittyvät keskeneräiset varastosiirrot peruuntuvat. Uudelleen vahvistaminen luo uudet toimitustilaukset.

Perusperiaate: Vahvistetun myyntitilauksen muokkaaminen ja toimitustilauksen päivittäminen ovat kaksi eri asiaa. Vaikka kenttää voi muuttaa myyntitilauksella, muutos ei välttämättä siirry jo syntyneelle toimitustilaukselle.

1. Mitä tietoja voi muuttaa?

Seuraava taulukko kuvaa Odoo v19 CE:n tavanomaista toimintaa. Kenttien muokattavuuteen vaikuttavat käyttäjän oikeudet, tilauksen tila, laskutus- ja toimitustilanne sekä asennetut lisämoduulit.

Tärkeimmät erot liittyvät tilausriveihin, määriin ja toimitusosoitteisiin.

2. Tilausrivien muuttaminen

Tilausrivien muutokset ovat mahdollisia, mutta niiden vaikutus varastoon riippuu toimituksen vaiheesta.

Odoo 19 sallii vahvistetun tilauksen rivien muokkaamista, kun tilausta ei ole lukittu. Jo toimitetut ja laskutetut määrät rajoittavat muutoksia.

Esimerkki A: Asiakas kasvattaa tilausmäärää

Alkuperäinen tilaus:

• Tuote A: 10 kpl
• Toimitustilaus: 10 kpl, ei vielä toimitettu

Asiakas haluaa 15 kpl.

Toimi näin:

1. Avaa vahvistettu myyntitilaus.
2. Muuta tilausmääräksi 15 kpl.
3. Tallenna.
4. Avaa Toimitukset-painikkeesta toimitustilaus.
5. Tarkista, että toimitustarve on yhteensä 15 kpl ja varaukset ovat oikein.

Tilausta ei tarvitse peruuttaa. Odoo voi päivittää olemassa olevaa varastosiirtoa tai muodostaa lisätarpeen toimituksen tilanteesta riippuen.

Esimerkki B: Asiakas vähentää tilausmäärää

Alkuperäinen tilaus on 10 kpl. Asiakas haluaa vain 6 kpl.

Muuta tilausmääräksi 6 kpl ja tarkista toimitustilaus.

Jos keräily on jo tehty, varastossa voidaan joutua vapauttamaan varauksia tai palauttamaan keräiltyjä tuotteita oikeaan varastopaikkaan.

Jos tuotteita on jo toimitettu esimerkiksi 8 kpl, tilausmäärän pienentäminen 6 kappaleeseen ei ole tavallinen avoimen toimitustarpeen muutos. Tilanne pitää käsitellä toimituksen ja mahdollisen palautuksen kautta.

Esimerkki C: Asiakas haluaa uuden tuotteen

Alkuperäinen tilaus sisältää tuotteen A. Asiakas haluaa lisäksi tuotteen B.

1. Avaa vahvistettu myyntitilaus.
2. Lisää uusi tuoterivi.
3. Tallenna.
4. Tarkista toimitustilaukset.

Odoo voi lisätä uuden toimitustarpeen olemassa olevaan toimitukseen tai muodostaa uuden toimituksen. Tämä riippuu esimerkiksi varastosta, toimitusreitistä ja aiempien siirtojen tilasta.

Erityisesti MTO- ja valmistusreittejä käyttävissä tuotteissa on tarkistettava myös hankinta- ja valmistustilaukset, sillä tilausrivin muuttaminen voi vaikuttaa niiden tarpeisiin.

3. Toimitusosoitteen muuttaminen

Toimitusosoitteen muuttamisessa on oltava erityisen tarkkana.

Myyntitilauksella oleva toimitusosoite ja toimitustilauksella oleva kohdeosoite ovat eri tietoja.

Jos toimitustilaus on jo syntynyt, myyntitilauksen toimitusosoitteen muuttaminen ei yleensä muuta olemassa olevan toimitustilauksen osoitetta.

Suositeltu toimintatapa:

1. Muuta myyntitilauksen toimitusosoite, jos kenttä on muokattavissa.
2. Avaa toimitustilaus.
3. Tarkista toimituksen kohdeosoite.
4. Muuta tarvittaessa myös toimitustilauksen osoite ennen toimituksen vahvistamista.

Huomaa, että varastosiirron kohdesijainti ja toimitusasiakkaan osoite eivät ole sama kenttä. Pelkkä osoitetiedon muutos ei välttämättä muuta logistista reititystä.

4. Laskutukseen liittyvät muutokset

Myyntitilauksen laskutukseen liittyviä tietoja voidaan muuttaa ennen laskutusta.

Jos lasku on jo muodostettu, myyntitilauksen muutos ei automaattisesti päivitä laskua. Vahvistettu kirjanpidollinen lasku korjataan tarvittaessa hyvityslaskulla ja uudella laskulla.

5. Mitä ei kannata muuttaa suoraan?

Seuraavia muutoksia ei yleensä kannata tehdä suoraan vahvistetulle tilaukselle ilman vaikutusten selvittämistä:

• Tuotteen vaihtaminen toiseksi olemassa olevalla tilausrivillä, josta on jo syntynyt varastosiirto.
• Asiakkaan vaihtaminen, jos toimituksia tai laskuja on jo syntynyt.
• Varaston tai toimitusreitin vaihtaminen, jos hankinnat, valmistustilaukset tai varastosiirrot ovat jo käynnissä.
• Toimitettujen määrien muuttaminen suoraan myyntitilauksella.
• Jo laskutettujen rivien hintojen muuttaminen jälkikäteen.

Tuotteen vaihtamisessa turvallisempi menettely on yleensä käsitellä vanhan tuotteen avoin toimitustarve erikseen ja lisätä uusi tuoterivi.

6. Entä jos vahvistettu myyntitilaus on lukittu?

Odoossa on asetus Lock Confirmed Sales, joka estää vahvistettujen tilausten muokkaamista.

Tarkista:

Myynti → Asetukset → Tarjoukset ja tilaukset → Lock Confirmed Sales

Jos lukitus on käytössä, tilauksella voidaan käyttää Unlock-toimintoa, jos käyttäjän oikeudet sen sallivat.

Lukituksen avaaminen ei ole sama asia kuin tilauksen peruuttaminen tai palauttaminen tarjoukseksi. Myyntitilaus pysyy vahvistettuna ja siihen liittyvät toimitustilaukset säilyvät.